文書與行政
目標
公文送對人、如期辦結，多年之後還調得出來。
模組
- 公文與陳核
- 檔案管理
- 登記當天的來文，分類後連同辦理期限轉給主辦單位。
- 為需要首長批示的案件擬陳核單，依職級選定簽署流程。
- 看案件走到哪一關、在等誰，不必逐個單位打電話。
- 電子簽章發文後透過公文交換機制送出，並留下收發紀錄。
- 把辦結的案件依既定保存年限與調閱權限歸入案卷。
系統邊界
業務系統面向民眾，Apus 讓機關內部運轉。
不會為了導入 Apus 而更換政府服務入口或業務系統。每一組資料、寫入權限與介接點，都在連線之前確認。
1
業務系統持續擁有
- 政府服務入口與單一窗口案件
- 各部會的基準資料庫
- 法定報表與統計
- 公文交換骨幹與憑證
- 各領域的專門審核業務
2
受控的介接邊界
- 共用代碼與其來源機關
- 依公文交換標準介接
- 收發紀錄與回條確認
- 產出報表前先對帳
- 資料分級與保存年限
3
Apus 負責機關內部運作
- 收發文、陳核、用印與檔案管理
- 預算編列、執行與採購
- 公有財產：盤點、移撥、維護
- 人事、差勤與首長行程
- 權限、簽核與操作紀錄
Apus 不取代政府服務入口、部會基準資料庫或法定報表系統。
業務實況
對外已經上線，對內還在走紙本。
01
公文與陳核仍走紙本
一份案件跑過好幾個科室，沒人說得出它在哪、在等誰。
控管與資料
把收發文、陳核單與用印放進一條有期限、有負責人的流程。
02
預算、採購與財產各自分開
預算在一處、採購在另一處，財產要到年度盤點才對得起來。
控管與資料
把預算—支出保留—採購—形成財產，串成同一條資料線。
03
檔案調閱困難
資料按科室、按年度散置，找不找得到取決於誰還記得。
控管與資料
以案件歸檔，明確保存年限與調閱權限。
營運的一天
內部這台機器的一天，業務系統照舊運轉。
民眾的案件仍然留在政府服務入口與業務系統。下面四位顧的是其餘部分：本機關的公文、預算、財產與人。
機關會計
目標
讓預算、採購與財產落在同一條資料線上。
模組
- 預算編列
- 採購
- 依科目打開年度預算：已作支出保留的部分與剩餘部分。
- 受理各單位的採購申請，先核對預算餘額再陳核。
- 追蹤已簽合約與履約進度；招標公告與決標仍在政府電子採購網完成。
- 驗收後登錄形成的財產，直接掛進本機關的財產帳。
- 用系統裡既有的憑證準備決算資料，不再從檔案裡彙總。
人事單位
目標
人事資料、差勤與首長行程放在同一處。
模組
- 人事
- 首長行程
- 打開人事資料：經歷、官職等、學歷與證照。
- 登錄調職與派職令，連同原件更新進人事資料。
- 結算本月差勤，與已核准的休假及公差核對。
- 編排首長公務行程，並向相關單位發出通知。
- 需要陳報時，依單位與所屬機構彙整人力結構。
機關首長
目標
在哪裡都能批，也看得見哪件事卡住了。
模組
- Apus Office
- 內部報表
- 打開待批示的案件清單，附件一起調出來看。
- 對條件齊備的案件電子簽署，出差在外也能簽。
- 依單位查看逾期案件，在它變成爭議之前先提醒。
- 打開內部報表：本機關的預算執行、採購與財產狀況。
- 直接從案件把任務指派給業務單位，追蹤到辦結為止。
以上步驟全部落在機關內部運作。Apus 不取代政府服務入口、單一窗口系統、各部會基礎資料庫或法定報表系統。
在機關內導入
讓資料與責任有一條清楚的路徑。
- 01
確認主要紀錄系統
盤點業務系統、政府入口、共用資料與負責人。
- 02
從內部行政開始
先做公文、陳核與檔案——不碰面向民眾的審核業務。
- 03
設定權限與紀錄
確定依職務的角色、陳核層級、辦理期限與操作證據。
- 04
試辦後再推廣
先在一個科室或所屬機關運作，取得證據後再擴大。
建置模式與資料存放位置，依現行規定與機關的資料分級評估。
適用範圍
適合所屬機關多、陳核層級多的組織。
設有所屬機關的行政機關
統一本機關與所屬機關之間的公文、陳核與陳報。
公營與公共服務機構
學校、研究機構、中心——財務、人事、財產與檔案同一底層。
使用公務預算的計畫單位
追蹤預算、採購、契約與計畫形成的財產。
上線前的控管
每次導入都從三個問題開始。
01
這份資料由哪個系統擁有？
介接前先確認來源、寫入權限與負責人。
02
資料存在哪裡、存多久？
確定分級、存放位置、保存年限與銷毀方式。
03
受檢時證據在哪裡？
把簽核、異動、調閱與匯出的紀錄在設計時就留好。
軟體協助落實規章，但不代替機關本身的管理責任。
常見問題
機關審閱資料時會問的問題。
Apus 會取代政府服務入口或單一窗口嗎？
不會。入口與業務系統仍是民眾與企業案件的主要紀錄系統。Apus 專注在機關內部運作。
可以建置在機關自己的基礎架構嗎？
可以。除 SaaS 外，Apus 提供機關內建置與原始碼交付。最終選擇取決於適用規定、資料分級與機關的維運能力。
電子簽章與公文交換如何處理？
陳核流程依電子簽章與現行公文交換標準設計。適用標準、憑證服務者與交換範圍依專案確認。
依採購法規的作業是否支援？
Apus 追蹤申請、預算、支出保留、契約與履約。公告與決標仍於政府採購系統辦理。
如何開始？
通常先提供能力說明並進行一次範圍會議，之後在一個科室或所屬機關試辦。