実際の人事情報の上で動きます
決裁ルートは人事モジュールの組織図をたどります。手作業で保つ宛先一覧ではありません。担当が部署を移ればルートも移るので、手順を一つずつ直す必要がありません。
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APUS OFFICE · デジタル行政
文書と決裁と印章を、仕事が起きているその場所に。
デジタル行政は Apus Office の三つめのグループで、一般的なオフィス製品群には無い部分です。収受・発送文書、決裁ルート、印章の管理、文書保存が、Apus Platform の他の部分と同じ人事情報、同じ組織図、同じ権限の上で動きます。
対象: 総務責任者 · 文書担当 · 人事総務 · 法務 · 経営層
違いがある場所
文書とチャットはどのオフィス製品にもあります。この部分はありません。
文書作成、表計算、チャット、会議は前提条件で、たいていの道具立てができます。組織が実際に詰まるのは一段下です。収受した文書には文書番号と処理期限と名前のある担当が要り、決裁は正しい順序を通らねばならず、印章は誰がいつ持ち出しどの部数に押したかを残さねばなりません。一般的なオフィス製品が空けている層がそこであり、このグループが存在する理由です。
記録は仕事より長く残ります
誰が起案し、誰がいつどの版で承認したかが文書と同じ場所に残ります。二年後に問われても、証跡を作り直すのではなくすでに手元にあります。
別のポータルではありません
社員がもう一つのアドレスとパスワードを覚える必要はありません。決裁は一日中開いているチャットとタスクとドライブの隣にあります。
文書一件の一生
文書が届いた瞬間から、書庫の正しい場所に収まるまで。
- 01
収受と登録
収受文書に文書番号、件名、処理期限、文書種別を付けます。スキャンは記録と一緒に動き、一人の受信箱に留まりません。
- 02
配付と処理
担当部署または担当者へ期限とリマインドを付けて回します。文書をめぐるやり取りもその記録の上で行われ、別のチャットに散りません。
- 03
決裁と押印
権限に応じた多段階の決裁ルート、認証局を通じた電子署名、そして印章の使用を台帳に記録します。
- 04
施行と保存
発送文書に番号を付け、宛先へ送り、その文書種別の保存年限に従って書庫へ編てつします。
文書番号の体系、保存年限、決裁段階は各組織の規程に合わせて設定し、導入の中で確定します。ソフトウェアは規程の運用を助けるもので、規程を置き換えるものではありません。
このグループの中身
八つの道具、一つの業務空間。
文書と決裁
- 収受・発送文書文書番号、件名、処理期限、担当、状態が付いた文書台帳です。番号でも部署でも本文でも探せます。
- 決裁ルート組織図に沿った多段階決裁、認証局による電子署名、代決と専決のいずれも記録を残します。
- 印章と文書保存印章使用の台帳と、文書種別ごとの保存年限に従って原本を守る書庫です。
様式と社内サービス
- 電子様式休暇、仮払い、購買依頼を自組織の様式で起票し、印刷して手書きで署名する代わりに既存の決裁ルートへそのまま入ります。
- 社内サービス車両、会議室、食事を一か所で申請し、上限と承認者を置き、費用は使った部署へ付きます。
社内コミュニケーションと知識
- 社内コミュニケーション必要な部署または全社へお知らせを出し、既読確認まで取れます。チャットグループでは得られない部分です。どの部署にも属さないやり取りのための社内スペース（社内ネットワーク）も併せて提供します。
- 社内Wiki規程、手順、手引きを新しく入った人が実際に見る場所に置き、関係する様式や決裁ルートから直接たどれるようにします。
- 役員日程経営層の週間予定を、閲覧を許された範囲にだけ公開します。
よくある質問
デジタル行政グループの境界。
Google Workspace や Lark と何が違いますか？
Apus Office の最初の二つのグループはおおむね同等です。文書、チャット、会議、カレンダーがそうです。違いはこのグループにあります。処理期限の付いた番号台帳、組織図に沿う決裁ルート、印章の管理、法定年限の保存です。国際的なオフィス製品が外している部分であり、ここでの行政の回り方に結び付いているからです。
国内の認証局で署名できますか？
できます。決裁ルートは国内の認証事業者と接続します。具体的な一覧は連携ページにあります。範囲と設定はソリューション設計時に確定します。
これは文書管理（EDM）ですか？
別のものであり、一緒に働きます。このグループは文書の行政的な一生を担います。登録し、配付し、決裁し、施行することです。EDMモジュールは企業の文書保管を担います。版、分類、そしてその文書を生んだ業務伝票との結び付きです。
ここの仕事がプロジェクトになりますか？
なります。それがPM/PPMとの境界です。行政の仕事はここに残り、日程と資源と原価が必要になった時点で、入力し直すことなくPM/PPMのプロジェクトタスクへ引き上げられます。
このグループだけ購入できますか？
Apus Platform ではできません。Apus Office はすべてのエディションに含まれるため、追加で買うものはありません。中小企業向けに単体で販売するエディションは Apus Suite にあります。