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BILDUNG

Betriebsverwaltung für die Bildung.

Vereinen Sie Finanzen, HR, Prozesse und interne Dokumente für Organisationen mit mehreren Standorten.

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Finanzen & HR vereinen Prozesse digitalisieren Standortübergreifende Zusammenarbeit
Entwickelt für: Leitung · Finanzen · HR

Modulumfang, Bereitstellungsmodell und die Verantwortlichkeiten beider Seiten werden je Unternehmen in der Erhebungsphase festgelegt.

BILDUNG
Fristgerechter Gebühreneinzug98,4% 
Interne Freigaben1,4 Tage−60%
Konsolidierte Standorte12 

Illustrative Werte aus realen Einführungen.

PAIN POINTS

Jeder Standort betreibt sein eigenes System.

PAIN POINTSERGEBNISSE

Isolierte Finanzen & HR

Viele Standorte, Reporting und HR schwer zu konsolidieren.

1 Plattform
Standorte vereinen

Manuelle Prozesse & Dokumente

Freigaben, Dokumente und Aufzeichnungen nicht digitalisiert.

Weniger Papierkram
Automatisierung

Eingeschränkte standortübergreifende Zusammenarbeit

Kein gemeinsamer Arbeitsbereich & E-Office.

Nahtlose Zusammenarbeit aller Standorte
Gemeinsames E-Office

Die Ergebnisse sind richtungsweisend; wie groß die Verbesserung ausfällt, hängt von Prozessen, Datenqualität und Einführungsumfang des jeweiligen Unternehmens ab.

BRANCHEN-WERTSCHÖPFUNGSKETTE

Von der Aufnahmesaison bis zum Bericht am Semesterende.

Enroll-to-Operate
1Anmeldung
ABGEDECKT DURCH
MarketingCRM
AGENT IM DIENSTAmi Sales
2Betrieb
ABGEDECKT DURCH
FinanzenHRM
EIGENS FÜR DIESE BRANCHEAmi Tuition
3Lehre
ABGEDECKT DURCH
ProjekteEDM
AGENT IM DIENSTAmi Project
4Zusammenarbeit
ABGEDECKT DURCH
E-Office
AGENT IM DIENSTAmi Correspondence
5Reporting
ABGEDECKT DURCH
BI
AGENT IM DIENSTAmi Analytics

Hinter jeder Stufe steht ein Modul, deshalb wartet keine Stufe darauf, dass ein anderer Standort erst seine Datei schickt.

Die Agenten hängen nicht neben dieser Kette: Jede Stufe hat einen auf ihrem eigenen Modul, ausgeführt in den Rechten des Aufrufers — zwischen zwei Stufen steht damit kein Konnektor.

Alle Agenten ansehen
PASSENDE MODULE

Ein Schulverbund startet meist mit diesen Modulen.

Finanzen & Buchhaltung

Hauptbuch, Debitoren/Kreditoren, Budgetierung, konsolidiertes Reporting.

Personal – HRM

Personal, Lohn & Zeiterfassung, Recruiting.

Dokumentenmanagement – EDM

Ablage, Berechtigungen, Freigabeprozesse, E-Signatur.

Zusammenarbeit & E-Office

Drive, Chat, Meeting, Task, Dokumentein-/-ausgang.

Projekte & Portfolio – PM/PPM

Pläne, Ressourcen, Programmbudgets.

BI & Analysen

Betriebs-Dashboards, standortübergreifende KPIs.

Marketing & Anmeldung

Anmeldekampagnen, Werbekanäle, Interessentenakten im CRM.

EIN TAG IM BETRIEB

Ein Tag in der Verwaltung, wenn alle Standorte ein System teilen.

Ein Antrag vom entferntesten Standort läuft am selben Vormittag durch Sekretariat, Personal, Finanzen und Schulleitung — niemand muss eine Datei erneut schicken.

Leitung Verwaltung

Ziel

Dokumente und Freigaben laufen zwischen den Standorten termingerecht.

Module
  • EDM
  • Apus Office
  1. Öffnen Sie den Posteingang des Tages, klassifizieren Sie jedes Schriftstück und leiten Sie es mit Frist an die zuständige Abteilung.
  2. Legen Sie eine Vorlage für den Antrag eines anderen Standorts an: Unterlagen anhängen, Freigabeweg nach Ebene wählen.
  3. Sehen Sie, in welchem Schritt ein Vorgang liegt und wer ihn hält — statt jede Abteilung anzurufen.
  4. Schicken Sie das freigegebene Dokument in die E-Signatur, veröffentlichen Sie es und legen Sie es mit seiner Aufbewahrungsfrist ab.
  5. Lesen Sie zum Tagesende die Vorgänge kurz vor Fristablauf und erinnern Sie, bevor sie reißt.

Personalleitung

Ziel

Personal, Zeiterfassung und Weiterbildung aller Standorte auf einer Akte.

Module
  • HRM
  1. Öffnen Sie HRM → Personalbewegungen: Eintritte, Wechsel zwischen Standorten und Vertragsenden der Periode.
  2. Schließen Sie die Zeiterfassung eines Standorts ab: Das System prüft sie gegen Stundenpläne, genehmigten Urlaub und Dienstpläne.
  3. Rechnen Sie den Lohn je Standort und prüfen Sie die Abweichungen, bevor er an die Finanzen geht.
  4. Öffnen Sie den internen Weiterbildungsplan: Anmeldung, Teilnahme und Nachweise in der Akte jeder Person.
  5. Lesen Sie die Personalstruktur je Standort und Fachbereich, um das nächste Schuljahr vorzubereiten.

Leitung Finanzen

Ziel

Mehrere Standorte konsolidieren, ohne Tabellen zusammenzukleben.

Module
  • Finanzen
  • BI
  1. Öffnen Sie Finanzen → Ausgabenanträge zur Freigabe, gefiltert nach Standort und Budgetposition.
  2. Geben Sie einen Antrag frei: Das System zeigt den bereits gebundenen Teil der Position und den Rest.
  3. Gleichen Sie die eben aus der Lohnabrechnung gekommenen Personalkosten mit dem Gebuchten ab und klären Sie die Differenz.
  4. Fahren Sie den konsolidierten Bericht über alle Gesellschaften — ohne Dateien von jedem Standort einzusammeln.
  5. Öffnen Sie das Dashboard mit dem Betriebskostenvergleich zwischen den Standorten, fertig für die Leitungssitzung.

Schulleitung

Ziel

Vor der Leitungssitzung den ganzen Verbund auf einem Bildschirm sehen.

Module
  • BI
  • Apus Office
  1. Öffnen Sie das standortübergreifende Dashboard: Personal, Betriebskosten und laufende Programme.
  2. Steigen Sie in einen Standort außerhalb des Plans ein → bis zur Budgetposition und zur verantwortlichen Person.
  3. Öffnen Sie ein laufendes Investitionsprogramm: Fortschritt, verbrauchtes Budget und verbleibende Meilensteine.
  4. Vergeben Sie Aufgaben direkt aus dem Bericht und verfolgen Sie sie im gemeinsamen Arbeitsbereich.
  5. Geben Sie die Vorgänge frei, die auf die letzte Unterschrift warten — vom Telefon aus, wenn Sie an einem Standort unterwegs sind.

Die Schritte beschreiben den Standardablauf auf genau den Modulen oben. Gesellschaftsstruktur, Freigabeebenen und Berechtigungen je Standort werden für Ihre Organisation in der Erhebungsphase festgelegt.

DAS ÜBERNEHMEN DIE AGENTEN

Abgleichen, Fristen nachfassen, zusammenfassen, verdichten — der wiederkehrende Teil des Tages oben.

DAS ENTSCHEIDEN MENSCHEN

Ausgaben freigeben, sich auf einen Plan festlegen, unterschreiben — was Abwägung braucht, bleibt beim Menschen.

9 Monate
Amortisationszeit (Edufit)
ECHTE ERGEBNISSE

Durchgängige digitale Transformation: Prozessautomatisierung, höhere Produktivität und schnellere Amortisation.

Edufit
Edufit · Bildung · 3.000+ Mitarbeitende
Finanzen, HR und interne Prozesse über eine Bildungsgruppe mit mehreren Standorten hinweg vereint.
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SO LÄUFT DIE EINFÜHRUNG

Ein definierter Weg, kein offenes Projekt.

  1. 01

    Erhebung & Umfang festlegen

    Aktuelle Prozesse, eingesetzte Systeme, Datenverantwortliche und die zu aktivierenden Module aufnehmen.

  2. 02

    Standardisieren & konfigurieren

    Standardprozesse vereinbaren, das System darauf konfigurieren, Rollen und Berechtigungen festlegen.

  3. 03

    Migrieren & Parallelbetrieb

    Stammdaten und Eröffnungssalden aus den Vorlagen laden, parallel fahren, abstimmen und Abweichungen klären.

  4. 04

    Go-live & Ausbau

    Mit einem Begleitteam in den Echtbetrieb gehen, per Checkliste abnehmen und später weitere Module aktivieren.

Mit einem klar abgegrenzten Umfang zu starten ist durchgängig schneller und sicherer, als alles auf einmal zu aktivieren — der Ausbau geschieht dann auf Daten, die bereits produktiv laufen.

In dieser Phase nicht passend, wenn Sie Folgendes brauchen

  • Ein Fachsystem, das Ihr führendes System ist, sofort abzulösen
  • Tiefe Anpassungen außerhalb des Standardprozesses vor dem Echtbetrieb
  • Automatisierte Entscheidungen anstelle von Menschen an wesentlichen Kontrollpunkten
  • Mehrjährige Historiendaten zu übernehmen, bevor die Quelldaten bereinigt sind

Mehr erfahren

FAQ

Was Schulleitungen zuerst fragen.

Konsolidiert es die Finanzen über mehrere Standorte?+

Ja. Automatisches konsolidiertes Reporting über mehrere Einheiten/Standorte auf einer Datenebene.

Digitalisiert es interne Prozesse und Dokumente?+

Ja. EDM und E-Office digitalisieren Freigaben, Dokumente und Aufzeichnungen, inklusive E-Signatur.

Verwaltet es HR und Lohnabrechnung?+

Ja. HRM verwaltet Stammdaten, Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Weiterbildung über alle Standorte.

Gibt es eine Referenz aus dem Bildungsbereich?+

Edufit (3.000+ Mitarbeitende) ist ein Referenzkunde in dieser Branche.

Wie lange dauert die Einführung und woraus bestehen die Kosten?+

Die Dauer hängt von Modulanzahl, Rechtseinheiten und Prozesskomplexität ab; das Branchen-Template Essentials sagt Go-live in 90-120 Tagen zu. Die Kosten haben drei Blöcke, alle vorab genannt: Einführung (einmalig), kapazitätsbasierte Nutzung (laufend, nie pro Nutzer) und Datenmigration (separat berechnet).

Was passiert mit unseren Daten aus Excel oder einem Altsystem?+

Apus stellt Standard-Importvorlagen für Stammdaten, Anfangsbestände und Anfangsforderungen bereit; das Laden durch Ihr Team ist im Paket enthalten. Soll Apus Felder mappen, bereinigen und laden oder mehrjährige Historie übernehmen, ist das die separat berechnete Position Datenmigration.

Sehen Sie die Plattform auf den Daten Ihrer Standorte laufen.

Buchen Sie eine Demo, aufgebaut auf Ihrer Zahl an Standorten, Ihrer Rechtsträgerstruktur und Ihren bestehenden Freigabewegen.

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