APUS OFFICE · 디지털 행정

문서와 결재와 직인을, 일이 벌어지는 그 자리에.

디지털 행정은 Apus Office의 세 번째 그룹이며, 일반 오피스 제품군에는 없는 부분입니다. 수발신 문서, 결재선, 직인 관리, 기록물 보존이 Apus Platform의 나머지와 같은 인사 기록, 같은 조직도, 같은 권한 위에서 돌아갑니다.

대상: 총무 책임자 · 문서 담당 · 인사총무 · 법무 · 경영진

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차이가 있는 지점

문서와 채팅은 어느 오피스 제품군에나 있습니다. 이 부분은 없습니다.

작성과 스프레드시트와 채팅과 회의는 기본입니다. 거의 모든 도구가 해냅니다. 조직이 실제로 막히는 지점은 한 층 아래에 있습니다. 접수한 문서에는 문서번호와 처리 기한과 이름이 적힌 담당자가 있어야 하고, 결재는 정해진 순서를 지나가야 하며, 직인은 누가 언제 꺼내 어느 부본에 찍었는지 남아야 합니다. 일반 오피스 제품군이 비워 둔 자리가 바로 여기이고, 이 그룹이 존재하는 이유입니다.

실제 인사 기록 위에서 돕니다

결재선이 HRM의 조직도를 따라갑니다. 손으로 관리하는 메일 주소 목록이 아닙니다. 담당자가 부서를 옮기면 결재선도 따라가므로 절차를 하나씩 고치지 않아도 됩니다.

기록은 업무보다 오래 남습니다

누가 올렸고 누가 언제 어느 버전에서 승인했는지가 문서와 같은 자리에 남습니다. 이 년 뒤에 다시 질문이 와도 근거를 새로 만들 필요 없이 이미 있습니다.

별도 포털이 아닙니다

직원이 주소와 비밀번호를 하나 더 외우지 않습니다. 결재는 하루 종일 열어 두는 채팅과 업무와 드라이브 옆에 있습니다.

문서 한 건의 생애

문서가 도착한 순간부터 보존 서고의 제자리에 놓이기까지.

01
접수와 등록
접수 문서에 문서번호와 제목과 처리 기한과 문서 종류를 부여합니다. 스캔본은 기록과 함께 움직이며 한 사람의 메일함에 남지 않습니다.
02
배정과 처리
책임 부서나 담당자에게 기한과 알림을 붙여 넘깁니다. 문서를 둘러싼 논의도 그 기록 위에서 이루어지고 별도 채팅방으로 흩어지지 않습니다.
03
결재와 직인
권한에 따른 다단계 결재선, 인증기관을 통한 전자서명, 그리고 직인 사용을 대장에 기록합니다.
04
시행과 보존
발신 문서에 번호를 부여해 수신처로 보내고, 해당 기록물 종류의 보존 기간에 따라 서고에 편철합니다.

문서번호 체계와 보존 기간과 결재 단계는 각 기관의 규정에 맞춰 설정하며 구축 과정에서 확정합니다. 소프트웨어는 규정의 집행을 돕지 규정을 대신하지 않습니다.

이 그룹에 들어 있는 것

여덟 가지 도구, 하나의 업무 공간.

문서와 결재

수발신 문서문서번호와 제목과 처리 기한과 담당자와 상태가 붙은 문서 대장입니다. 번호로도 부서로도 내용으로도 찾을 수 있습니다.
결재선조직도에 따른 다단계 결재, 인증기관을 통한 전자서명, 전결과 대결 모두 기록을 남깁니다.
직인과 기록물 보존직인 사용 대장과, 기록물 종류별 보존 기간에 맞춰 원본을 지키는 서고입니다.

서식과 사내 편의

전자 서식휴가와 가지급과 구매 요청을 기관의 자체 양식으로 올리고, 인쇄해 손으로 서명하는 대신 기존 결재선으로 그대로 들어갑니다.
사내 편의 서비스차량과 회의실과 식사를 한곳에서 신청하고, 한도와 승인자를 두며, 비용은 사용한 부서로 붙습니다.

사내 소통과 지식

사내 소통필요한 부서나 전사에 공지를 보내고 읽음 확인까지 받습니다. 채팅방이 주지 못하는 부분입니다. 어느 부서에도 속하지 않는 이야기를 위한 사내 공간(사내망)도 함께 제공합니다.
사내 위키규정과 절차와 안내를 신규 입사자가 실제로 찾아보는 자리에 두고, 관련 서식과 결재선에서 바로 걸어 둘 수 있습니다.
경영진 일정경영진의 주간 일정을 열람이 허용된 범위에만 공개합니다.

자주 묻는 질문

디지털 행정 그룹의 경계.

Google Workspace나 Lark와 무엇이 다릅니까?

Apus Office의 앞선 두 그룹은 대체로 비슷합니다. 문서와 채팅과 회의와 일정이 그렇습니다. 차이는 이 그룹에 있습니다. 처리 기한이 붙은 번호 대장, 조직도를 따르는 결재선, 직인 관리와 법정 보존입니다. 국제적인 오피스 제품군이 비워 두는 부분이며, 여기의 행정이 실제로 돌아가는 방식에 묶여 있기 때문입니다.

국내 인증기관으로 전자서명이 됩니까?

됩니다. 결재선이 국내 공인인증 사업자와 연결되며, 구체적인 목록은 연동 페이지에 있습니다. 범위와 설정은 솔루션 설계 단계에서 확정합니다.

이것이 문서관리(EDM)입니까?

서로 다르고 함께 움직입니다. 이 그룹은 문서의 행정적 생애를 맡습니다. 등록하고 배정하고 결재하고 시행하는 일입니다. EDM 모듈은 기업 문서 보관소를 맡습니다. 버전과 분류, 그리고 문서를 만들어 낸 업무 전표와의 연결입니다.

여기 업무가 프로젝트가 될 수 있습니까?

됩니다. 그것이 PM/PPM과의 경계입니다. 행정 업무는 여기 남고, 일정과 자원과 원가가 필요해지는 순간 다시 입력하지 않고 PM/PPM의 프로젝트 업무로 승격됩니다.

이 그룹만 따로 살 수 있습니까?

Apus Platform에서는 그럴 수 없습니다. Apus Office가 모든 에디션에 포함되므로 추가로 살 것이 없습니다. 중소기업용으로 따로 판매하는 에디션은 Apus Suite에 있습니다.

귀사의 규정 위에서 디지털 행정이 도는 모습을 보십시오.

실제 결재 문서 한 건과 실제 결재선 하나를 가져오시면, 데모에서 그대로 재현해 드립니다.