Routinearbeit läuft von selbst — wo eine Entscheidung ansteht, entscheiden Menschen.
Jeder Workflow unten gehört genau einem Fachagenten. Er liest Daten in der dedizierten Instanz Ihres Unternehmens und hält genau dort an, wo ein Mensch freigeben muss. Die Beispiele dienen der Vorstellung; den tatsächlichen Umfang legen Sie gemeinsam mit dem Implementierungsteam fest.
Leads qualifizieren und an den richtigen Vertriebsmitarbeiter geben
Neue Leads werden mit dem bestehenden Kundendatensatz zusammengeführt, anhand echter Daten bewertet und mit einer kurzen Zusammenfassung einem Verantwortlichen zugewiesen.
Ausgeführt vonAmi Sales- Startet, wenn
- Ein neuer Lead wird im CRM erfasst
- Ergebnis
- Ein Lead mit Zusammenfassung, Priorität und Verantwortlichem
- Daten aus den Modulen
- Vertrieb & CRMMarketing
- Grenze
- Erstellt nie Angebote, gewährt keine Rabatte und sagt keine Konditionen zu — das bleibt Sache des Vertriebs.
Schritte
- Mit dem bestehenden Datensatz zusammenführenEin Lead mit passender Telefonnummer oder E-Mail-Adresse wird dem bereits erfassten Kunden zugeordnet — samt Geschäftshistorie und den Kampagnen, die ihn erreicht haben.
- BewertenBranche, Größe und Reifegrad werden mit den von Ihrem Unternehmen freigegebenen Kriterien abgeglichen, um eine Priorität festzulegen.
- Zusammenfassen und nächsten Schritt vorschlagenBedarf, Kontext und offene Fragen werden in wenigen Zeilen gebündelt, dazu ein Vorschlag für die Kontaktaufnahme.
- Der richtigen Person zuweisenDer Lead folgt Ihren bestehenden Zuweisungsregeln; Geschäfte oberhalb der von Ihnen gesetzten Schwelle werden der Teamleitung gemeldet.
Nach Geschäftsschluss meldet sich ein Interessent: Er braucht ein Managementsystem für eine Kette mit drei Filialen und eröffnet demnächst eine vierte.
Am nächsten Morgen steht der Lead ganz oben auf der Liste des Verantwortlichen — mit dreizeiliger Zusammenfassung, hoher Priorität und dem Hinweis, früh anzurufen. Niemand muss das Gespräch von vorn beginnen.
Ein illustratives Szenario, keine Kundendaten.
Anfragen nach dem Kauf entgegennehmen und lösen
Kundenanfragen werden klassifiziert, mit Aufträgen und internem Wissen abgeglichen und kommen als belegte Antwort oder als zusammengefasster Fall zurück.
Ausgeführt vonAmi Care- Startet, wenn
- Ein Kunde sendet nach dem Kauf eine Anfrage oder Frage
- Ergebnis
- Ein Antwortvorschlag mit Quelle oder ein zusammengefasster Fall für einen Menschen
- Daten aus den Modulen
- Vertrieb & CRMDokumentenmanagement – EDM
- Grenze
- Sagt nie Entschädigungen oder Rücknahmen außerhalb der Richtlinie zu; ein verärgerter Kunde geht immer an einen Menschen.
Schritte
- Anfrage klassifizierenStatusfrage, Reklamation oder Anleitung — jeder Typ folgt einem Weg, den Sie festgelegt haben.
- In vorhandenen Daten nachschlagenKundenhistorie, Aufträge und freigegebene Anleitungen werden ausschließlich innerhalb der Rechte des diensthabenden Agenten gelesen.
- Antwort vorschlagenDie Antwort nennt ihr Quelldokument; innerhalb des delegierten Rahmens wird sie versendet, darüber hinaus wartet sie auf die diensthabende Person.
- Mit Kontext übergebenKomplexe Fälle, negativer Ton oder eine drohend verfehlte Servicezusage gehen mit der vollständigen Historie an einen Menschen.
Nach Geschäftsschluss fragt ein Kunde, warum eine Anfang der Woche aufgegebene Bestellung noch nicht angekommen ist.
Der Auftragsstatus wird direkt aus den Lieferdaten beantwortet; der Kunde klingt verärgert, daher wird der Fall für das Support-Team gleich am nächsten Morgen als dringend markiert.
Ein illustratives Szenario, keine Kundendaten.
Lieferantenrechnungen: lesen, Drei-Wege-Abgleich, Buchung vorschlagen
Lieferantenrechnungen werden gelesen, mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen und zu einem Buchungsvorschlag, der auf die Freigabe der Buchhaltung wartet.
Ausgeführt vonAmi Documents- Startet, wenn
- Eine neue Lieferantenrechnung oder ein neuer Beleg geht ein
- Ergebnis
- Ein Buchungsvorschlag; abweichende Positionen zur Prüfung markiert
- Daten aus den Modulen
- Finanzen & BuchhaltungEinkaufLager & Bestand
- Grenze
- Bucht nie eine abweichende Position und rät nie bei einem unleserlichen Beleg.
Schritte
- Beleg lesenDer Text auf Scan oder PDF wird erkannt; Lieferant, Artikel, Mengen und Einzelpreise werden ausgelesen und mit Ihrem Artikelstamm abgeglichen.
- Drei-Wege-AbgleichDie Rechnung wird mit der Bestellung im Modul Einkauf und dem Wareneingang im Modul Lager abgeglichen.
- Buchung vorschlagenÜbereinstimmende Positionen werden zu einem Buchungsvorschlag, verknüpft mit allen drei Ursprungsbelegen.
- Abweichungen markierenMengen- oder Preisabweichungen sowie alles, was nicht sicher gelesen wurde, landen in der Prüfliste der Buchhaltung.
Die Lieferantenrechnung weist 50 Kartons aus; der Wareneingang verbucht nur 48.
Ein Buchungsvorschlag für die 48 Kartons, die zur Bestellung passen; die Differenz von 2 Kartons wird mit den drei zugehörigen Belegen markiert, damit die Buchhaltung entscheidet.
Ein illustratives Szenario, keine Kundendaten.
Geplantes Forderungsmanagement
Die Altersstruktur wird aus den erfassten Zahlungen aktualisiert, Zahlungserinnerungen entstehen aus freigegebenen Vorlagen, und Posten, die ein Eingreifen erfordern, gehen an die Leitung Buchhaltung.
Ausgeführt vonAmi Receivables- Startet, wenn
- Ein täglicher Zeitplan oder eine Änderung des Zahlungsstatus
- Ergebnis
- Erinnerungshistorie im Kundendatensatz und eine Beobachtungsliste offener Posten
- Daten aus den Modulen
- Finanzen & BuchhaltungVertrieb & CRM
- Grenze
- Gewährt nie Zahlungsaufschub, schreibt keine Forderung ab und verhandelt keine Schuld.
Schritte
- Altersstruktur aktualisierenFür jede Forderung werden Fälligkeit und Altersklasse aus den bereits erfassten Zahlungen neu berechnet.
- Risiko einstufenDie Zahlungshistorie jedes Kunden zeigt, welche Posten früh erinnert werden sollten und welche einen Anruf durch einen Menschen brauchen.
- Erinnerung entwerfenErinnerungen folgen der freigegebenen Vorlage und Taktung; jede Erinnerung wird im Kundendatensatz gespeichert.
- Weitergeben, was einen Menschen brauchtBitten um Aufschub, ungewöhnliche Posten oder wiederholt säumige Zahler gehen an die Leitung Buchhaltung.
Eine Rechnung ist heute fällig, ohne dass eine Zahlung erfasst ist; dieser Kunde hat bereits zweimal verspätet gezahlt.
Eine erste Erinnerung wird aus der Vorlage entworfen und im Datensatz gespeichert; wegen der bisherigen Zahlungsverzüge kommt der Posten auf die Beobachtungsliste der Leitung Buchhaltung.
Ein illustratives Szenario, keine Kundendaten.
Das Morgen-Briefing für die Geschäftsleitung
Die Zahlen liegen bereits auf einer einzigen Datenschicht, niemand muss sie aus Tabellen zusammentragen — der Agent erstellt das Briefing und versendet es vor dem Meeting.
Ausgeführt vonAmi Analytics- Startet, wenn
- Jeden Morgen vor der Sitzung der Geschäftsleitung
- Ergebnis
- Ein einseitiges Briefing: Kennzahlen, Veränderungen und Hinweise, jede Zahl mit Quelle
- Daten aus den Modulen
- BI & AnalysenVertrieb & CRMLager & BestandFinanzen & Buchhaltung
- Grenze
- Zieht nie Schlüsse anstelle der Geschäftsleitung und handelt nie eigenständig auf einen Hinweis.
Schritte
- Abgeschlossene Zahlen lesenUmsatz, Bestand und Forderungen des Vortags werden direkt aus den Modulen gelesen — innerhalb der Rechte des jeweiligen Empfängers.
- Vergleichen und erkennenDie Zahlen werden mit der Vorwoche und dem Vorjahreszeitraum verglichen; Veränderungen über Ihrer Schwelle werden markiert.
- Briefing erstellenKennzahlen, was sich bewegt hat und warum sich die Zahl verändert hat — auf einer einzigen Seite.
- An die richtigen Personen sendenJeder Empfänger sieht nur seinen eigenen Bereich — eine Niederlassungsleitung sieht nie die Zahlen einer anderen Niederlassung.
Ein fester Zeitplan jeden Morgen vor der Frühbesprechung der Geschäftsleitung.
Ein einseitiges Briefing mit Kennzahlen, einem Sieben-Tage-Vergleich und zwei Auffälligkeiten; bei jeder Zahl steht, aus welchem Modul sie stammt.
Ein illustratives Szenario, keine Kundendaten.
Bewerbungen zusammenfassen und zum Gespräch einladen
Bewerbungen werden entlang der Kriterien der Stellenbeschreibung zusammengefasst; die Recruiterin oder der Recruiter wählt aus, der Agent entwirft Einladungen und Antworten.
Ausgeführt vonAmi Hiring- Startet, wenn
- In einer Ausschreibungsrunde geht eine neue Bewerbung ein
- Ergebnis
- Zusammenfassungen je Kriterium, eine von einem Menschen gewählte Shortlist und Einladungsentwürfe
- Daten aus den Modulen
- Personal – HRM
- Grenze
- Verwendet nie sensible Kriterien und entscheidet nie über Einstellung oder Absage.
Schritte
- Bewerbungen sammelnBewerbungen einer Ausschreibungsrunde landen in einer einzigen Liste im Modul Personal, Dubletten werden zusammengeführt.
- Entlang der Kriterien zusammenfassenJede Bewerbung wird entlang der freigegebenen Kriterien der Stellenbeschreibung zusammengefasst — ohne Bestanden-oder-durchgefallen-Wertung.
- Ein Mensch wählt die ShortlistDas Recruiting liest die Zusammenfassungen und entscheidet, wer eingeladen wird; der Agent erstellt dafür keine Rangfolge.
- Nachrichten entwerfenEinladungen zum Gespräch und höfliche Antworten an nicht berücksichtigte Bewerber werden entworfen und warten vor dem Versand auf Freigabe.
Eine Ausschreibung für eine Stelle in der Buchhaltung erhält in einer Woche 40 Bewerbungen.
40 Zusammenfassungen nach denselben fünf Kriterien; das Recruiting wählt sechs aus, die Einladungen liegen zur Freigabe bereit, und für alle übrigen Bewerber wartet bereits eine Antwort.
Ein illustratives Szenario, keine Kundendaten.
Bringen Sie einen Ihrer echten Workflows mit in die Demo.
Wir bauen ihn auf Beispieldaten nach: welcher Agent ihn übernimmt, wo er zur Freigabe anhält und was das Audit-Log festhält.