Dienstleistungsunternehmen: Projekte, Personal und Cashflow in einem System.

Ein Dienstleistungsauftrag rutscht selten wegen eines großen Fehlers ins Minus; er blutet Stunde um Stunde aus, weil niemand diese Stunden zuordnen kann. Doch wenn die Arbeitszeit der Menschen, der Arbeitsfortschritt und die Finanzen an drei verschiedenen Orten liegen, erfahren Sie meist erst, dass ein Auftrag Verlust bringt, nachdem er ihn bereits gebracht hat. Dieser Beitrag analysiert, warum diese drei Datenstücke aus einer gemeinsamen Quelle gelesen werden müssen und unter welcher Bedingung die Zusammenführung Ihnen rechtzeitige Entscheidungen ermöglicht.

In Dienstleistungen entscheidet sich Gewinn und Verlust auf Projektebene

Anders als in Fertigung oder Einzelhandel ist das Produkt eines Dienstleistungsunternehmens im Wesentlichen die Zeit der Menschen. Ein Unternehmen kann eine positive Gesamtmarge haben und dennoch bei vielen Aufträgen im Minus sein – die profitablen Aufträge tragen nur die verlustbringenden, und niemand sieht das, bis zur Endabrechnung. Um den Gewinn steuern zu können, müssen Sie ihn genau dort sehen, wo er entsteht: bei jedem Projekt, jedem Auftrag, so nah an Echtzeit wie möglich.

Zeit ist Kosten – verknüpfen Sie sie mit dem Projekt

Der größte Kostenblock in Dienstleistungen sind die Arbeitsstunden. Wenn die Zeiterfassung direkt mit Projekt und Auftrag verknüpft wird – und nicht eine am Monatsende zusammengefasste Sammelstundenliste ist –, sehen Sie die realen Selbstkosten jedes Projekts, während es läuft. Ein Auftrag mit Pauschalangebot, der mehr Stunden verschlingt als geplant, tritt zutage, sobald die Stunden die Schwelle überschreiten, und nicht zwei Monate später, wenn die Buchhaltung fertig aufsummiert hat. Die Bedingung dafür ist sehr konkret: Die Arbeitszeit muss projektbezogen erfasst werden, und die Finanzabteilung muss genau diese Daten lesen und nicht eine erneut eingetippte Kopie.

Umsatz nach dem tatsächlichen Fortschritt erfassen

Viele Dienstleistungsaufträge erfassen den Umsatz nach dem Fertigstellungsgrad. Wenn der Fortschritt nur im Kopf des Projektleiters steckt und die Finanzabteilung ihn nur über eine E-Mail erfährt, ist die erfasste Umsatzzahl stets eine Schätzung. Wenn Fortschritt und Finanzen dieselben Daten lesen, folgt der erfasste Umsatz eng der tatsächlich geleisteten Arbeit, und der Ergebnisbericht je Auftrag ist stets aktuell, statt am Periodenende neu aufgebaut zu werden. Das ist zugleich die Grundlage für eine verlässliche Cashflow-Prognose, weil Sie wissen, welcher Arbeitsanteil bereits abrechenbar ist.

• Bereits verbrauchte Selbstkosten der Arbeitsstunden im Verhältnis zum Budget jedes Projekts.
• Tatsächlicher Fertigstellungsgrad im Vergleich zum bereits fakturierten Anteil.
• Geschätzte verbleibende Marge jedes Auftrags nach dem aktuellen Stundenverbrauch.
• Abrechenbare Stunden (billable) im Verhältnis zu den Gesamtstunden, je Person und je Projekt.
• Fällige Zahlungsmeilensteine, die noch nicht fakturiert oder noch nicht eingezogen sind.

Entscheiden, solange noch Zeit ist

Der wahre Wert der Zusammenführung ist nicht ein schönerer Bericht – sondern eine frühere Warnung. Ein Projekt, das aus der Marge rutscht, sollte ein Signal geben, während es noch läuft, wenn Sie den Umfang noch anpassen, mit dem Kunden neu verhandeln, passendere Personen einsetzen oder ausufernde Zusatzaufgaben eindämmen können. Kommt dieses Signal erst zur Endabrechnung, sind alle Optionen geschlossen und Ihnen bleibt nur, einen Verlust zu verbuchen. Auf einem einzigen System verkürzt sich der Abstand zwischen dem, was gerade geschieht, und dem, was Sie erfahren, so weit, dass Entscheidungen noch Bedeutung haben.

Die Zusammenführung trägt nur mit echter Zeiterfassung und ehrlichen Schätzungen

Ehrlich gesagt: Ein einheitliches System ist nur so genau wie seine Eingangsdaten. Wenn Mitarbeitende die Zeit am Wochenende aus dem Gedächtnis nachtragen oder Stunden aus Bequemlichkeit dem falschen Projekt zuordnen, sieht der Ergebnisbericht je Projekt glatt aus, ist aber falsch. Ebenso kann der vom Projektleiter selbst eingeschätzte Fertigstellungsgrad übermäßig optimistisch sein. Die Datenzusammenführung macht diese Abweichungen leichter sichtbar und leichter zuordenbar, aber sie ersetzt keine Kultur ehrlicher und rechtzeitiger Erfassung. Das ist ebenso sehr eine Verhaltensänderung wie eine Werkzeugänderung.

Woran Sie sehen, dass Ihre Projektdaten dreigeteilt sind

Einige Anzeichen, dass Ihre Projektdaten in drei Teile gespalten sind:

• Sie erfahren erst nach Abschluss, ob ein Auftrag Gewinn oder Verlust brachte.
• Zeiterfassung, Fortschritt und Finanzen leben in drei Werkzeugen, die nicht miteinander sprechen.
• Der Ergebnisbericht je Projekt muss jede Periode manuell aufgebaut werden und kommt stets zu spät.
• Der erfasste Umsatz beruht auf Fortschrittsschätzungen und nicht auf tatsächlich erfasster Arbeit.
• Sie können gerade jetzt nicht sagen, welches Projekt Stunden über Budget verbraucht.

Verknüpfen Sie zuerst die Zeiterfassung mit dem Projekt

Sie müssen nicht alles auf einmal einführen. Der erste Schritt ist fast immer, die Zeiterfassung mit dem Projekt zu verknüpfen, denn dort entstehen die Kosten und dort sind die Daten am häufigsten getrennt. Wählen Sie eine Gruppe laufender Projekte, verlangen Sie eine tägliche projektbezogene Stundenerfassung und verknüpfen Sie diese Daten mit dem Auftragsbudget. Schon allein die realen Selbstkosten der Arbeitsstunden in Echtzeit zu sehen, verändert Ihre Entscheidungsweise. Von dieser Grundlage aus weiten Sie auf die Umsatzerfassung nach Fortschritt und die Cashflow-Prognose aus. Das unveränderliche Prinzip: In Dienstleistungen ist es zu spät, erst nach der Endabrechnung von einem Verlustauftrag zu wissen – das Ziel der Zusammenführung ist, den Zeitpunkt Ihres Wissens vor den Zeitpunkt zu ziehen, an dem Sie noch etwas tun können.

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