Schnell freigeben, sicher steuern, sofort finden.
Alle Dokumente zentral – klare Rechte und Versionen, digitale Freigaben, E-Signatur – verknüpft mit dem Betrieb.
Dokumente sind überall verstreut, Versions- und Zugriffskontrolle sind schwierig, manuelle Freigabeprozesse sind langsam – das kostet Zeit und schafft Compliance-Risiken.
Das Dokument liegt bei dem Beleg, aus dem es entstanden ist: Jede Änderung ist eine Version, jede Unterschrift hinterlässt eine Spur. Wer freigeben muss, bekommt es aufs Telefon; wer keine Berechtigung hat, erfährt nicht einmal, dass es existiert.
Jede Funktion löst einen operativen Engpass.
Sofort finden
So funktioniert es: Strukturiertes Repository, schnelle inhaltsbasierte Suche.
Richtige Person, richtiger Zugriff
So funktioniert es: Berechtigungen nach Rolle, Abteilung und Sicherheitsstufe.
Keine Versionsverwechslungen
So funktioniert es: Historie, Vergleich und einfache Wiederherstellung.
Schnelle, nachvollziehbare Freigaben
So funktioniert es: Mehrstufige digitale Freigaben mit lückenlosem Prüfpfad.
Papier digitalisieren
So funktioniert es: OCR-Erkennung und automatische Indexierung.
Normkonforme E-Signatur
So funktioniert es: Die E-Signatur bindet Zertifizierungsdiensteanbieter ein; die Rechtsgültigkeit richtet sich nach den Vorschriften des jeweiligen Landes.
Ablage und Klassifikation
Zentrale Dokumentenablage
So funktioniert es: Ordnerstrukturen, Verschlagwortung und Verknüpfung zum Geschäftsvorfall.
Versionen und Auschecken
So funktioniert es: Änderungshistorie, Versionsvergleich und Sperre während einer laufenden Prüfung.
Rollenbasierte Berechtigungen
So funktioniert es: Wer liest, bearbeitet und freigibt — nach Rolle, nicht Person für Person.
Bearbeitungsabläufe
Umlauf und Freigabe
So funktioniert es: Mehrstufige Freigabe, Vertretung bei Abwesenheit und Frist je Schritt.
E-Signatur und Zertifikate
So funktioniert es: Im Ablauf unterschreiben und den rechtlichen Nachweis am signierten Exemplar behalten.
Ein- und Ausgangspost
So funktioniert es: Erfasst, zusammengefasst, verteilt und verfolgt bis zum Ergebnis.
Recherche und Langzeitaufbewahrung
Volltextsuche und OCR
So funktioniert es: Im gescannten Inhalt suchen, nicht nur über Dateinamen.
Aufbewahrungsrichtlinie
So funktioniert es: Fristen je Aktenart mit Erinnerung zum Vernichtungs- oder Archivtermin.
Zugriffsprotokoll
So funktioniert es: Wer welches Dokument wann geöffnet, geladen oder gedruckt hat — für Audits.
In 3 Schritten einsatzbereit.
Analysieren & konfigurieren
Apus prüft Ihre Prozesse und konfiguriert das Modul exakt auf Ihren Betrieb.
Migrieren & integrieren
Daten aus Altsystemen übernehmen und mit anderen Modulen auf einer Datenschicht verbinden.
Schulen & live gehen
Ihr Team schulen, live gehen und Support in der gewählten SLA-Stufe erhalten.
Der komplette Zyklus: Erstellen & digitalisieren → Archivieren & abrufen.
- Dokumentart und Vertraulichkeit
- Freigabeweg · Unterzeichner
- Aufbewahrungsfrist
Ein Dokument, das durch das System läuft, hinterlässt, wer es gesehen, geändert und unterschrieben hat und wann — der Nachweis einer ordnungsgemäßen Freigabe beginnt damit nie in einem Postfach.
Die KI findet die passende Klausel im Dokumentenberg – mit Quellenangabe.
Semantische intelligente Suche – nicht nur nach Schlagwörtern.
Lange Dokumente zusammenfassen und Kerninhalte extrahieren.
KI-Assistent, der Fragen aus Ihrem eigenen Repository beantwortet.
Ohne Agent verschwindet die Arbeit nicht — sie landet bei einem Menschen.
Es beginnt erst, wenn jemand daran denkt und die Zeit dafür findet.
Ausgelöst wird es vom Geschäftsereignis, nicht vom Gedächtnis eines Kollegen.
Wenn ein Schreiben ins System eingestellt wird
Wer den Stand wissen will, bittet erst um eine Prüfung und dann um einen Export.
Sie fragen in Ihren eigenen Worten; die Antwort kommt aus den vorhandenen Zahlen.
„Wem wird dieses Schreiben zur Unterschrift vorgelegt?“
Ihre stärksten Leute verbringen den Tag mit demselben Abgleich wie vergangene Woche.
Der wiederkehrende Teil läuft in den Rechten, die Sie vergeben haben; entschieden wird weiterhin bei Ihnen.
zur Ansicht
Agenten in diesem Modul
Sie stehen auf genau der Datenschicht oben — und laufen in den Rechten des Aufrufers.
Daten fließen direkt in die anderen Module – ohne erneute Eingabe.
Jede Transaktion fließt direkt in die verbundenen Module auf einer Datenschicht – keine erneute Eingabe, keine Silos.
Häufig gestellte Fragen.
Gibt es rollenbasierte Berechtigungen?+
Ja. Berechtigungen nach Rolle, Abteilung und Sicherheitsstufe je Dokument.
Verwaltet es Versionen und Freigabeprozesse?+
Jedes Speichern erzeugt eine Version, die sich vergleichen und wiederherstellen lässt; die digitale Freigabe läuft über mehrere Stufen und hält fest, wer wann freigegeben hat.
Unterstützt es OCR und elektronische Signatur?+
OCR liest Scans und indexiert sie, sodass sich nach dem Inhalt suchen lässt; die E-Signatur bindet Zertifizierungsdiensteanbieter ein, ihre Rechtsgültigkeit richtet sich nach den Vorschriften des jeweiligen Landes.
Ist EDM mit dem Betrieb verknüpft?+
Dokumente hängen direkt an Beleg und Prozess, aus denen sie stammen – im Vertrag sehen Sie den Auftrag, im Auftrag den Vertrag.
Begriffe in diesem Modul
Vollständiges GlossarErleben Sie dieses Modul mit Ihren eigenen Daten.
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