Konsolidierter Abschluss über 14 Standorte: von 12 Tagen auf 5 — Amortisation in 9 Monaten.
Eine Bildungsgruppe mit über 3.000 Mitarbeitenden führte Finanzen, HR, Freigaben und Dokumente von 14 Standorten auf einer Plattform zusammen — die Führungszahlen aktualisieren sich täglich statt erst zum Monatsende.
Zahlen von den Kunden selbst bereitgestellt und mit deren Zustimmung veröffentlicht, gemessen im Rahmen des bei jeder Kennzahl genannten Umfangs und Zeitraums. Die Ergebnisse hängen von Unternehmensgröße, Branche und dem Standardisierungsgrad der Ausgangsdaten ab.
Edufit ist eine K-12-Bildungsgruppe mit 14 Standorten in 3 Provinzen und mehr als 3.000 Lehrkräften und Mitarbeitenden. Jedes Jahr eröffnet die Gruppe neue Standorte — und jeder neue Standort bedeutete früher einen weiteren Buchungskreis, der zu konsolidieren war.
Zum Projektstart arbeitete jeder Standort noch mit eigener Buchhaltungssoftware — drei verschiedene Systeme plus Hunderte von Tabellen; die Konsolidierung wurde zum Monatsende per E-Mail von Hand zusammengetragen, Freigaben liefen auf Papier und im Chat. Die Geschäftsführung sah das Gesamtbild erst, wenn der Folgemonat schon halb vorbei war.
In rund 5 Monaten brachte die Gruppe 14 Standorte auf SaaS: Die Bücher liefen auf einem gemeinsamen Kontenplan mit automatischen Intercompany-Buchungen zusammen, 40+ Freigabe-Workflows wanderten ins E-Office, der Schulgeld-Abgleich wurde direkt an das Zahlungsgateway gehängt, und die Geschäftsführung bekam ein konsolidiertes BI-Dashboard.
Vorher und nachher — mit Zeitraum und Messmethode.
| Kennzahl | Vorher | Nachher | Zeitraum & Methode |
|---|---|---|---|
| Konsolidierter Monatsabschluss | 12 Tage | 5 Tage | Nach 6 Monaten Betrieb · gemessen über aufeinanderfolgende Abschlusszyklen |
| Durchschnittliche Freigabedauer | 3,5 Tage/Antrag | 2,1 Tage/Antrag | 40+ Workflows im E-Office · Systemprotokolle |
| Manuell geklärte Schulgeld-Differenzen | ~180 Transaktionen/Monat | < 20 Transaktionen/Monat | Automatischer Abgleich mit dem Schulgeld-Gateway |
| Standortübergreifendes Management-Reporting | Monatsende (T+12) | Täglich (T+1) | Konsolidiertes BI-Dashboard, gruppenweit |
Zahlen von den Kunden selbst bereitgestellt und mit deren Zustimmung veröffentlicht, gemessen im Rahmen des bei jeder Kennzahl genannten Umfangs und Zeitraums. Die Ergebnisse hängen von Unternehmensgröße, Branche und dem Standardisierungsgrad der Ausgangsdaten ab.
Von der Analyse bis zum Go-live.
Zwei Jahre Daten aus 3 Buchhaltungssystemen mussten Position für Position auf den gemeinsamen Kontenplan gemappt werden — mehr Aufwand als geschätzt. Das Team änderte den Plan: Go-live in Wellen statt auf einen Schlag (4 große Standorte zuerst, dann 10 in 2 Wellen). Der Gesamtzeitplan von ~5 Monaten hielt, und jede spätere Welle ging schneller live als die vorherige.
“Früher wartete jede Vorstandssitzung eine Woche darauf, dass die Buchhaltung die Zahlen zusammentrug. Heute liegen alle 14 Standorte auf einem Bildschirm, täglich aktualisiert — wir entscheiden in der Sitzung, nicht danach.”
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