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ÖFFENTLICHER SEKTOR

Innen standardisieren — rund um Fachverfahren.

Post, Zeichnungslauf und Archiv laufen mit Haushalt, Beschaffung, Vermögen und Personal — auf Ihrer eigenen Infrastruktur.

Fähigkeitsdossier anfordernBetriebsmodelle ansehen
Fachverfahren bleiben unberührt Betrieb auf Ihrer Infrastruktur Jede Handlung hinterlässt eine Spur
Für: Leitung · Zentrale Verwaltung · Finanzen · Personal · IT

Datenumfang, Betriebsmodell und die Verantwortung jeder Seite werden je Organisation festgelegt.

ÖFFENTLICHER SEKTOR
Führendes SystemFachverfahren 
UmfangInterner Betrieb 
BetriebAuf Ihrer Infrastruktur 

Umfang und Integrationspunkte werden je Organisation festgelegt.

SYSTEMGRENZE

Fachverfahren dienen den Bürgern. Apus betreibt den Apparat dahinter.

Kein Bürgerportal und kein Fachverfahren wird ersetzt, um Apus einzuführen. Jede Datengruppe, Schreibberechtigung und Schnittstelle wird vor dem Anschluss festgelegt.

1

Fachverfahren behalten

  • Bürgerportal und Vorgänge der zentralen Anlaufstelle
  • Referenzdatenbanken der Ministerien und Behörden
  • Gesetzliche Berichte und Statistiken
  • Dokumentenaustausch-Backbone und digitale Zertifikate
  • Die fachliche Sachbearbeitung selbst
2

Eine kontrollierte Integrationsgrenze

  • Gemeinsame Stammlisten und ihre führende Quelle
  • Anbindung über den Dokumentenaustausch-Standard
  • Sende-/Empfangsprotokolle und Bestätigungen
  • Zahlen vor jedem Bericht abgeglichen
  • Datenklassifizierung und Aufbewahrungsfristen
3

Apus führt den Betrieb innerhalb der Organisation

  • Ein-/Ausgangspost, Zeichnung, Siegel und Archivierung
  • Haushaltsplanung, Budget und Beschaffung
  • Öffentliches Vermögen: Inventur, Umsetzung, Instandhaltung
  • Personal, Anwesenheit und Leitungskalender
  • Rechte, Freigaben und Aktionshistorie

Apus ersetzt weder Bürgerportal noch fachliche Referenzdatenbanken oder Systeme für gesetzliche Berichte.

OPERATIVE REALITÄT

Außen ist alles online; innen läuft es weiter auf Papier.

01

Post und Zeichnung laufen auf Papier

Ein Vorgang wandert durch mehrere Referate, und niemand kann sagen, wo er liegt und auf wen er wartet.

Kontrolle und Daten

Ein-/Ausgangspost, Zeichnungsblätter und Siegelung in einen Lauf mit Frist und Verantwortlichem bringen.

02

Haushalt, Beschaffung und Vermögen liegen getrennt

Der Ansatz steht hier, die Beschaffung dort, und das Vermögen passt erst zur Jahresinventur zusammen.

Kontrolle und Daten

Ansatz — Mittelbindung — Beschaffung — entstandenes Vermögen auf einer Zahlenlinie verbinden.

03

Archivierte Vorgänge sind schwer auffindbar

Unterlagen liegen verstreut nach Referat und Jahr; das Wiederfinden hängt an Erinnerung.

Kontrolle und Daten

Nach Vorgang ablegen — mit Aufbewahrungsfrist und klaren Zugriffsrechten.

WO APUS WIRKT

Mit der internen Verwaltung beginnen, nicht mit dem Ersatz der Fachverfahren.

Die Organisation betreiben

Post, Zeichnung & Siegel

Ein-/Ausgangspost, Zeichnungsblätter, Zeichnung nach Ebene, Siegelverwaltung und Register.

Haushaltsplanung, Budget & Beschaffung

Ansätze, Mittelbindungen, Beschaffungsanträge und Vollzug gegen den Ansatz.

Öffentliches Vermögen & Inventur

Anlagenakten, Umsetzungen zwischen Einheiten, Instandhaltung, Inventuren und Aussonderung.

Personal & Leitungskalender

Personalakten, Anwesenheit, Fortbildung und der Arbeitskalender der Leitung.

EIN TAG IM BETRIEB

Ein Tag im Inneren, während die Fachverfahren wie bisher laufen.

Die Vorgänge der Bürgerinnen und Bürger bleiben im Bürgerportal und in den Fachverfahren. Die vier Personen unten kümmern sich um den Rest: Post, Haushalt, Vermögen und Personal der Behörde selbst.

Schriftgutverwaltung

Ziel

Post erreicht die richtige Stelle fristgerecht und ist Jahre später auffindbar.

Module
  • Post & Zeichnung
  • Schriftgut & Archiv
  1. Erfassen Sie die Eingangspost des Tages, klassifizieren Sie sie und leiten Sie sie mit Bearbeitungsfrist an die zuständige Stelle.
  2. Legen Sie ein Zeichnungsblatt für einen Vorgang an, der die Leitung braucht, und wählen Sie den Zeichnungsweg nach Ebene.
  3. Sehen Sie, in welchem Schritt ein Vorgang liegt und wer ihn hält, statt jede Stelle anzurufen.
  4. Geben Sie die Ausgangspost nach der elektronischen Zeichnung heraus, versenden Sie sie über den behördlichen Datenaustausch und führen Sie das Sende- und Empfangsprotokoll.
  5. Legen Sie den erledigten Vorgang mit Aufbewahrungsfrist und festgelegten Zugriffsrechten ab.

Haushalt & Buchhaltung

Ziel

Ansatz, Beschaffung und Vermögen liegen auf einer Zahlenlinie.

Module
  • Haushalt & Budget
  • Beschaffung
  1. Öffnen Sie den Jahresansatz je Position: der bereits gebundene Teil und der Rest.
  2. Nehmen Sie die Beschaffungsanträge der Stellen an, prüfen Sie die Deckung im Ansatz und legen Sie sie erst dann zur Freigabe vor.
  3. Verfolgen Sie geschlossene Verträge und den Vollzug; Veröffentlichung und Bieterauswahl bleiben auf der nationalen Vergabeplattform.
  4. Erfassen Sie das nach der Abnahme entstandene Vermögen direkt im Anlagenverzeichnis der Behörde.
  5. Bereiten Sie die Rechnungslegung aus bereits im System vorhandenen Belegen auf, ohne Dateien einzusammeln.

Personalstelle

Ziel

Personalakten, Anwesenheit und Arbeitskalender an einem Ort.

Module
  • Personal
  • Leitungskalender
  1. Öffnen Sie eine Personalakte: Werdegang, Besoldungsgruppe, Abschlüsse und Nachweise.
  2. Erfassen Sie eine Versetzungs- oder Bestellungsentscheidung und ergänzen Sie die Akte um das Originaldokument.
  3. Schließen Sie die Anwesenheit des Monats gegen genehmigten Urlaub und genehmigte Dienstreisen ab.
  4. Erstellen Sie den Arbeitskalender der Leitung und informieren Sie die betroffenen Stellen.
  5. Ziehen Sie die Personalstruktur je Stelle und nachgeordneter Einheit, sobald ein Bericht angefordert wird.

Behördenleitung

Ziel

Von überall zeichnen können und sehen, was hängt.

Module
  • Apus Office
  • Interne Berichte
  1. Öffnen Sie die Vorgänge, die auf Ihre Stellungnahme warten, samt aller Anlagen.
  2. Zeichnen Sie elektronisch, was zeichnungsreif ist, auch auf Dienstreise.
  3. Lesen Sie die überfälligen Vorgänge je Stelle und erinnern Sie, bevor daraus ein Fall wird.
  4. Öffnen Sie die internen Berichte: Stand von Ansatz, Beschaffung und Vermögen.
  5. Geben Sie einen Vorgang direkt aus der Akte an die Fachstelle und verfolgen Sie ihn bis zum Abschluss.

Alle Schritte bleiben im internen Betrieb. Apus ersetzt weder das Bürgerportal noch die zentrale Anlaufstelle, fachliche Referenzdatenbanken oder die Systeme für gesetzliche Berichte der Ministerien und Fachbehörden.

DAS ÜBERNEHMEN DIE AGENTEN

Abgleichen, Fristen nachfassen, zusammenfassen, verdichten — der wiederkehrende Teil des Tages oben.

DAS ENTSCHEIDEN MENSCHEN

Ausgaben freigeben, sich auf einen Plan festlegen, unterschreiben — was Abwägung braucht, bleibt beim Menschen.

EINFÜHRUNG IN DER ORGANISATION

Ein klarer Weg für Daten und Verantwortung.

  1. 01

    Führendes System bestimmen

    Fachverfahren, Bürgerportal, gemeinsame Daten und Verantwortliche kartieren.

  2. 02

    Mit interner Verwaltung starten

    Post, Zeichnung und Archiv zuerst — nichts, was die Sachbearbeitung für Bürger berührt.

  3. 03

    Rechte und Nachvollziehbarkeit konfigurieren

    Rollen nach Funktion, Zeichnungsebenen, Bearbeitungsfristen und Nachweise je Handlung festlegen.

  4. 04

    Pilot, dann ausrollen

    Ein Referat oder eine nachgeordnete Einheit fahren, Nachweise sammeln, dann ausweiten.

Betriebsmodell und Datenstandort werden an geltendem Recht und der Datenklassifizierung der Organisation gemessen.

PASSENDER RAHMEN

Passt zu Organisationen mit vielen Einheiten und vielen Zeichnungsebenen.

Behörden mit nachgeordneten Einheiten

Post, Zeichnung und Berichtswege zwischen Oberbehörde und nachgeordneten Stellen vereinheitlichen.

Öffentliche Einrichtungen

Schulen, Institute, Zentren: Finanzen, Personal, Vermögen und Schriftgut auf einer Plattform.

Projektträger mit öffentlichem Budget

Ansätze, Beschaffung, Verträge und das entstehende Vermögen verfolgen.

KONTROLLEN VOR DEM GO-LIVE

Jede Einführung beginnt mit drei Fragen.

01

Welches System besitzt diese Daten?

Führende Quelle, Schreibrechte und Verantwortliche vor dem Anschluss bestimmen.

02

Wo liegen die Daten, und wie lange?

Klassifizierung, Speicherort, Aufbewahrungsfrist und Vernichtung festlegen.

03

Wo sind die Nachweise bei einer Prüfung?

Freigabe-, Änderungs-, Auskunfts- und Exporthistorie von Anfang an einplanen.

Software hilft, die Regeln durchzusetzen; sie übernimmt nicht die Verantwortung der Organisation.

HÄUFIGE FRAGEN

Was Organisationen bei der Prüfung des Dossiers fragen.

Ersetzt Apus das Bürgerportal oder die zentrale Anlaufstelle?

Nein. Portal und Fachverfahren bleiben das führende System für Bürger- und Unternehmensvorgänge. Apus konzentriert sich auf den Betrieb innerhalb der Organisation.

Lässt sich das im eigenen Haus betreiben?

Ja. Neben SaaS bietet Apus den Betrieb im eigenen Haus und die Übergabe des Quellcodes. Die endgültige Wahl hängt vom geltenden Recht, der Datenklassifizierung und der Betriebsfähigkeit ab.

Was ist mit digitaler Signatur und Dokumentenaustausch?

Der Zeichnungslauf ist auf digitale Signaturen und den geltenden Austauschstandard ausgelegt. Anwendbare Standards, Zertifikatsanbieter und Austauschumfang werden je Einführung festgelegt.

Wird geregelte Beschaffung unterstützt?

Apus verfolgt Anträge, Ansätze, Mittelbindungen, Verträge und Vollzug. Veröffentlichung und Bieterauswahl bleiben auf der nationalen Vergabeplattform.

Wie beginnt eine Zusammenarbeit?

In der Regel mit dem Fähigkeitsdossier und einem Scoping-Termin, danach ein Pilot in einem Referat oder einer nachgeordneten Einheit.

Mit dem Fähigkeitsdossier beginnen.

Apus übersendet Fähigkeitsdossier, Betriebsmodelle und Datenumfang zur Prüfung, bevor über Konfiguration gesprochen wird.

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