Läuft auf echten Personaldaten
Der Unterschriftenlauf folgt dem Organigramm im HR-Modul, nicht einer handgepflegten Adressliste. Wechselt jemand die Abteilung, folgt der Lauf — Sie ändern nicht jeden Ablauf einzeln.
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APUS OFFICE · DIGITALE VERWALTUNG
Schriftgut, Unterschriftenläufe und Siegel — dort, wo ohnehin gearbeitet wird.
Die digitale Verwaltung ist die dritte Gruppe in Apus Office und die, die eine allgemeine Bürosuite nicht hat. Ein- und Ausgangspost, Unterschriftenläufe, Siegelverwahrung und Aufbewahrung laufen auf denselben Personaldaten, demselben Organigramm und denselben Rechten wie der Rest von Apus Platform.
Für: Büroleitung · Registratur · Personal-Verwaltung · Recht · Geschäftsleitung
WO DER UNTERSCHIED LIEGT
Dokumente und Chat hat jede Bürosuite. Diesen Teil nicht.
Schreiben, Tabellen, Chat und Meetings sind Grundausstattung — fast jedes Werkzeugpaket kann das. Woran eine Organisation wirklich hängen bleibt, liegt eine Ebene tiefer: Ein Eingangsschreiben braucht eine Registernummer, eine Frist und eine namentlich benannte Bearbeitung; eine Entscheidung muss den richtigen Unterschriftenweg nehmen; ein Siegel muss festhalten, wer es entnommen hat und auf welche Ausfertigung es kam. Genau diese Ebene lassen allgemeine Bürosuiten leer — und dafür gibt es diese Gruppe.
Die Spur überlebt die Aufgabe
Wer eingereicht hat, wer freigegeben hat, wann, auf welcher Fassung — beim Dokument selbst hinterlegt. Kommt die Frage zwei Jahre später zurück, liegt der Nachweis bereits vor, statt rekonstruiert zu werden.
Kein separates Portal
Niemand merkt sich eine weitere Adresse und ein weiteres Passwort. Die Unterschrift sitzt neben Chat, Aufgaben und Drive, die den ganzen Tag offen sind.
DER WEG EINES DOKUMENTS
Vom Eingang bis zum richtigen Platz im Archiv.
- 01
Annahme & Registrierung
Das Eingangsschreiben erhält Registernummer, Betreff, Frist und Dokumentart. Der Scan wandert mit dem Datensatz, statt im Postfach einer einzelnen Person zu liegen.
- 02
Zuweisung & Bearbeitung
An die zuständige Einheit oder Person geleitet, mit Frist und Erinnerung. Die Abstimmung findet am Datensatz statt, nicht in einem Nebenchat.
- 03
Unterschrift & Siegel
Mehrstufiger Lauf nach Berechtigung, elektronische Signatur über eine Zertifizierungsstelle, danach die Siegelnutzung im Register vermerkt.
- 04
Ausfertigung & Aufbewahrung
Das Ausgangsschreiben wird nummeriert, an die Empfänger versandt und nach der Aufbewahrungsfrist seiner Schriftgutklasse abgelegt.
Nummernkreise, Aufbewahrungsfristen und Unterschriftsstufen werden nach der jeweiligen Hausordnung konfiguriert und in der Einführung festgelegt. Die Software hilft, die Regeln durchzusetzen; sie ersetzt sie nicht.
WAS IN DIESER GRUPPE STECKT
Acht Werkzeuge, ein Arbeitsbereich.
Schriftgut & Unterschriften
- Ein-/AusgangsdokumenteEin Register mit Nummern, Betreffzeilen, Fristen, benannter Bearbeitung und Status. Auffindbar über Nummer, Einheit oder Inhalt.
- UnterschriftenläufeMehrstufig nach Organigramm; elektronische Signatur über eine Zertifizierungsstelle; Vertretung und Delegation hinterlassen eine Spur.
- Siegel & AufbewahrungEin Nachweis über die Siegelnutzung und ein Archiv, das Originale für die Frist der jeweiligen Schriftgutklasse verwahrt.
Formulare & interne Services
- E-FormulareUrlaub, Vorschuss und Beschaffungsanträge auf den eigenen Vorlagen des Hauses, direkt in den bestehenden Freigabelauf statt ausgedruckt und handschriftlich gezeichnet.
- Interne ServicesFahrzeuge, Besprechungsräume und Verpflegung an einer Stelle, mit Limits und Freigebenden, und die Kosten landen bei der nutzenden Einheit.
Interne Kommunikation & Wissen
- Interne KommunikationMitteilungen an die richtige Abteilung oder das ganze Haus, mit Lesebestätigung — was eine Chatgruppe nicht liefert. Dazu ein interner Raum (Intranet) für den Austausch, der zu keiner Abteilung gehört.
- Internes WikiRegeln, Abläufe und Anleitungen dort, wo neue Kolleginnen tatsächlich nachsehen, verlinkbar aus genau den Formularen und Läufen, um die es geht.
- Kalender der GeschäftsleitungDie Woche der Leitung, veröffentlicht genau für den zugelassenen Kreis.
HÄUFIGE FRAGEN
Die Grenzen der Gruppe digitale Verwaltung.
Worin unterscheidet sich das von Google Workspace oder Lark?
In den ersten beiden Gruppen von Apus Office ist es weitgehend vergleichbar — Dokumente, Chat, Meetings, Kalender. Der Unterschied liegt in dieser Gruppe: ein nummeriertes Register mit Fristen, Unterschriftenläufe nach Organigramm, Siegelverwahrung und fristgerechte Aufbewahrung. Das lassen internationale Bürosuiten aus, weil es daran hängt, wie Verwaltung hier tatsächlich funktioniert.
Wird mit lokalen Zertifizierungsstellen signiert?
Ja. Der Lauf verbindet sich mit inländischen Zertifikatsanbietern; die konkrete Liste steht auf der Integrationsseite. Umfang und Konfiguration werden im Lösungsdesign festgelegt.
Ist das Dokumentenmanagement (EDM)?
Zwei verschiedene Dinge, die zusammenarbeiten. Diese Gruppe trägt das VERWALTUNGSLEBEN eines Dokuments — registrieren, zuweisen, zeichnen, ausfertigen. Das EDM-Modul trägt den Dokumentenbestand des Unternehmens: Versionen, Klassifikation und die Verbindung zwischen Dokument und dem Geschäftsbeleg, aus dem es entstand.
Kann eine Aufgabe hier zum Projekt werden?
Ja, und genau da liegt die Grenze zu PM/PPM: Verwaltungsarbeit bleibt hier, und sobald eine Aufgabe Termine, Ressourcen und Kosten braucht, wird sie ohne Neuerfassung zur Projektaufgabe in PM/PPM.
Lässt sich diese Gruppe einzeln kaufen?
Auf Apus Platform nicht — Apus Office ist in jeder Edition enthalten, es gibt also nichts dazuzukaufen. Die separat verkaufte Edition für kleine und mittlere Unternehmen liegt in Apus Suite.
Sehen Sie digitale Verwaltung auf Ihrer eigenen Hausordnung laufen.
Bringen Sie eine echte Entscheidung und einen echten Unterschriftenlauf mit — die Demo baut genau diese auf Beispieldaten nach.