Chạy trên hồ sơ nhân sự thật
Luồng ký đi theo sơ đồ tổ chức trong HRM, không phải một danh sách email chép tay. Nhân sự chuyển bộ phận thì luồng đi theo, không phải sửa từng quy trình.
Hành chính số là nhóm thứ ba của Apus Office, và là nhóm mà một bộ công cụ văn phòng thông thường không có. Văn bản đi/đến, luồng trình ký, con dấu và văn thư lưu trữ chạy trên cùng hồ sơ nhân sự, cùng sơ đồ tổ chức và cùng phân quyền với phần còn lại của Apus Platform.
Dành cho: Chánh văn phòng · Văn thư · Hành chính – Nhân sự · Pháp chế · Ban lãnh đạo
Soạn thảo, bảng tính, chat và họp là mặt bằng chung — hầu như bộ công cụ nào cũng làm được. Điều một doanh nghiệp Việt Nam thực sự vướng lại nằm ở lớp hành chính: một văn bản đến phải có số hiệu, có hạn xử lý, có người được phân công; một quyết định phải đi đúng thứ tự ký; một con dấu phải biết ai mượn, đóng lên bản nào. Đó là phần bộ office nước ngoài để trống, và là phần nhóm này sinh ra để làm.
Luồng ký đi theo sơ đồ tổ chức trong HRM, không phải một danh sách email chép tay. Nhân sự chuyển bộ phận thì luồng đi theo, không phải sửa từng quy trình.
Ai trình, ai duyệt, lúc nào, trên bản nào — nằm cùng chỗ với văn bản, nên khi được hỏi lại sau hai năm thì bằng chứng đã có sẵn chứ không phải đi dựng lại.
Nhân viên không phải nhớ thêm một địa chỉ và một mật khẩu. Trình ký nằm cạnh Chat, Task và Drive mà họ đã mở suốt ngày.
Văn bản đến được cấp số hiệu, gắn trích yếu, hạn xử lý và loại văn bản. Bản scan đi cùng bản ghi, không nằm rời trong hộp thư của một người.
Chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm, có hạn và có nhắc. Trao đổi quanh văn bản diễn ra ngay trên bản ghi đó thay vì trong một nhóm chat riêng.
Luồng ký nhiều cấp theo phân quyền, ký số qua chứng thư của các CA trong nước, rồi ghi nhận việc sử dụng con dấu vào sổ.
Văn bản đi được cấp số, gửi tới nơi nhận và đưa vào kho lưu trữ theo thời hạn bảo quản của loại hồ sơ đó.
Số hiệu, thời hạn bảo quản và các cấp ký là cấu hình theo quy chế của từng đơn vị, chốt trong quá trình triển khai. Phần mềm hỗ trợ thực thi quy chế, không thay quy chế.
Ở hai nhóm đầu của Apus Office thì gần như tương đương — tài liệu, chat, họp, lịch. Khác biệt nằm ở nhóm này: sổ văn bản có số hiệu và hạn xử lý, luồng trình ký theo sơ đồ tổ chức, quản lý con dấu và văn thư lưu trữ theo thời hạn bảo quản. Đó là phần các bộ office quốc tế để trống vì nó gắn với cách hành chính vận hành ở đây.
Có. Luồng trình ký nối với các nhà cung cấp chứng thư số trong nước; danh sách nhà cung cấp cụ thể nằm ở trang tích hợp. Phạm vi và cách cấu hình chốt trong thiết kế giải pháp.
Hai thứ khác nhau và đi cùng nhau. Nhóm này lo VÒNG ĐỜI HÀNH CHÍNH của văn bản — vào sổ, phân công, trình ký, ban hành. Phân hệ EDM lo kho tài liệu doanh nghiệp: phiên bản, phân loại và liên kết tài liệu với chứng từ nghiệp vụ sinh ra nó.
Được, và đó là ranh giới với PM/PPM: việc hành chính ở lại đây, còn khi một việc cần tiến độ, nguồn lực và chi phí thì nó nâng cấp thành task dự án trong PM/PPM mà không phải nhập lại từ đầu.
Trên Apus Platform thì không — Apus Office đi kèm mọi edition, bạn không phải mua thêm. Bản bán rời dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa nằm ở Apus Suite.
Mang theo một quyết định thật và một luồng ký thật — buổi demo dựng lại đúng chúng trên dữ liệu mẫu.