Chốt sổ hợp nhất 14 cơ sở: từ 12 ngày còn 5 ngày — hoàn vốn sau 9 tháng.
Tập đoàn giáo dục hơn 3.000 nhân sự đưa tài chính, nhân sự, phê duyệt và tài liệu của 14 cơ sở về một nền tảng — số liệu điều hành cập nhật hằng ngày thay vì chờ hết tháng.
Số liệu do chính khách hàng cung cấp và đồng ý công bố, đo trong phạm vi và kỳ nêu ở mỗi chỉ số. Kết quả thay đổi theo quy mô, ngành và mức độ chuẩn hoá dữ liệu ban đầu.
Edufit là tập đoàn giáo dục liên cấp với 14 cơ sở tại 3 tỉnh/thành và hơn 3.000 giáo viên, nhân viên. Mỗi năm tập đoàn mở thêm cơ sở mới — và mỗi cơ sở mới lại thêm một bộ sổ sách cần hợp nhất.
Ở thời điểm khởi động, mỗi cơ sở vẫn dùng phần mềm kế toán của riêng mình — ba hệ thống khác nhau cùng hàng trăm file Excel; số liệu hợp nhất được gom thủ công qua email cuối tháng, phê duyệt chạy bằng giấy và tin nhắn. Ban điều hành nhận được bức tranh toàn hệ thống khi tháng kế tiếp đã chạy được gần nửa.
Trong khoảng 5 tháng, tập đoàn đưa 14 cơ sở lên SaaS: sổ cái gom về một hệ thống tài khoản chung với bút toán nội bộ tự động, 40+ quy trình phê duyệt chuyển lên E-office, đối soát học phí nối thẳng với cổng thu, và ban điều hành có một dashboard BI hợp nhất.
Trước — sau, kèm mốc thời gian và cách đo.
| Chỉ số | Trước | Sau | Thời gian & cách đo |
|---|---|---|---|
| Chốt sổ hợp nhất tháng | 12 ngày | 5 ngày | Sau 6 tháng vận hành · đo trên các chu kỳ đóng sổ liên tiếp |
| Thời gian phê duyệt trung bình | 3,5 ngày/phiếu | 2,1 ngày/phiếu | 40+ quy trình trên E-office · log hệ thống |
| Sai lệch đối chiếu học phí phải xử lý tay | ~180 giao dịch/tháng | < 20 giao dịch/tháng | Đối soát tự động với cổng thu học phí |
| Báo cáo điều hành đa cơ sở | Cuối tháng (T+12) | Hằng ngày (T+1) | Dashboard BI hợp nhất toàn hệ thống |
Số liệu do chính khách hàng cung cấp và đồng ý công bố, đo trong phạm vi và kỳ nêu ở mỗi chỉ số. Kết quả thay đổi theo quy mô, ngành và mức độ chuẩn hoá dữ liệu ban đầu.
Từ khảo sát đến go-live.
Dữ liệu 2 năm của 3 phần mềm kế toán phải map lại từng đầu mục về hệ thống tài khoản chung — khối lượng vượt ước tính ban đầu. Đội dự án đổi kế hoạch: go-live theo cụm thay vì đồng loạt (4 cơ sở lớn trước, 10 cơ sở sau theo 2 đợt), nhờ vậy tiến độ tổng thể ~5 tháng vẫn giữ được và mỗi đợt sau go-live nhanh hơn đợt trước.
“Trước đây mỗi lần hội đồng họp là phải chờ kế toán gom số cả tuần. Giờ số của 14 cơ sở nằm trên một màn hình, cập nhật mỗi ngày — chúng tôi ra quyết định trong cuộc họp, không phải sau cuộc họp.”
Trở thành câu chuyện thành công tiếp theo.
Đặt lịch demo theo ngành & quy mô của bạn.