重複性的工作交給系統自己跑——該做決定的地方，仍由人來拍板。
以下每條工作流程都由一個業務智慧代理負責。它讀取企業專屬執行個體內的資料，並剛好停在需要由人簽核的那一步。這些只是幫助你想像實際作業的參考，真正的範圍由導入團隊與你共同議定。
篩選潛在客戶，指派給合適的業務
新的潛在客戶併入既有的客戶檔案，依真實資料評分，再附上一段簡短說明交給負責人。
負責代理Ami Sales- 觸發時機
- CRM 中新增一筆潛在客戶
- 產出
- 一筆附有說明、優先順序與負責人的潛在客戶
- 界線
- 從不報價、不給折扣、不承諾條款——這些屬於業務本人。
步驟
- 併入既有檔案電話或電子郵件比對相符的潛在客戶，會歸入既有客戶名下，連同其交易歷史與曾接觸過它的行銷活動。
- 評分依企業已核准的標準檢視產業、規模與成熟度，據此訂出優先順序。
- 撰寫說明並建議下一步需求、背景與待釐清的問題濃縮成幾行，並附上如何接洽的建議。
- 指派給合適的人潛在客戶依你現行的分派規則流轉；超過你所設門檻的商機會提示給團隊主管。
下班後，一筆潛在客戶留言：他們需要為三家門市的連鎖體系找一套管理系統，第四家店即將開幕。
隔天一早，這筆潛在客戶排在負責人清單最上方，附三行說明、高優先順序，並提醒盡早致電——沒有人需要從頭再問一遍。
示意情境，並非客戶資料。
受理並解決售後需求
客戶需求經過分類，與訂單和內部知識比對，最後形成一則註明出處的回覆，或一份整理好的案件摘要。
負責代理Ami Care- 觸發時機
- 客戶在購買後提出需求或問題
- 產出
- 一則註明出處的建議回覆，或一份交給專人的案件摘要
- 資料來自模組
- 銷售與 CRM文件管理 – EDM
- 界線
- 從不承諾政策以外的賠償或退貨；情緒不滿的客戶一律轉由專人處理。
步驟
- 為需求分類狀態查詢、客訴還是操作諮詢——每一類都走你事先定義好的路徑。
- 在既有資料中查找客戶歷史、訂單與已核准的操作指引，皆在值班人員自身的權限範圍內讀取。
- 建議回覆回覆會引用出處文件；在授權範圍內直接送出，超出範圍則等候值班人員處理。
- 帶著脈絡移交複雜案件、負面語氣或即將違反服務承諾的情況，連同完整歷史一併轉給專人。
下班後，一位客戶詢問：這週初下的訂單為什麼還沒送到。
訂單狀態直接依配送資料回覆；客戶語氣不滿，因此案件被標為優先，隔天一早交給客服團隊。
示意情境，並非客戶資料。
供應商發票：辨識、三方比對、建議分錄
供應商發票經辨識後與採購訂單和入庫單比對，形成一筆待會計簽核的建議分錄。
負責代理Ami Documents- 觸發時機
- 收到新的供應商發票或單據
- 產出
- 一筆建議分錄；不相符的項目標記待覆核
- 界線
- 從不記入不相符的項目，也從不對看不清的單據妄加猜測。
步驟
- 辨識單據對掃描檔或 PDF 進行文字辨識，依你的品項目錄擷取供應商、品項、數量與單價。
- 三方比對將發票與採購模組中的採購訂單、庫存模組中的入庫單逐一比對。
- 建議分錄相符的項目形成一筆建議的會計分錄，並連結全部三份原始單據。
- 標記例外數量或價格差異，以及未能可靠辨識的內容，進入會計覆核佇列。
供應商發票寫的是 50 箱，入庫單只記錄了 48 箱。
針對與採購訂單相符的 48 箱產生建議分錄；相差的 2 箱連同三份相關單據一起標記，交由會計決定。
示意情境，並非客戶資料。
依排程追蹤應收帳款
依已登錄的收款更新帳齡，按已核准的範本擬定催收提醒，需要介入的款項呈報給會計主管。
負責代理Ami Receivables- 觸發時機
- 每日排程，或收款狀態有所變動
- 產出
- 客戶檔案上的提醒紀錄，以及一份需留意的款項清單
- 界線
- 從不展延、沖銷或協商任何欠款。
步驟
- 更新帳齡每筆應收款都依已登錄的收款，重新計算到期日與帳齡區間。
- 評估風險高低從每位客戶的付款紀錄看出，哪些款項宜提早提醒，哪些需要由專人親自致電。
- 擬定提醒提醒遵循已核准的範本與頻率；每一次提醒都儲存到客戶檔案中。
- 呈報需要專人處理的事項延後付款的請求、異常款項或屢次逾期的客戶，交由會計主管處理。
一張發票今天到期，尚無收款紀錄；這位客戶先前已有兩次逾期付款。
依範本擬好第一封提醒並存入檔案；由於其逾期紀錄，該款項被列入會計主管的留意清單。
示意情境，並非客戶資料。
晨間經營簡報
數字本來就位於同一資料層，不必有人從各個試算表收集——代理在會前擬好並寄出簡報。
負責代理Ami Analytics- 觸發時機
- 每天早上，管理階層會議之前
- 產出
- 一頁簡報：關鍵數字、變化與警示，每個數字都註明來源
- 界線
- 從不替管理階層下結論，也從不自行針對警示採取行動。
步驟
- 讀取已結帳的數字昨日的銷售、庫存與應收直接從各模組讀取，並嚴格限定在每位收件人自身的權限內。
- 比較與偵測數字與上週及去年同期比較；超出你所設門檻的變化會被標出。
- 擬定簡報關鍵數字、哪些有所變動、數字為何改變，全部收在一頁之內。
- 寄給對的人每位收件人只看到自己負責的範圍——分公司總經理看不到其他分公司的數字。
每天早上主管晨會前的固定時間。
一頁簡報，包含關鍵數字、近七天比較與兩項異常，每個數字都註明來自哪個模組。
示意情境，並非客戶資料。
彙整履歷並邀約面試
履歷依職缺說明中的標準逐一彙整；由招募人員做選擇，代理負責擬定邀約與回覆。
負責代理Ami Hiring- 觸發時機
- 某一招募梯次收到新的履歷
- 產出
- 依標準整理的摘要、由專人選定的候選名單，以及邀約草稿
- 資料來自模組
- 人力資源 – HRM
- 界線
- 從不使用敏感條件，也從不決定錄取或不錄取。
步驟
- 彙集履歷同一招募梯次的履歷匯入人力資源模組中的同一份清單，重複的會被合併。
- 對照標準彙整每份履歷都對照職缺說明中已核准的標準進行彙整——不打通過或淘汰的分數。
- 由專人選定候選名單招募人員閱讀摘要並決定邀請誰；代理不會替他們為應徵者排名。
- 擬定訊息面試邀約，以及給未進入下一階段應徵者的得體回覆，皆先擬好，經簽核後才寄出。
一梯會計職缺招募，一週內收到 40 份履歷。
40 份依同樣五項標準整理的摘要；招募人員選出六人，邀約已擬好待簽核，其餘每位應徵者都有一封回覆等候寄出。
示意情境，並非客戶資料。