DOKUMENTE – EDM
Dokumente mit Versionierung und Freigabe verwalten
Das EDM hält Dokumente (Prozesse, Formulare, Verträge) an einem Ort mit Versionskontrolle und Freigabe — jeder nutzt die aktuell gültige Fassung.
Ablegen & klassifizieren
- Gehen Sie zu Dokumente → Ordner und legen Sie eine Struktur nach Abteilung/Typ an.
- Laden Sie Dokumente hoch und versehen Sie sie mit Schlagworten, um sie leicht zu finden.
- Bestimmen Sie einen Dokumenteigentümer, der für die Aktualisierung verantwortlich ist.
Versionen & Freigabe
Jede Änderung erzeugt eine neue Version; die alte bleibt zur Nachverfolgung erhalten. Wichtige Dokumente durchlaufen vor der Herausgabe einen Freigabeworkflow, und nur die freigegebene Fassung wird als „gültig“ angezeigt.
Berechtigungen
Vergeben Sie Lese-/Schreibrechte nach Rolle und Abteilung — mit derselben RBAC wie die übrigen Module, sodass vertrauliche Dokumente nicht über ihren Bereich hinaus sichtbar werden.
TIPP
Verknüpfen Sie jedes Dokument mit einem Eigentümer und einem Überprüfungsdatum — „verwaiste“ Dokumente sind eine häufige Ursache dafür, dass Prozesse veralten.
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