跑在真實的人事資料上
簽核流程沿著人資模組裡的組織圖走，而不是一份手工維護的信箱名單。有人調動單位，流程跟著走，不必逐條修改辦法。
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APUS OFFICE · 數位行政
公文、簽核與用印，就放在工作發生的地方。
數位行政是 Apus Office 的第三個群組，也是一般辦公套裝沒有的那一塊。公文收發、簽核流程、印信管理與檔案保存，跑在與 Apus Platform 其餘部分相同的人事資料、相同的組織圖與相同的權限之上。
適用對象: 行政主管 · 文書檔案 · 人資行政 · 法務 · 經營團隊
差別在哪裡
文件與即時通訊，哪套辦公軟體都有。這一塊沒有。
文書處理、試算表、即時通訊與會議是基本配備，幾乎任何一套工具都做得到。一個組織真正卡住的地方在下一層：來文需要文號、辦理期限與指定承辦人；一份決行必須依正確順序簽核；一枚印信要留下誰請用、用在哪一份上的紀錄。這正是一般辦公套裝留白的一層，也是這個群組存在的理由。
紀錄比事情本身留得久
誰陳核、誰核准、什麼時候、在哪一版上，都與公文放在一起。兩年後再被問起，證據已經在那裡，而不是臨時重建。
不是另一個入口網站
同仁不用再記一個網址和一組密碼。簽核就在他們整天開著的即時通訊、工作與雲端硬碟旁邊。
一份公文的一生
從公文送達的那一刻，到它落在檔案庫裡正確的位置。
- 01
收文與登錄
來文取得文號、主旨、辦理期限與公文類別。掃描檔跟著紀錄走，不會只留在某一個人的信箱裡。
- 02
分辦與辦理
轉給負責的單位或個人，帶期限、帶提醒。圍繞公文的討論就在這筆紀錄上進行，不散落到另一個聊天群組。
- 03
簽核與用印
依權限的多層簽核流程，透過憑證機構完成電子簽章，隨後將用印情形登入用印簿。
- 04
發文與歸檔
發文取得文號，送達受文單位，並依該類檔案的保存年限歸入檔案庫。
文號編訂、保存年限與簽核層級依各單位自訂的辦法設定，在導入過程中定案。系統協助辦法落實，不取代辦法。
這個群組裡有什麼
八項工具，一個工作空間。
文書與簽核
- 公文收發帶文號、主旨、辦理期限、承辦人與狀態的公文簿。依文號、依單位或依內容都找得回來。
- 簽核流程依組織圖的多層簽核；透過憑證機構電子簽章；代決與授權都留下紀錄。
- 印信與檔案保存用印紀錄簿，以及依各類檔案保存年限保管正本的檔案庫。
表單與內部服務
- 電子表單請假、借支與採購申請依本單位的範本填寫，直接進入既有簽核流程，不必列印出來手簽。
- 內部服務公務車、會議室與餐點在同一處申請，帶額度與核准人，費用回歸使用單位。
內部溝通與知識
- 內部溝通公告發到對應單位或全公司，並帶已讀回條——這是聊天群組給不了的。同時提供一個內部空間（內部網路），承載不屬於任何單位的交流。
- 內部維基辦法、流程與操作指引放在新人真正會去看的地方，可以從相關表單與簽核流程直接連過去。
- 主管行程經營團隊的週行程，只公布給獲准檢視的範圍。
常見問題
數位行政群組的邊界。
這與 Google Workspace 或 Lark 有什麼不同？
在 Apus Office 的前兩個群組上大致相當——文件、即時通訊、會議、行事曆。差別就在這個群組：帶文號與辦理期限的公文簿、沿組織圖走的簽核流程、印信管理與依年限歸檔。這是國際辦公套裝留白的部分，因為它牽著這裡的行政實際上怎麼運作。
能用本地憑證機構簽章嗎？
可以。簽核流程串接境內的憑證服務業者；確切名單在整合頁面上。範圍與設定在方案設計階段定案。
這算文件管理（EDM）嗎？
是兩件不同的事，而且一起運作。這個群組管的是公文的行政生命週期——登錄、分辦、簽核、發文。EDM 模組管的是企業文件庫：版本、分類，以及文件與產生它的業務單據之間的關聯。
這裡的一件工作能變成專案嗎？
能，這也正是與 PM/PPM 的邊界：行政工作留在這裡，一旦某件事需要時程、資源與成本，它就升級為 PM/PPM 裡的專案工作，不必重新輸入。
這個群組能單獨購買嗎？
在 Apus Platform 上不行——Apus Office 隨每個版本一同提供，沒有需要另外購買的部分。針對中小企業單獨銷售的版本在 Apus Suite。