Clôture consolidée de 14 campus : de 12 jours à 5 — amorti en 9 mois.
Un groupe éducatif de plus de 3 000 collaborateurs a réuni finance, RH, validations et documents de 14 campus sur une seule plateforme — les chiffres de direction se rafraîchissent chaque jour, au lieu d'attendre la fin du mois.
Chiffres fournis par les clients eux-mêmes et publiés avec leur accord, mesurés dans le périmètre et sur la période indiqués pour chaque indicateur. Les résultats varient selon la taille de l'entreprise, le secteur et le degré de normalisation des données de départ.
Edufit est un groupe éducatif multi-niveaux : 14 campus répartis sur 3 provinces et plus de 3 000 enseignants et collaborateurs. Le groupe ouvre de nouveaux campus chaque année — et chaque nouveau campus ajoutait autrefois un jeu de comptes supplémentaire à consolider.
Au lancement du projet, chaque campus utilisait encore son propre logiciel comptable — trois systèmes différents plus des centaines de tableurs ; la consolidation était assemblée à la main par e-mail en fin de mois, et les validations circulaient sur papier et par messagerie. La direction ne voyait la situation d'ensemble que lorsque le mois suivant était déjà à moitié écoulé.
En 5 mois environ, le groupe a fait passer ses 14 campus en SaaS : les comptes se sont rejoints sur un plan comptable commun avec écritures intragroupe automatiques, 40+ circuits de validation sont passés sur E-office, le rapprochement des frais de scolarité a été branché directement sur la passerelle d'encaissement, et la direction dispose d'un tableau de bord BI consolidé.
Avant / après — avec période et méthode de mesure.
| Indicateur | Avant | Après | Période & méthode |
|---|---|---|---|
| Clôture mensuelle consolidée | 12 jours | 5 jours | Après 6 mois d'exploitation · mesuré sur des cycles de clôture consécutifs |
| Délai moyen de validation | 3,5 jours/demande | 2,1 jours/demande | 40+ circuits sur E-office · journaux système |
| Écarts de frais de scolarité traités à la main | ~180 transactions/mois | < 20 transactions/mois | Rapprochement automatique avec la passerelle d'encaissement |
| Reporting de direction multi-campus | Fin de mois (T+12) | Quotidien (T+1) | Tableau de bord BI consolidé, à l'échelle du groupe |
Chiffres fournis par les clients eux-mêmes et publiés avec leur accord, mesurés dans le périmètre et sur la période indiqués pour chaque indicateur. Les résultats varient selon la taille de l'entreprise, le secteur et le degré de normalisation des données de départ.
De la découverte à la mise en production.
Deux ans de données issues de 3 systèmes comptables ont dû être re-mappées ligne à ligne vers le plan comptable commun — une charge supérieure à l'estimation. L'équipe a changé de plan : mise en production par vagues plutôt qu'en une seule fois (4 grands campus d'abord, puis 10 en 2 vagues). Le calendrier global de ~5 mois a tenu, et chaque vague est entrée en production plus vite que la précédente.
“Avant, les réunions du conseil attendaient une semaine que la comptabilité assemble les chiffres. Aujourd'hui, les 14 campus tiennent sur un seul écran, actualisé chaque jour — nous décidons pendant la réunion, pas après.”
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