Normaliser l'interne, autour des systèmes métier en place.
Courrier entrant et sortant, parapheur, sceaux et archivage avancent avec le budget, les achats, les actifs et les RH — sur votre propre infrastructure.
Systèmes métier inchangés Déployé sur votre infrastructure Chaque action laisse une trace
Pour: Direction · Secrétariat général · Finances · Ressources humaines · DSI
Le périmètre des données, le modèle de déploiement et les responsabilités de chacun sont définis par organisation.
SECTEUR PUBLIC
Courrier entrantArchivage
EnregistrementParapheurSceau
Administration numériqueBudgetActifs publicsRH
Système de référenceSystèmes métier
PérimètreFonctionnement interne
DéploiementSur votre infrastructure
Le périmètre et les points d'intégration sont définis par organisation.
FRONTIÈRE DES SYSTÈMES
Les systèmes métier servent le public. Apus fait tourner la machine interne.
Aucun portail de services publics ni base métier n'est remplacé pour installer Apus. Chaque groupe de données, droit d'écriture et point d'intégration est arrêté avant toute connexion.
1
Les systèmes métier gardent
Le portail de services publics et les dossiers de guichet unique
Les bases de référence des ministères et agences
Les états et statistiques réglementaires
Le socle d'échange de documents et les certificats numériques
L'instruction métier propre au domaine
→↓
2
Une frontière d'intégration maîtrisée
Référentiels partagés et source propriétaire
Connexion via la norme d'échange de documents
Journaux d'envoi/réception et accusés
Chiffres rapprochés avant tout état
Classification des données et durées de conservation
→↓
3
Apus gère le fonctionnement interne
Courrier entrant/sortant, parapheur, sceaux et archivage
Une journée dans la machine interne, pendant que les systèmes métier tournent comme avant.
Les dossiers des usagers restent sur le portail de services publics et dans les systèmes métier. Les quatre personnes ci-dessous s'occupent du reste : courrier, budget, actifs et agents de l'organisation elle-même.
Secrétariat & archivage
Objectif
Le courrier arrive à la bonne personne dans les délais, et se retrouve des années plus tard.
Modules
Courrier & parapheur
Archivage
01Enregistrez le courrier entrant du jour, classez-le et orientez-le vers le bon service avec un délai de traitement.
02Créez un bordereau pour un dossier qui demande l'avis de la direction et choisissez le circuit de signature par niveau.
03Voyez à quelle étape se trouve un dossier et qui le détient, au lieu d'appeler chaque service.
04Publiez le courrier sortant une fois signé électroniquement, transmettez-le par la plateforme d'échange interadministrations et conservez le journal des envois et des réceptions.
05Classez le dossier terminé avec sa durée de conservation et ses droits de consultation.
Finances de l'organisation
Objectif
Prévisions, achats et actifs sur une même ligne de chiffres.
Modules
Prévisions & budget
Achats
01Ouvrez les prévisions annuelles par ligne : la part déjà engagée et ce qu'il en reste.
02Recevez les demandes d'achat des services, vérifiez que la prévision les couvre encore, et seulement ensuite transmettez-les en validation.
03Suivez les contrats signés et leur exécution ; la publication de l'avis et le choix de l'attributaire restent sur la plateforme nationale des marchés publics.
04Enregistrez l'actif né de la réception, directement au registre des actifs de l'organisation.
05Préparez les chiffres du compte financier à partir de pièces déjà présentes dans le système, sans rassembler de fichiers.
Ressources humaines
Objectif
Dossiers agents, présence et agenda de travail au même endroit.
Modules
Ressources humaines
Agenda de direction
01Ouvrez un dossier agent : parcours, grade, diplômes et certificats.
02Enregistrez une décision de mutation ou de nomination et mettez à jour le dossier avec la pièce d'origine.
03Clôturez la présence du mois face aux congés et aux missions validés.
04Établissez l'agenda de travail de la direction et informez les services concernés.
05Sortez la structure des effectifs par service et par unité rattachée dès qu'un état est demandé.
Direction de l'organisation
Objectif
Pouvoir valider de n'importe où, et voir ce qui bloque.
Modules
Apus Office
États internes
01Ouvrez les dossiers en attente de votre avis, avec toutes leurs pièces jointes.
02Signez électroniquement les documents en état de l'être, même en déplacement.
03Lisez les dossiers en retard par service et relancez avant qu'ils ne deviennent un incident.
04Ouvrez les états internes : situation des prévisions, des achats et des actifs.
05Confiez un dossier au service compétent directement depuis la pièce et suivez-le jusqu'à sa clôture.
Toutes les étapes relèvent du fonctionnement interne. Apus ne remplace ni le portail de services publics, ni le guichet unique, ni les bases de données métier, ni les systèmes de reporting réglementaire des ministères et des administrations.
CE QUE FONT LES AGENTS
Rapprochements, relances d’échéances, résumés et consolidations : la part répétitive de la journée ci-dessus.
CE QUE TRANCHENT LES HUMAINS
Valider une dépense, arrêter un plan, signer : tout ce qui demande un jugement reste chez une personne.
DÉPLOIEMENT DANS L'ORGANISATION
Un chemin clair pour les données et les responsabilités.
01
Identifier le système de référence
Cartographier systèmes métier, portail public, données partagées et responsables.
02
Commencer par l'administration interne
Courrier, validations et archivage d'abord — rien qui touche l'instruction des usagers.
03
Configurer droits et traçabilité
Arrêter rôles par fonction, niveaux de validation, délais et preuves laissées par chaque action.
04
Piloter puis étendre
Un bureau ou une unité d'abord, réunir les preuves, puis généraliser.
Le modèle de déploiement et la localisation des données sont évalués au regard de la réglementation applicable et de la classification des données.
PÉRIMÈTRE ADAPTÉ
Adapté aux organisations à plusieurs entités et plusieurs niveaux de validation.
Administrations avec entités rattachées
Normaliser courrier, validations et remontées entre l'administration centrale et ses entités.
Établissements publics
Écoles, instituts, centres : finances, RH, actifs et archives sur une même plateforme.
Maîtrises d'ouvrage sur budget public
Suivre prévisions, achats, marchés et actifs issus des opérations.
CONTRÔLES AVANT MISE EN SERVICE
Chaque déploiement commence par trois questions.
01
Quel système possède cette donnée ?
Identifier la source de vérité, les droits d'écriture et le responsable avant de connecter.
02
Où la donnée est-elle stockée, et combien de temps ?
Arrêter classification, localisation, durée de conservation et modalités de destruction.
03
Où sont les preuves en cas de contrôle ?
Concevoir dès le départ l'historique des validations, modifications, consultations et exports.
Le logiciel aide à appliquer les règles ; il ne reprend pas la responsabilité de l'organisation.
QUESTIONS FRÉQUENTES
Ce que les organisations demandent en instruisant le dossier.
Apus remplace-t-il le portail de services publics ou le guichet unique ?+
Non. Le portail et les systèmes métier restent le système de référence pour les dossiers des usagers. Apus se concentre sur le fonctionnement interne de l'organisation.
Peut-on déployer sur notre propre infrastructure ?+
Oui. Au-delà du SaaS, Apus propose le déploiement sur site et la remise du code source. Le choix final dépend de la réglementation applicable, de la classification des données et des capacités d'exploitation.
Qu'en est-il de la signature électronique et de l'échange de documents ?+
Le flux de validation est conçu pour fonctionner avec la signature électronique et la norme d'échange en vigueur. Normes applicables, prestataires de certificats et périmètre d'échange sont définis par déploiement.
Les achats réglementés sont-ils pris en charge ?+
Apus suit demandes, prévisions, engagements, marchés et exécution. La publication et la sélection des soumissionnaires restent sur la plateforme nationale des marchés publics.
Comment démarre une mission ?+
Généralement par le dossier de compétences et un atelier de cadrage, puis un pilote sur un bureau ou une entité avant généralisation.
Commencer par le dossier de compétences.
Apus transmet le dossier de compétences, les modèles de déploiement et le périmètre des données pour instruction, avant toute discussion de configuration.
