文書・庶務
目的
文書が正しい相手へ期限どおりに届き、何年たっても引き出せる。
モジュール
- 文書・決裁
- 文書保存
- その日の収受文書を登録し、分類して処理期限とともに担当課へ回す。
- 上司の判断を要する案件に決裁伺いを起こし、職位に沿った署名ルートを選ぶ。
- 案件がどの段階にあり誰が持っているかを見る。課ごとに電話で聞いて回らない。
- 電子署名のあと文書交換の経路で発送し、送受信の記録を残す。
- 処理の終わった案件を、決められた保存期間と閲覧権限とともに案件記録へ収める。
官公庁・公共機関
正となる記録業務システム
範囲内部運営
構築庁内インフラ
範囲と連携点は組織ごとに確定します。
システム境界
業務システムは住民に向き、Apus は内部の組織を動かす。
Apus のために行政ポータルや業務システムを置き換えることはありません。データの範囲、書き込み権限、連携点は接続前に確定します。
1
業務システムが引き続き担う
- 行政ポータルと総合窓口の案件
- 府省庁の基準データベース
- 法定報告と統計
- 文書交換の基盤と電子証明書
- 分野固有の審査・処理
2
統制された連携境界
- 共通コードとその保有元
- 文書交換標準による接続
- 送受信ログと受領確認
- 報告前の数値突合
- データ区分と保存期間
3
Apus は組織内部の運営を担う
- 収受・発送文書、決裁、公印、文書保存
- 予算編成、執行と調達
- 公有資産：棚卸、移管、保全
- 人事、勤怠、幹部の日程
- 権限、承認、操作履歴
Apus は行政ポータル、府省庁の基準データベース、法定報告システムを置き換えません。
現場の実態
外側は電子化された。内側はまだ紙で回っている。
01
文書と決裁が紙で回る
案件が複数の課を回り、いまどこにあり誰を待っているのか分かりません。
統制とデータ
収受・発送、決裁伺い、公印押印を期限と責任者のある一本の流れに載せます。
02
予算・調達・資産が別々
予算はこちら、調達はあちら、資産は年度末の棚卸でようやく合います。
統制とデータ
予算 — 支出負担行為 — 調達 — 生じた資産を一本の数値でつなぎます。
03
保存文書が探せない
資料が課別・年度別に散らばり、探せるかどうかが担当者の記憶に依存します。
統制とデータ
案件単位で保存し、保存期間と閲覧権限をはっきりさせます。
オペレーションの一日
内側の機構の一日。業務システムはこれまでどおり動いている。
住民の申請は行政サービスのポータルと業務システムに残ります。下の四人が受け持つのは残りの部分、つまり組織自身の文書、予算、資産、人です。
庁内会計
目的
予算、調達、資産を同じ一本のデータの線に載せる。
モジュール
- 予算編成
- 調達
- 科目別に年度予算を開く。支出負担行為を済ませた分と、残っている分。
- 各課からの購入依頼を受け、予算残を確認してから決裁に回す。
- 締結済みの契約と履行状況を追う。公告と落札者の決定は国の調達システムで行う。
- 検収後に生まれた資産を登録し、そのまま庁の資産台帳へつなぐ。
- システムにすでにある証憑で決算の数字を用意する。ファイルから集め直さない。
人事担当
目的
職員記録、勤怠、幹部日程を一か所に置く。
モジュール
- 人事
- 幹部日程
- 職員記録を開く。職歴、級、学歴、資格。
- 異動と任用の決定を登録し、原本とともに記録を更新する。
- 当月の勤怠を締め、承認済みの休暇と出張と突き合わせる。
- 幹部の業務日程を組み、関係する課へ通知を出す。
- 報告が必要なときは、課別・所属機関別に人員構成をまとめる。
機関の長
目的
どこにいても決裁でき、どこで止まっているかも見える。
モジュール
- Apus Office
- 内部レポート
- 判断待ちの案件一覧を開き、添付資料もそのまま見る。
- 条件のそろった案件に電子署名する。出張中でも署名できる。
- 課別に期限超過の案件を見て、こじれる前に一声かける。
- 内部レポートを開く。庁の予算執行、調達、資産の状況。
- 案件からそのまま担当課へ指示を出し、完了まで追いかける。
上の手順はすべて庁内の運営に収まります。Apus は行政サービスのポータル、総合窓口システム、各府省の基幹データベース、法定報告システムを置き換えません。
庁内への導入
データと責任が通る道を明確にする。
- 01
正となる記録システムを特定
業務システム、行政ポータル、共通データと責任者を地図にします。
- 02
内部事務から始める
文書、決裁、保存が先。住民向けの審査業務には触れません。
- 03
権限と記録を設定
職位別の役割、決裁段階、処理期限、操作の証跡を確定します。
- 04
試行してから広げる
一つの課または出先機関で運用し、証跡を得てから展開します。
構築モデルとデータの所在は、現行規定と組織のデータ区分に照らして判断します。
適合する範囲
部署が多く、決裁段階が多い組織に向きます。
出先機関を持つ行政機関
本庁と出先機関の間で文書、決裁、報告のやり方をそろえます。
公共サービス機関
学校、研究所、センター — 財務・人事・資産・文書を一つの基盤で。
公費で動く事業実施主体
予算、調達、契約、事業で生じた資産を追跡します。
稼働前の統制
導入は三つの問いから始まります。
01
このデータはどのシステムのものか。
接続前に、正となる出所、書き込み権限、責任者を確認します。
02
データはどこに、どれだけ保存するか。
区分、保存場所、保存期間、廃棄方法を確定します。
03
監査のとき証跡はどこにあるか。
承認、変更、閲覧、持ち出しの履歴を設計段階で組み込みます。
ソフトウェアは規程の実行を助けます。組織の責任を肩代わりはしません。
よくある質問
資料を検討する際に届く質問。
Apus は行政ポータルや総合窓口を置き換えますか。
いいえ。ポータルと業務システムが住民・事業者の案件について正となる記録システムのままです。Apus は組織内部の運営に集中します。
庁内のインフラで運用できますか。
できます。SaaS のほかに庁内構築とソースコード引き渡しの形があります。最終的な選択は適用される規定、データ区分、運用体制によります。
電子署名や文書交換はどうなりますか。
決裁の流れは電子署名と現行の文書交換標準に対応する設計です。適用する標準、証明書事業者、交換範囲は導入ごとに定めます。
法令に沿った調達に対応しますか。
Apus は依頼、予算、支出負担行為、契約、履行を追跡します。公告と落札者の選定は国の調達システムで行います。
どのように始めますか。
通常は実績資料と範囲確認の打合せから始め、その後一つの課または出先機関で試行します。