Thuật ngữ ERP, giải thích ngắn gọn và dễ hiểu.

Sổ trung tâm ghi mọi bút toán; báo cáo tài chính đều dựng từ đây nên sai ở GL là sai toàn bộ.

Hai vòng tiền ngược chiều: AP là tiền bạn nợ nhà cung cấp, AR là tiền khách nợ bạn.

Theo dõi nguyên giá, khấu hao và điều chuyển tài sản; khác sổ tài sản vật lý của EAM ở chỗ FA nhìn theo giá trị.

Tính giá thành theo định mức đặt trước rồi phân tích chênh lệch so với thực tế, thay vì chờ hết kỳ mới biết.

Khớp số giữa hai nguồn — sổ với sao kê ngân hàng, kho với kế toán. Đây là phần ăn nhiều thời gian nhất của đóng sổ.

Một lần ghi nhận sinh ra nhiều bộ sổ song song (ví dụ IFRS và chuẩn địa phương) mà không nhập hai lần.

Đơn vị thời gian để chốt số. Khoá sổ xong thì bút toán mới phải sang kỳ sau hoặc qua điều chỉnh có vết.

Lớp kế toán đối ngoại, phục vụ luật định: sổ cái, công nợ phải thu/phải trả, tài sản cố định, thuế và đóng kỳ.

Lớp kế toán đối nội, phục vụ điều hành: cost center, profit center, giá thành, ngân sách và phân tích lợi nhuận.

Đơn vị tập hợp chi phí và đơn vị đo lợi nhuận — nền của mọi báo cáo quản trị theo phòng ban, nhà máy hoặc dòng sản phẩm.

Mã gom chi phí cho một việc có thời hạn — một chiến dịch, một đợt R&D, một sự kiện — để quyết toán và phân bổ về đúng nơi.

Gộp báo cáo nhiều pháp nhân về một bức tranh, loại trừ giao dịch nội bộ giữa các công ty trong cùng tập đoàn.

Nguyên tắc ghi doanh thu theo tiến độ thực hiện nghĩa vụ — quan trọng với hợp đồng dịch vụ và dự án dài hạn.

Hai bộ chuẩn mực kế toán — quốc tế và Việt Nam. Doanh nghiệp có vốn ngoại thường phải báo cáo song song cả hai.

Quản lý vòng đời hợp đồng: soạn thảo theo thư viện điều khoản, trình ký, nghĩa vụ và mốc gia hạn.

Tổng thời gian từ lúc đặt tới lúc nhận được. Ước sai lead time là nguyên nhân phổ biến nhất của hết hàng.

Lượng dự trữ đệm cho biến động cầu và trễ giao. Đặt cao thì đọng vốn, đặt thấp thì đứt hàng.

Lượng thực sự hứa được với khách tại một thời điểm, sau khi trừ phần đã cam kết cho đơn khác.

Hai cách định danh hàng: lô cho sản xuất theo mẻ, serial cho từng đơn vị. Nền tảng của truy xuất nguồn gốc.

Giá trị đang nằm giữa chừng dây chuyền. WIP phình lên thường là dấu hiệu nghẽn công đoạn.

Trình tự công đoạn và định mức thời gian để làm ra một sản phẩm; đi cùng BOM là đủ để lập lệnh sản xuất.

Đếm một phần kho theo lịch thay vì đóng cửa đếm toàn bộ; giữ độ chính xác tồn mà không dừng vận hành.

Vòng đời tài sản vật lý: bảo trì phòng ngừa, phiếu công việc, phụ tùng. Nhìn theo hiện vật, khác FA nhìn theo giá trị.

Tiêu chuẩn kiểm, phiếu kiểm, khiếu nại và CAPA — nối về đúng lô, máy và ca đã tạo ra vấn đề.

Chuỗi từ đề nghị mua, phê duyệt, đơn mua, nhận hàng đến hoá đơn và thanh toán, khớp ba chiều.

Chu trình cân đối kế hoạch bán hàng với năng lực cung ứng và sản xuất, thường theo nhịp tháng.

Tính toán từ kế hoạch sản xuất ra nhu cầu nguyên vật liệu: cần gì, bao nhiêu, khi nào phải có.

Bài toán MRP cho mạng phân phối: bổ sung tồn kho cho từng kho/điểm bán theo dự báo nhu cầu.

Định mức nguyên vật liệu của một sản phẩm. EBOM là cấu trúc theo thiết kế, MBOM là cấu trúc theo cách nhà máy thực sự lắp ráp.

Lớp điều hành xưởng: lệnh sản xuất, điều độ, dữ liệu shop-floor thời gian thực.

Quản lý phiên bản thiết kế và thay đổi kỹ thuật có phê duyệt (ECR/ECO) — mắt xích giữa R&D và sản xuất.

Chỉ số hiệu suất thiết bị tổng hợp = khả dụng × hiệu năng × chất lượng. Thước đo chuẩn của nhà máy.

Nguyên tắc xuất kho theo hạn dùng gần nhất trước — bắt buộc với thực phẩm, dược và mỹ phẩm.

Quy trình xử lý sự không phù hợp: hành động khắc phục cái đã xảy ra và phòng ngừa cái sắp xảy ra.

Khả năng lần theo một lô/serial xuyên suốt chuỗi — từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm tới tay khách.

Lead là đầu mối chưa xác định nhu cầu; opportunity là cơ hội đã đủ điều kiện để đưa vào dự báo doanh thu.

Tập cơ hội theo giai đoạn, dùng để dự báo doanh thu kỳ tới thay vì đoán theo cảm tính.

Bộ quy tắc quyết định giá bán theo khách, kênh, số lượng và thời điểm — nơi rò rỉ biên lợi nhuận hay xảy ra nhất.

Chương trình khuyến mãi chạy qua kênh phân phối; cần gắn chi phí về đúng doanh thu để biết chương trình nào thực sự lãi.

Lịch đi tuyến của nhân viên bán hàng theo điểm bán; là dữ liệu gốc để đo độ phủ.

Quản lý khách hàng tiềm năng, cơ hội bán và hành trình khách hàng từ tiếp cận đến chăm sóc sau bán.

Quản lý kênh phân phối: nhà phân phối, tuyến bán hàng, đơn và tồn theo tuyến, khuyến mãi.

Lead được marketing (MQL) hoặc bán hàng (SQL) đánh giá là đủ điều kiện chăm tiếp.

Hồ sơ, hợp đồng, chấm công, lương và vòng đời nhân sự trên một hồ sơ duy nhất.

Dữ liệu giờ công chảy thẳng vào bảng lương và vào giá thành dự án, thay vì ba bảng tính rời.

Cách đo tiến độ theo giá trị đã hoàn thành, để biết dự án chậm hay vượt chi trước khi kết thúc.

Dàn lại lịch khi cùng một người bị phân cho nhiều việc trùng thời điểm.

Ba cấp quản lý: dự án (một sản phẩm bàn giao) → chương trình (nhiều dự án chung mục tiêu) → danh mục (toàn bộ đầu tư, ưu tiên theo chiến lược).

Cây phân rã công việc của dự án — đơn vị để giao việc, đo tiến độ và tập hợp chi phí.

Bản chốt kế hoạch (phạm vi, tiến độ, ngân sách) dùng làm mốc so sánh khi dự án chạy thật.

Cổng phê duyệt giữa các giai đoạn dự án — qua cổng mới được rót nguồn lực cho giai đoạn sau.

Khung đặt mục tiêu: một mục tiêu định tính đi kèm các kết quả then chốt đo được.

Bản đồ chiến lược cân bằng bốn góc nhìn: tài chính, khách hàng, quy trình, học hỏi & phát triển.

Gán quyền cho vai trò rồi gán người vào vai trò, thay vì cấp quyền cho từng người — cách duy nhất còn kiểm soát được khi quy mô lớn.

Một danh tính dùng chung cho nhiều hệ thống; thu hồi một lần là chặn được mọi cửa.

Nhật ký ai đổi gì, lúc nào, giá trị trước và sau. Là thứ kiểm toán viên hỏi đầu tiên.

Luồng phê duyệt và xử lý việc được mô hình hoá thành quy tắc, thay vì nằm trong email và thói quen.

Kỹ thuật cho AI đọc dữ liệu của bạn rồi trả lời kèm nguồn, thay vì trả lời từ trí nhớ của mô hình.

Quản lý tài liệu điện tử: lưu trữ, phân quyền, phiên bản, luồng duyệt và ký số.

Lớp phân tích: dashboard, cảnh báo và dự báo trên dữ liệu vận hành thời gian thực.

Số hóa hành chính nội bộ: văn bản đi/đến, trình ký, đặt phòng họp, biểu mẫu điện tử.

Buổi rà soát trước khi ký để xác định gói chuẩn có phủ đúng nghiệp vụ của bạn không; kết quả quyết định phạm vi và giá.

Ngày hệ thống mới bắt đầu chạy thật. Trước đó là chạy song song, sau đó là giai đoạn ổn định.

Chạy hệ thống mới cạnh cách làm cũ đủ một chu kỳ để đối chiếu, trước khi bỏ hẳn hệ thống cũ.

Đưa danh mục và số dư từ hệ thống cũ sang. Chất lượng dữ liệu nguồn quyết định phần lớn rủi ro dự án.

Chính người dùng thật chạy kịch bản thật để xác nhận hệ thống làm được việc, không phải đội dự án tự nghiệm thu.

Tổng chi phí trọn vòng đời: triển khai, sử dụng, bảo trì, nâng cấp và cả chi phí rời bỏ — không chỉ giá ban đầu.

Tình trạng chi phí rời bỏ cao tới mức bạn buộc phải ở lại. Mô hình sở hữu dữ liệu và mã nguồn là cách giảm nó.

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp — các phân hệ nghiệp vụ dùng chung một lớp dữ liệu.

Không gian dữ liệu riêng của một khách hàng trên nền tảng — tách biệt hoàn toàn với khách hàng khác.

Dữ liệu gốc dùng chung toàn hệ thống: khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, tài khoản — nhập một lần, mọi phân hệ cùng dùng.

Cam kết mức dịch vụ bằng hợp đồng: uptime, thời gian phản hồi theo mức độ sự cố.

Hai mục tiêu khôi phục sau sự cố: RTO là thời gian tối đa để dịch vụ chạy lại, RPO là lượng dữ liệu tối đa có thể mất.

Thời điểm cắt chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, theo cửa sổ chuyển đổi đã thống nhất trước.