Le processus d'achat, de la demande à la facture
Apus relie la demande d'achat, la commande, la réception et la facture en un flux contrôlé — avec un rapprochement à trois voies avant de comptabiliser la dette fournisseur.
Demande & approbation
Un utilisateur crée une demande d'achat ; le système achemine l'approbation selon les seuils de montant et le service. Une demande peut être générée à partir de l'alerte de stock minimum du module Stocks.
Commande & réception
- Convertissez la demande approuvée en commande d'achat (PO) envoyée au fournisseur.
- À l'arrivée des marchandises, créez un bon de réception référençant la PO — le stock augmente par emplacement.
- Enregistrez les réceptions partielles ou excédentaires le cas échéant.
Rapprochement à trois voies
Apus rapproche la commande d'achat, le bon de réception et la facture fournisseur. Ce n'est que lorsque les trois documents concordent dans les tolérances autorisées que la facture est comptabilisée, évitant les paiements erronés.
Définissez des seuils de tolérance pour le rapprochement à trois voies afin que les petits écarts ne bloquent pas le paiement, mais que les écarts importants nécessitent une approbation manuelle.