校務行政主任
目標
讓公文與簽核在各校區之間準時走完。
模組
- EDM
- Apus Office
- 登記當天的來文，分類後連同辦理期限轉給主辦單位。
- 為另一校區送來的申請擬陳核單：附上文件，依層級選定簽核流程。
- 看件走到哪一關、卡在誰手上——不必逐個單位打電話問。
- 把簽核完成的公文以電子簽章發文，依保存年限歸入案卷。
- 下班前看一眼快到期的件，在逾期之前先提醒一次。
痛點
每個校區都在自成一套系統。
痛點成效
財務與人力各自為政
校區眾多，報表與人力難以合併。
1 個平台
統一多校區
流程與文件靠人工
簽核、文件與檔案尚未數位化。
減少紙本作業
自動化多校區協作受限
缺少共享工作空間與電子化辦公。
跨校區協作更順暢
共享電子化辦公成效為方向性描述；改善幅度取決於各企業的流程、資料品質與導入範圍。
產業價值鏈
從招生季，到期末報表。
從招生到營運
每一段背後都有對應模組，所以沒有哪一段要等另一個校區把檔案傳上來才能往下走。
智慧代理不是掛在這條鏈條外面的：每一段都有一個站在本段自己的模組上，在呼叫者的權限內執行，因此兩段之間不需要任何連接器。
營運的一天
行政辦公室的一天，各校區共用一套系統之後。
最遠那個校區送上來的一張陳核單，同一個上午走完文書、人資、會計，最後到校方管理層手上——沒有人需要再傳一次檔案。
人資主管
目標
各校區的人事、差勤與訓練落在同一份紀錄上。
模組
- HRM
- 進 HRM → 人員異動：本期的到職、跨校區調任與契約終止。
- 結算某個校區的差勤：系統自動比對課表、請假與已核准的值班。
- 依校區跑薪資，把異常項複核完再送會計。
- 打開內部訓練計畫：報名、簽到，證書直接歸入個人紀錄。
- 依校區、依科別看人力結構，為下一學年的員額規劃做準備。
會計主任
目標
多校區合併報表，不必再拼試算表。
模組
- 財務
- BI
- 進財務 → 待簽核的支出申請，依校區、依預算科目篩選。
- 簽一筆申請：系統同時顯示該科目已用預算與剩餘額度。
- 把薪資送來的人事成本與已入帳數字勾稽，處理差異。
- 跑多法人合併報表——不必再等各校區把檔案送上來。
- 打開各校區營運成本比較的儀表板，帶進主管會報。
校方管理層
目標
主管會報之前，在一面畫面上看完整個學校系統。
模組
- BI
- Apus Office
- 打開多校區儀表板：人力、營運成本與進行中專案的進度。
- 對偏離計畫的校區往下鑽 → 一路到科目與承辦人。
- 打開進行中的投資專案：進度、已用預算與剩下的里程碑。
- 直接從報表指派工作，並在共享工作空間裡追蹤。
- 在校區之間奔波時，用手機把等最後簽章的件簽掉。
以上步驟說明的是上述模組上的標準流程。貴機構的法人架構、簽核層級與依校區的權限劃分，在需求訪談階段確定。
9 個月
投資回收期（Edufit）
信賴之選
導入方式
一條明確的路徑，而不是一個沒有邊界的專案。
- 01
盤點並確定範圍
梳理現行流程、使用中的系統、資料歸屬，以及需要啟用的模組。
- 02
標準化並設定
確認標準流程，依流程完成系統設定，確定角色與權限。
- 03
資料移轉與並行運行
用範本匯入主檔與期初餘額，並行運行、對帳並處理差異。
- 04
上線與擴展
在陪跑團隊支援下正式運行，依清單驗收，後續階段再啟用更多模組。
從邊界清楚的範圍開始，始終比一次全部啟用更快也更穩妥——擴展是在已經真實運行的資料之上進行的。
常見問題
校方管理層最先問的幾個問題。
能否合併多校區財務？+
可以。在同一資料層上自動產生多法人/校區合併報表。
能否將內部流程與文件數位化？+
可以。EDM 與電子化辦公將簽核、文件與檔案數位化，並支援電子簽章。
能否管理人力與薪資？+
可以。HRM 跨校區管理檔案、出勤、薪資與教育訓練。
有教育產業客戶案例嗎？+
Edufit（3,000+ 名員工）是本產業的重點客戶。
導入要多久？費用由哪些部分構成？+
週期取決於模組數量、法人主體數量與流程複雜度；產業範本 Essentials 承諾 90-120 天上線。費用由三部分構成，且都事先講明：導入（一次性）、依容量計費的使用（週期性，與使用者人數無關）與資料移轉（單獨計費）。
我們放在 Excel 或舊系統裡的資料怎麼處理？+
Apus 提供主檔、期初庫存與期初應收的標準匯入範本，由貴公司團隊自行匯入，這部分已包含在套裝內。若需 Apus 代做欄位對應、清理與匯入，或移轉多年歷史資料，則屬於單獨計費的資料移轉項目。