文書があちこちに散在し、バージョンやアクセスの管理が難しく、手作業の承認フローは遅々として進みません——時間を浪費し、コンプライアンスリスクを招きます。
文書はそれを生んだ帳票と同じ場所に置かれます。修正のたびにバージョンが増え、署名のたびに記録が残ります。承認すべき人にはスマートフォンへ即座に届き、権限のない人にはその文書の存在すら見えません。
各機能が、運用上の制約を解消します。
瞬時に見つける
実現方法： 体系化されたリポジトリと、内容に基づく高速検索。
適切な人に適切な権限
実現方法： 役割・部門・機密レベルごとの権限。
バージョンの取り違えなし
実現方法： 履歴、比較、簡単な復元。
速く追跡可能な承認
実現方法： 多段階の電子承認と完全な監査証跡。
紙のデジタル化
実現方法： OCR認識と自動インデックス化。
標準準拠の電子署名
実現方法： 認証局と連携。法的効力は各国の法令に従います。
保管と分類
文書の集中保管
実現方法： フォルダ構成、タグ付け、業務レコードへの紐づけを行います。
版管理とチェックアウト
実現方法： 改訂履歴、版の比較、レビュー中のロックに対応します。
役割ベースの権限
実現方法： 閲覧・編集・承認を、個人ごとではなく役割で割り当てます。
処理フロー
回付と承認
実現方法： 多段階の承認、不在時の代理、各ステップの期限を管理します。
電子署名と証明書
実現方法： フローの中で署名し、署名済み文書に法的証跡を残します。
収受文書と発送文書
実現方法： 収受・要約・回付し、結果が出るまで追跡します。
検索と長期保存
全文検索とOCR
実現方法： ファイル名だけでなく、スキャン内容の中まで検索します。
保存年限ポリシー
実現方法： 記録種別ごとの保存年限と、廃棄・移管期日の通知。
アクセス履歴
実現方法： 誰がどの文書をいつ開き、ダウンロードし、印刷したかを残します。
3ステップで稼働。
評価と設定
Apusが業務プロセスを精査し、御社の運用に合わせてモジュールを設定します。
移行と連携
既存システムからデータを移行し、単一のデータ基盤上で他モジュールと連携します。
研修と本番稼働
チームを研修し、本番稼働後はお選びいただいた SLA ティアに応じてサポートいたします。
作成とデジタル化から保管と検索まで。
- 文書種別と機密区分
- 承認ルート・押印者
- 保存年限
システムを通った文書には、誰が閲覧・修正・押印し、いつだったかが残ります。決裁が正しい権限で行われた証明のために、誰かのメールボックスを探る必要はありません。
膨大な文書の中から該当する条項を、出典付きでAIが探し出します。
キーワードだけでなく意味に基づくスマート検索。
長文書から要点を要約・抽出。
自社リポジトリの内容から質問に答えるAIアシスタント。
エージェントがいなくても仕事は消えません。人に回るだけです。
誰かが思い出し、向き合う時間を取れたときにしか動き出しません。
動かすのは業務上の出来事であって、誰かの記憶ではありません。
文書がシステムに登録されたとき
いまの状況を知るには、確認を頼み、レポートを出してもらう必要があります。
ふだんの言葉で尋ねれば、すでにある数字から答えが返ります。
「この文書は誰に決裁を回しますか」
いちばん力のある担当者が、先週と同じ突合に一日を使っています。
繰り返しの部分はお預けになった権限の中で進み、判断はお手元に残ります。
ご確認待ち
このモジュールのエージェント
上のデータ層の上に立ち、呼び出した人の権限の中で動きます。
データは他モジュールへ直接流れ、再入力は不要です。
すべての取引は単一のデータ基盤上で連携モジュールへ直接流れます——再入力もサイロもありません。
よくあるご質問。
役割別の権限はありますか？+
はい。文書ごとに役割・部門・機密レベルで権限を設定します。
バージョンや承認フローを管理できますか？+
保存するたびに、比較も復元もできるバージョンが一つ増えます。電子承認は多段階で流れ、誰がいつ承認したかの証跡が残ります。
OCRや電子署名に対応していますか？+
OCRがスキャンを読み取ってインデックス化するため、中身の文言から検索できます。電子署名は認証局と連携し、法的効力は各国の法令に従います。
EDMは業務と連携しますか？+
文書はそれを生んだ帳票とプロセスに直接ぶら下がります——契約を開けば受注が、受注を開けば契約が見えます。