Bỏ qua để tới nội dung chính
Đăng nhập
Apus Platform
Xem toàn bộ Apus Office
APUS OFFICE · HÀNH CHÍNH SỐ

Văn bản, trình ký và con dấu — nằm ngay nơi công việc diễn ra.

Hành chính số là nhóm thứ ba của Apus Office, và là nhóm mà một bộ công cụ văn phòng thông thường không có. Văn bản đi/đến, luồng trình ký, con dấu và văn thư lưu trữ chạy trên cùng hồ sơ nhân sự, cùng sơ đồ tổ chức và cùng phân quyền với phần còn lại của Apus Platform.

Dành cho: Chánh văn phòng · Văn thư · Hành chính – Nhân sự · Pháp chế · Ban lãnh đạo

KHÁC BIỆT Ở ĐÂU

Bộ office nào cũng có tài liệu và chat. Chỗ này thì không.

Soạn thảo, bảng tính, chat và họp là mặt bằng chung — hầu như bộ công cụ nào cũng làm được. Điều một doanh nghiệp Việt Nam thực sự vướng lại nằm ở lớp hành chính: một văn bản đến phải có số hiệu, có hạn xử lý, có người được phân công; một quyết định phải đi đúng thứ tự ký; một con dấu phải biết ai mượn, đóng lên bản nào. Đó là phần bộ office nước ngoài để trống, và là phần nhóm này sinh ra để làm.

Chạy trên hồ sơ nhân sự thật

Luồng ký đi theo sơ đồ tổ chức trong HRM, không phải một danh sách email chép tay. Nhân sự chuyển bộ phận thì luồng đi theo, không phải sửa từng quy trình.

Vết ở lại sau khi việc xong

Ai trình, ai duyệt, lúc nào, trên bản nào — nằm cùng chỗ với văn bản, nên khi được hỏi lại sau hai năm thì bằng chứng đã có sẵn chứ không phải đi dựng lại.

Không phải một cổng rời

Nhân viên không phải nhớ thêm một địa chỉ và một mật khẩu. Trình ký nằm cạnh Chat, Task và Drive mà họ đã mở suốt ngày.

VÒNG ĐỜI MỘT VĂN BẢN

Từ lúc văn bản đến, tới lúc nó nằm đúng chỗ trong kho lưu trữ.

  1. 01

    Tiếp nhận & vào sổ

    Văn bản đến được cấp số hiệu, gắn trích yếu, hạn xử lý và loại văn bản. Bản scan đi cùng bản ghi, không nằm rời trong hộp thư của một người.

  2. 02

    Phân công & xử lý

    Chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm, có hạn và có nhắc. Trao đổi quanh văn bản diễn ra ngay trên bản ghi đó thay vì trong một nhóm chat riêng.

  3. 03

    Trình ký & đóng dấu

    Luồng ký nhiều cấp theo phân quyền, ký số qua chứng thư của các CA trong nước, rồi ghi nhận việc sử dụng con dấu vào sổ.

  4. 04

    Ban hành & lưu trữ

    Văn bản đi được cấp số, gửi tới nơi nhận và đưa vào kho lưu trữ theo thời hạn bảo quản của loại hồ sơ đó.

Số hiệu, thời hạn bảo quản và các cấp ký là cấu hình theo quy chế của từng đơn vị, chốt trong quá trình triển khai. Phần mềm hỗ trợ thực thi quy chế, không thay quy chế.

TRONG NHÓM NÀY CÓ GÌ

Tám công cụ, một không gian làm việc.

Văn thư & trình ký

  • Văn bản đi/đếnSổ văn bản có số hiệu, trích yếu, hạn xử lý, người được phân công và trạng thái. Tìm lại được bằng số hiệu, bằng đơn vị hoặc bằng nội dung.
  • Trình kýLuồng nhiều cấp theo sơ đồ tổ chức; ký số qua CA trong nước; ký thay và uỷ quyền khi vắng mặt đều để lại vết.
  • Con dấu & văn thư lưu trữSổ theo dõi việc sử dụng con dấu, và kho lưu trữ bản gốc theo thời hạn bảo quản của từng loại hồ sơ.

Biểu mẫu & tiện ích nội bộ

  • Biểu mẫu điện tửĐơn nghỉ phép, đề nghị tạm ứng, đề xuất mua sắm — theo mẫu của đơn vị, đi thẳng vào luồng duyệt đã có thay vì in ra ký tay.
  • Tiện ích nội bộĐặt xe, phòng họp và suất ăn ở một chỗ, có hạn mức và người duyệt, và ghi nhận chi phí về đúng đơn vị sử dụng.

Truyền thông & tri thức nội bộ

  • Truyền thông nội bộThông báo tới đúng phòng ban hoặc toàn công ty, kèm xác nhận đã đọc — thứ một nhóm chat không cho bạn. Đi kèm không gian nội bộ (mạng nội bộ) cho những trao đổi không thuộc phòng ban nào.
  • Wiki nội bộQuy chế, quy trình và hướng dẫn ở nơi người mới thực sự tìm, gắn được vào chính biểu mẫu và luồng duyệt liên quan.
  • Lịch công tác lãnh đạoLịch tuần của ban lãnh đạo, công bố theo đúng phạm vi được phép xem.
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Ranh giới của nhóm hành chính số.

Chỗ này khác gì Google Workspace hay Lark?

Ở hai nhóm đầu của Apus Office thì gần như tương đương — tài liệu, chat, họp, lịch. Khác biệt nằm ở nhóm này: sổ văn bản có số hiệu và hạn xử lý, luồng trình ký theo sơ đồ tổ chức, quản lý con dấu và văn thư lưu trữ theo thời hạn bảo quản. Đó là phần các bộ office quốc tế để trống vì nó gắn với cách hành chính vận hành ở đây.

Có ký số theo chứng thư của Việt Nam không?

Có. Luồng trình ký nối với các nhà cung cấp chứng thư số trong nước; danh sách nhà cung cấp cụ thể nằm ở trang tích hợp. Phạm vi và cách cấu hình chốt trong thiết kế giải pháp.

Đây có phải quản lý tài liệu (EDM) không?

Hai thứ khác nhau và đi cùng nhau. Nhóm này lo VÒNG ĐỜI HÀNH CHÍNH của văn bản — vào sổ, phân công, trình ký, ban hành. Phân hệ EDM lo kho tài liệu doanh nghiệp: phiên bản, phân loại và liên kết tài liệu với chứng từ nghiệp vụ sinh ra nó.

Một công việc trong đây có thành dự án được không?

Được, và đó là ranh giới với PM/PPM: việc hành chính ở lại đây, còn khi một việc cần tiến độ, nguồn lực và chi phí thì nó nâng cấp thành task dự án trong PM/PPM mà không phải nhập lại từ đầu.

Mua riêng nhóm này được không?

Trên Apus Platform thì không — Apus Office đi kèm mọi edition, bạn không phải mua thêm. Bản bán rời dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa nằm ở Apus Suite.

Xem hành chính số chạy trên chính quy chế của bạn.

Mang theo một quyết định thật và một luồng ký thật — buổi demo dựng lại đúng chúng trên dữ liệu mẫu.

noindex