事務局長
目的
文書と承認を、キャンパスをまたいで期限どおりに流す。
モジュール
- EDM
- Apus Office
- その日の収受文書を登録し、分類して回答期限とともに担当部署へ回す。
- 別キャンパスからの申請に決裁伺いを起こす。資料を添付し、職位に応じた承認ルートを選ぶ。
- 案件がどの段階にあり誰が持っているかを見る。部署ごとに電話で聞いて回る必要はない。
- 承認済みの文書に電子署名して発信し、保存期間に従って案件記録へ収める。
- 終業前に期限が近い案件を確認し、遅れる前に一声かけておく。
教育
学費の期日内納入98.4%
社内承認1.4日−60%
統合キャンパス数12
実導入に基づくイメージ数値です。
課題
キャンパスごとに、別々のシステムになっている。
課題成果
財務・人事の分断
キャンパスが多く、レポートや人事を統合しづらい。
1プラットフォーム
複数キャンパスを統合
手作業の業務・文書
承認、文書、記録がデジタル化されていない。
紙業務の削減
自動化限られた複数キャンパスのコラボレーション
共有のワークスペースや電子オフィスがない。
キャンパス間の円滑なコラボレーション
共有電子オフィス成果は方向性を示すものです。改善の幅は企業ごとの業務プロセス、データ品質、導入範囲によって異なります。
業種のバリューチェーン
募集の季節から、期末の報告まで。
入学から運営まで
各段階にモジュールが控えるので、どの段階も別のキャンパスからファイルが上がってくるのを待つ必要がありません。
エージェントはこの流れの外側に付け足されたものではありません。各工程には、その工程のモジュールの上に立ち、呼び出した人の権限で動くエージェントがいます。だから工程と工程をコネクタでつなぐ場所がありません。
オペレーションの一日
本部事務の一日。各キャンパスが同じ仕組みを使うようになってから。
いちばん遠いキャンパスから上がってきた決裁伺いが、同じ午前のうちに文書、人事、財務を通って経営層まで届きます。誰もファイルを送り直しません。
人事部長
目的
全キャンパスの人事、勤怠、研修を一つの記録に載せる。
モジュール
- HRM
- HRM →人員異動を開く。当期の着任、キャンパス間の異動、契約終了。
- あるキャンパスの勤怠を締める。システムが授業予定、休暇、承認済みの当番と突き合わせる。
- キャンパス別に給与を走らせ、ずれのある件を確認してから財務へ渡す。
- 社内研修の計画を開く。申込、出欠、修了証はそのまま個人の記録に入る。
- キャンパス別・教科別の人員構成を見て、来年度の体制案を準備する。
財務部長
目的
複数キャンパスの数字を、表計算をつなぎ合わせずに連結する。
モジュール
- 財務
- BI
- 財務 →承認待ちの支出申請を開き、キャンパス別・予算科目別に絞り込む。
- 申請を一件承認する。その科目の消化済み予算と残額が同時に表示される。
- 給与から届いた人件費を計上済みの数字と突き合わせ、差異を処理する。
- 複数法人の連結レポートを走らせる。各キャンパスからファイルが届くのを待たない。
- キャンパス別の運営コストを比べるダッシュボードを開き、定例会議へ持っていく。
学校経営層
目的
定例会議の前に、法人全体を一つの画面で見る。
モジュール
- BI
- Apus Office
- 複数キャンパスのダッシュボードを開く。人員、運営コスト、進行中の事業の進捗。
- 計画からずれているキャンパスを掘る。科目と担当者まで行き着く。
- 進行中の投資案件を開く。進捗、消化した予算、残っている節目。
- レポートからそのまま指示を出し、共有ワークスペースで追いかける。
- キャンパスを回っている最中でも、最後の署名待ちの案件を携帯から承認する。
上の手順は、ここに挙げたモジュール上の標準的な流れです。御法人の法人構成、承認の段階、キャンパス別の権限設計は調査フェーズで確定します。
9ヶ月
投資回収期間（Edufit）
実際の成果
全社的なデジタル変革により、業務が自動化され、生産性が高まり、投資回収も早まりました。
Edufit · 教育・職員3,000名以上
複数キャンパスの教育グループ全体で、財務・人事・社内業務を統合しました。
詳しい事例を読む 導入企業
導入の進め方
決まった道筋で進めます。終わりの見えないプロジェクトにはしません。
- 01
調査と範囲の確定
現行業務、利用中のシステム、データの所有者、有効化するモジュールを整理します。
- 02
標準化と設定
標準業務プロセスを合意し、それに沿ってシステムを設定し、役割と権限を確定します。
- 03
データ移行と並行稼働
テンプレートでマスタと期首残高を取り込み、並行稼働して突合し、差異を解消します。
- 04
本稼働と拡張
伴走チームとともに実運用を開始し、チェックリストで検収したうえで、後の段階でモジュールを追加します。
境界の明確な範囲から始めるほうが、一度にすべてを立ち上げるより常に速く安全です。拡張は、すでに実運用に乗ったデータの上で行われます。
現段階では次のようなご要望には向きません
- 記録の正本となっている専門システムをただちに置き換えること
- 実運用の前に標準プロセスを外れた深いカスタマイズを行うこと
- 重要な統制ポイントで人の判断を自動化に置き換えること
- 元データを整えないまま複数年の履歴を移行すること
さらに詳しく
よくある質問
経営層が最初に聞くこと。
複数キャンパスの財務を連結できますか？+
はい。ひとつのデータ基盤で、複数法人・キャンパスの連結レポートを自動作成します。
社内業務や文書をデジタル化できますか？+
はい。EDM と電子オフィスが承認・文書・記録をデジタル化し、電子署名にも対応します。
人事や給与を管理できますか？+
はい。HRM がキャンパス横断で記録、勤怠、給与、研修を管理します。
教育分野の導入事例はありますか？+
Edufit（職員3,000名以上）が、この業種の注目のお客様です。
導入期間はどのくらいで、費用は何で構成されますか？+
期間はモジュール数・法人数・業務プロセスの複雑さによって変わります。業種テンプレートの Essentials は 90〜120 日での本稼働をお約束します。費用は最初にすべてお伝えする三つで構成されます：導入（一時費用）、容量に基づく利用（継続費用、ユーザー数とは無関係）、データ移行（別途請求）。
Excel や既存システムにあるデータはどうなりますか？+
Apus はマスタ・期首在庫・期首債権の標準インポートテンプレートをご提供し、お客様側で取り込んでいただく分はパッケージに含まれます。項目マッピング・クレンジング・投入を Apus が代行する場合や、複数年の履歴を移行する場合は、別途請求のデータ移行費用となります。