Unifier finance et RH Numériser les processus Collaboration multi-campus
Conçu pour: Direction · Finance · RH
Le périmètre des modules, le modèle de déploiement et les responsabilités de chaque partie sont définis par entreprise pendant la phase d'audit.
ÉDUCATION
PlanningDossiers
AdmissionsFraisBibliothèqueQualité
Frais perçus à temps98,4%
Approbations internes1,4 jour−60%
Campus consolidés12
Chiffres illustratifs issus de déploiements réels.
POINTS DE FRICTION
Chaque campus fait tourner son propre système.
POINTS DE FRICTION
RÉSULTATS
POINTS DE FRICTION→RÉSULTATS
Finance et RH cloisonnées
Nombreux campus, difficile de consolider le reporting et les RH.
1 plateforme
Unifier le multi-campus
Processus et documents manuels
Approbations, documents et dossiers non numérisés.
Moins de paperasse
Automatisation
Collaboration multi-campus limitée
Aucun espace de travail partagé ni e-office.
Collaboration fluide entre campus
E-office partagé
Les résultats sont indicatifs ; le niveau d'amélioration dépend des processus, de la qualité des données et du périmètre de déploiement de chaque entreprise.
CHAÎNE DE VALEUR DU SECTEUR
De la campagne d’admission au rapport de fin de période.
Chaque étape a un module derrière elle, si bien qu’aucune étape n’attend qu’un autre campus envoie son fichier pour continuer.
Les agents ne sont pas branchés à côté de cette chaîne : chaque étape en a un, posé sur son propre module et exécuté dans les droits de l'utilisateur — aucun connecteur ne relie deux étapes.
Une journée dans l'administration, quand tous les campus partagent un système.
Une demande venue du campus le plus éloigné passe par le secrétariat, les RH, la finance puis la direction dans la même matinée — personne n'a besoin de renvoyer un fichier.
Responsable de l'administration
Objectif
Faire circuler documents et validations dans les délais entre les campus.
Modules
EDM
Apus Office
01Ouvrez le registre du courrier entrant du jour, classez chaque pièce et orientez-la vers le bon service avec un délai de réponse.
02Créez une note de soumission pour une demande venue d'un autre campus : joignez le dossier, choisissez le circuit de validation par niveau.
03Voyez à quelle étape se trouve un dossier et qui le détient — au lieu d'appeler chaque service.
04Envoyez le document validé à la signature électronique, publiez-le et classez-le selon sa durée de conservation.
05En fin de journée, lisez la liste des dossiers proches de l'échéance et relancez avant qu'ils ne la dépassent.
Responsable des ressources humaines
Objectif
Gérer effectifs, pointage et formation de tous les campus sur un seul dossier.
Modules
HRM
01Ouvrez HRM → Mouvements de personnel : arrivées, mutations entre campus et fins de contrat de la période.
02Clôturez le pointage d'un campus : le système le confronte aux emplois du temps, aux congés et aux gardes validés.
03Lancez la paie par campus et vérifiez les écarts avant de transmettre à la finance.
04Ouvrez le plan de formation interne : inscriptions, émargement et attestations classées au dossier de chacun.
05Lisez la structure des effectifs par campus et par discipline pour préparer la prochaine année scolaire.
Directeur financier
Objectif
Consolider plusieurs campus sans recoller de tableurs.
Modules
Finance
BI
01Ouvrez Finance → Demandes de dépense à valider, filtrées par campus et par ligne budgétaire.
02Validez une demande : le système montre la part engagée de la ligne et ce qu'il en reste.
03Rapprochez le coût de personnel reçu de la paie avec ce qui a été comptabilisé et traitez l'écart.
04Lancez le rapport consolidé multi-entités — sans rassembler les fichiers de chaque campus.
05Ouvrez le tableau de bord qui compare les coûts de fonctionnement entre campus, prêt pour la réunion de direction.
Direction générale
Objectif
Voir tout le groupe sur un écran avant la réunion de direction.
Modules
BI
Apus Office
01Ouvrez le tableau de bord multi-campus : effectifs, coûts de fonctionnement et programmes en cours.
02Descendez dans un campus qui s'écarte du plan → jusqu'à la ligne budgétaire et au responsable.
03Ouvrez un programme d'investissement en cours : avancement, budget consommé et jalons restants.
04Affectez une tâche directement depuis le rapport et suivez-la dans l'espace de travail partagé.
05Validez les dossiers en attente de signature finale — depuis un téléphone si vous êtes en déplacement sur un campus.
Les étapes décrivent le flux standard sur exactement les modules ci-dessus. Votre schéma juridique, vos niveaux de validation et les habilitations par campus sont arrêtés pour votre organisation pendant la phase d'audit.
CE QUE FONT LES AGENTS
Rapprochements, relances d’échéances, résumés et consolidations : la part répétitive de la journée ci-dessus.
CE QUE TRANCHENT LES HUMAINS
Valider une dépense, arrêter un plan, signer : tout ce qui demande un jugement reste chez une personne.
9 mois
Délai de rentabilisation (Edufit)
RÉSULTATS RÉELS
Transformation numérique de bout en bout : automatisation des processus, productivité accrue et retour sur investissement plus rapide.
Edufit · Éducation · 3 000+ collaborateurs
Finance, RH et processus internes unifiés au sein d'un groupe éducatif multi-campus.
Cartographier les processus actuels, les systèmes en place, les propriétaires de données et les modules à activer.
02
Standardiser & configurer
Arrêter les processus standards, configurer le système autour d'eux, fixer les rôles et les habilitations.
03
Reprise & marche en parallèle
Charger référentiels et soldes d'ouverture depuis les modèles, faire tourner en parallèle, rapprocher puis corriger les écarts.
04
Go-live & extension
Passer en exploitation réelle avec une équipe d'accompagnement, recetter sur checklist, activer d'autres modules ensuite.
Démarrer sur un périmètre aux frontières nettes est systématiquement plus rapide et plus sûr que tout activer d'un coup — l'extension se fait ensuite sur des données déjà en production.
Pas adapté à ce stade si vous avez besoin
De remplacer immédiatement un système métier qui fait référence
De personnalisations profondes hors processus standard avant la mise en exploitation
De décisions automatisées remplaçant l'humain sur des points de contrôle significatifs
De reprendre plusieurs années d'historique sans nettoyage préalable des sources
Ce que les directions d’établissement demandent en premier.
Consolide-t-il la finance multi-campus ?+
Oui. Reporting consolidé automatique multi-entités/campus sur une seule couche de données.
Numérise-t-il les processus et documents internes ?+
Oui. L'EDM et l'e-office numérisent les approbations, documents et dossiers, avec signature électronique.
Gère-t-il les RH et la paie ?+
Oui. Le HRM gère les dossiers, le pointage, la paie et la formation sur l'ensemble des campus.
Une référence client dans l'éducation ?+
Edufit (3 000+ collaborateurs) est un client mis en avant dans ce secteur.
Combien de temps dure le déploiement et que comprend le coût ?+
La durée dépend du nombre de modules, d'entités juridiques et de la complexité des processus ; le template sectoriel Essentials s'engage sur un go-live en 90-120 jours. Le coût comporte trois lignes, annoncées d'emblée : le déploiement (ponctuel), l'utilisation facturée à la capacité (récurrent, jamais par utilisateur) et la reprise de données (facturée à part).
Que deviennent nos données sous Excel ou dans un ancien logiciel ?+
Apus fournit des modèles d'import standards pour les référentiels, le stock initial et les créances initiales : vos équipes les chargent, et cette partie est incluse. Si vous souhaitez qu'Apus mappe, nettoie et charge à votre place, ou reprenne plusieurs années d'historique, cela relève de la ligne reprise de données facturée à part.
Voyez la plateforme tourner sur les données de vos campus.
Réservez une démo construite sur votre nombre de campus, votre structure juridique et vos circuits d’approbation actuels.
