文件四處散落，版本與存取權限難以控管，人工簽核流程緩慢——既浪費時間，又帶來合規風險。
文件和產生它的單據放在同一處：每改一次就是一個版本，每簽一次都留下紀錄。該簽核的人在手機上立刻收到；沒有權限的人，連這份文件存在都看不到。
每一項能力，都為解決一個營運難題而生。
搜尋即得
如何實現： 結構化文件庫，支援依內容快速搜尋。
對的人擁有對的權限
如何實現： 依角色、部門與機密等級分配權限。
版本不混亂
如何實現： 版本歷程、比對與一鍵還原。
簽核快速、可追溯
如何實現： 多階數位化簽核，全程留有紀錄可查。
紙本文件數位化
如何實現： OCR 辨識與自動建檔。
符合標準的電子簽章
如何實現： 電子簽章與憑證機構（CA）整合；法律效力依各國法規而定。
儲存與分類
集中文件庫
如何實現： 目錄結構、標籤，以及文件與業務單據的關聯。
版本與簽出
如何實現： 修訂紀錄、版本比對，以及審閱期間的鎖定。
以角色為基礎的權限
如何實現： 誰可讀、可改、可簽，依角色授予而非逐人設定。
處理流程
流轉與簽核
如何實現： 多級簽核、代理人機制與每一步的處理時限。
電子簽章與數位憑證
如何實現： 在流程中完成簽署，法律留痕保留在已簽文件上。
收文與發文
如何實現： 登記、摘要、分辦，並追蹤到有結果為止。
檢索與長期保存
全文檢索與 OCR
如何實現： 可檢索掃描件內容，而不只是檔名。
保存年限政策
如何實現： 依案卷類別設定保存年限，到期提醒銷毀或移交典藏。
存取紀錄
如何實現： 誰在何時開啟、下載、列印了哪份文件——供稽核使用。
三個步驟即可上線運作。
評估與設定
Apus 會盤點您的業務流程，並依您的實際營運設定模組。
遷移與整合
從舊系統遷移資料，並在同一資料層上與其他模組串接。
教育訓練與上線
為團隊進行教育訓練、正式上線，並依所選 SLA 等級提供後續支援。
從建立與數位化到歸檔與調閱。
- 文件類型與密級
- 簽核流程·簽署人
- 保存年限
文件走過系統就會留下誰看過、誰改過、誰簽過、什麼時候——要證明一項決定經了正確的權限核准，不必再去翻誰的信箱。
讓 AI 在成堆文件裡找到那一條條款——並附上出處。
語意化智慧搜尋，不止於關鍵字。
為長文件產生摘要並擷取關鍵內容。
AI 助理基於您自有的文件庫回答問題。
沒有智慧代理，事情不會消失，只會落到人身上。
要等到有人想起來、又挪得出時間坐下來做，事情才動得了。
觸發它的是業務事件，不是誰的記性。
有公文被登錄進系統時
想知道眼下是什麼狀況，得先請人核一遍，再匯出一份報表。
用您自己的話問，答案就從系統裡既有的數字裡出來。
「這份公文該送給誰簽核？」
最能幹的人把一天花在跟上週一模一樣的對帳上。
重複的那部分在您授予的權限內跑完，該裁示的仍舊停在您這裡。
等您查看
本模組的智慧代理
它們就站在上面這層資料之上，並在呼叫者的權限內執行。
資料直達其他模組——無需重複輸入。
每一筆業務資料都在同一資料層上直達相關模組——無需重複輸入，也沒有資料孤島。
常見問題解答。
支援依角色分配權限嗎？+
支援。可為每份文件依角色、部門與機密等級分配權限。
能管理版本和簽核流程嗎？+
每存一次就產生一個可比對、可還原的版本；數位化簽核逐階流轉，留下誰在什麼時候簽的紀錄。
支援 OCR 和電子簽章嗎？+
OCR 讀取掃描檔並建立索引，讓您依裡面的內容就搜尋得到；電子簽章與憑證機構（CA）整合，法律效力依各國法規而定。
EDM 與業務營運連動嗎？+
文件直接掛在產生它的單據和流程上——打開合約看得到訂單，打開訂單看得到合約。