Duyệt nhanh, kiểm soát chặt, tìm là thấy.
Tập trung toàn bộ tài liệu — phân quyền chặt, phiên bản rõ, luồng duyệt số và ký số — gắn liền nghiệp vụ.
Tài liệu phân tán nhiều nơi, khó kiểm soát phiên bản và quyền truy cập, luồng duyệt thủ công chậm chạp — vừa mất thời gian vừa rủi ro tuân thủ.
Tài liệu nằm cùng chỗ với chứng từ đã sinh ra nó: mỗi lần sửa là một phiên bản, mỗi lần ký để lại dấu vết. Người cần duyệt nhận được ngay trên điện thoại; người không có quyền thì không thấy tài liệu đó tồn tại.
Mỗi năng lực giải một bài toán điều hành.
Tìm là thấy
Cách làm: Kho tài liệu có cấu trúc, tìm kiếm nhanh theo nội dung.
Đúng người, đúng quyền
Cách làm: Phân quyền theo vai trò, phòng ban và mức bảo mật.
Không nhầm phiên bản
Cách làm: Lịch sử, so sánh và khôi phục phiên bản dễ dàng.
Duyệt nhanh, có vết
Cách làm: Trình ký và phê duyệt số đa cấp, lưu vết đầy đủ.
Số hóa giấy tờ
Cách làm: OCR nhận dạng và lập chỉ mục tự động.
Ký số theo chuẩn
Cách làm: Ký số tích hợp với nhà cung cấp chứng thư số; giá trị pháp lý theo quy định của từng quốc gia.
Lưu trữ & phân loại
Kho tài liệu tập trung
Cách làm: Cây thư mục, gắn thẻ và liên kết tài liệu với bản ghi nghiệp vụ.
Phiên bản và khoá bản
Cách làm: Lịch sử sửa đổi, so sánh phiên bản và khoá bản khi đang duyệt.
Phân quyền theo vai trò
Cách làm: Ai xem, ai sửa, ai duyệt — theo vai trò chứ không theo từng người.
Luồng xử lý
Trình ký và phê duyệt
Cách làm: Luồng duyệt nhiều cấp, uỷ quyền khi vắng mặt và hạn xử lý từng bước.
Ký số và chứng thư
Cách làm: Ký ngay trong luồng, giữ nguyên dấu vết pháp lý trên bản đã ký.
Văn bản đến và đi
Cách làm: Vào sổ, trích yếu, định tuyến và theo dõi đến khi có kết quả.
Tra cứu & lưu trữ dài hạn
Tìm kiếm toàn văn và OCR
Cách làm: Tìm trong nội dung tài liệu quét, không chỉ trong tên tệp.
Chính sách lưu trữ
Cách làm: Thời hạn lưu theo loại hồ sơ, tự nhắc khi tới hạn huỷ hoặc nộp lưu.
Nhật ký truy cập
Cách làm: Ai mở, tải, in tài liệu nào và lúc nào — phục vụ kiểm toán.
Triển khai trong 3 bước.
Khảo sát & cấu hình
Apus khảo sát quy trình của bạn và cấu hình phân hệ theo đúng nghiệp vụ.
Di chuyển & tích hợp
Chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ và kết nối với các phân hệ khác trên một lớp dữ liệu.
Đào tạo & vận hành
Đào tạo đội ngũ, go-live và đồng hành hỗ trợ theo mức SLA đã chọn.
Từ tạo & số hóa tới lưu trữ & truy xuất.
- Loại văn bản & độ mật
- Luồng phê duyệt · người ký
- Thời hạn lưu trữ
Một văn bản đi qua hệ thống để lại dấu vết ai xem, ai sửa, ai ký và lúc nào — nên khi cần chứng minh một quyết định đã được duyệt đúng thẩm quyền thì không phải đi tìm trong hộp thư của ai cả.
Để AI tìm đúng điều khoản trong đống tài liệu — kèm trích nguồn.
Tìm kiếm thông minh theo ngữ nghĩa, không chỉ từ khóa.
Tóm tắt và trích xuất nội dung chính từ tài liệu dài.
Trợ lý AI trả lời câu hỏi từ chính kho tài liệu của bạn.
Không có agent thì việc không biến mất — nó chuyển sang người.
Việc chỉ chạy khi có người nhớ ra và có thời gian ngồi làm.
Chạy theo sự kiện nghiệp vụ, không chờ ai nhớ.
Khi một văn bản được nộp vào hệ thống
Muốn biết đang có gì thì phải nhờ người rà lại rồi xuất báo cáo.
Hỏi bằng lời của bạn, trả lời ngay trên số đang có.
“Văn bản này trình ký cho ai?”
Người giỏi nhất phòng dành phần lớn thời gian cho phần đối chiếu lặp lại.
Phần lặp lại agent làm trong quyền bạn giao; phần cần quyết vẫn dừng ở bạn.
chờ bạn xem
Agent trong phân hệ này
Đứng sẵn trên chính lớp dữ liệu ở trên — và chạy trong quyền của người gọi.
Dữ liệu chảy thẳng sang các phân hệ khác — không nhập liệu lại.
Mọi giao dịch chảy thẳng sang các phân hệ liên quan trên một lớp dữ liệu — không nhập liệu lại, không ốc đảo.
Câu hỏi thường gặp.
Có phân quyền theo vai trò không?+
Có. Phân quyền theo vai trò, phòng ban và mức bảo mật cho từng tài liệu.
Có quản lý phiên bản và luồng duyệt không?+
Mỗi lần lưu là một phiên bản so sánh và khôi phục được; trình ký số đi qua nhiều cấp và để lại vết ai duyệt, lúc nào.
Có hỗ trợ OCR và ký số không?+
OCR đọc bản scan rồi lập chỉ mục để tìm được theo nội dung bên trong; ký số tích hợp với nhà cung cấp chứng thư số, giá trị pháp lý theo quy định của từng quốc gia.
EDM có gắn với nghiệp vụ không?+
Tài liệu treo thẳng vào chứng từ và quy trình sinh ra nó — mở hợp đồng là thấy đơn hàng, mở đơn hàng là thấy hợp đồng.
Thuật ngữ trong phân hệ này
Toàn bộ từ điểnXem phân hệ này vận hành trên dữ liệu của bạn.
Đặt lịch demo cấu hình theo đúng nghiệp vụ và quy mô của bạn.