So migrieren Sie Daten aus einem Altsystem

Ein praktischer Leitfaden zum Übertragen von Stammdaten und historischen Transaktionen aus einem Alt-ERP oder aus Tabellen nach Apus, mit Validierung bei jedem Schritt.

Umfang planen

Entscheiden Sie, was übernommen wird: Stammdaten (Kontenplan, Kunden, Produkte, Mitarbeiter) sind zwingend erforderlich; wie viel Transaktionshistorie Sie übernehmen, ist eine Abwägung zwischen Vollständigkeit und Aufwand. Ein üblicher Ansatz sind vollständige Stammdaten plus das laufende und das vorherige Geschäftsjahr.

Vorbereiten & zuordnen

1. Exportieren Sie Stammdaten und Transaktionen aus dem Altsystem als CSV/Excel.
2. Ordnen Sie jedes Quellfeld mithilfe der Importvorlagen seinem Apus-Pendant zu.
3. Bereinigen Sie offensichtliche Fehler (Duplikate, leere Pflichtfelder) vor dem Import.
4. Einigen Sie sich auf die Eröffnungssalden zum Stichtag der Umstellung.

Importieren & validieren

Importieren Sie zunächst in eine Testumgebung (Sandbox). Apus validiert jede Zeile und meldet abgelehnte Datensätze mit Begründung, sodass Sie sie korrigieren und erneut ausführen, statt Live-Daten zu beschädigen. Stimmen Sie Kontrollsummen (Salden, Artikelanzahl) vor der Freigabe mit der Quelle ab.

Umstellen

Frieren Sie das Altsystem ein, importieren Sie die endgültigen Eröffnungssalden und stellen Sie den Betrieb auf Apus um. Behalten Sie das Altsystem für einen festgelegten Zeitraum als schreibgeschützte Referenz bei.