Một bộ luật, không phải mười sáu bộ
Hạn mức phê duyệt, quy tắc uỷ quyền và cách leo thang khai báo một lần rồi áp cho mọi loại chứng từ, thay vì cấu hình lại trong từng phân hệ.
NĂNG LỰC NỀN TẢNG · QUY TRÌNH
Quy trình của bạn, chạy đúng như bạn đã quy định.
Một cỗ máy quy trình dùng chung cho mọi phân hệ: thiết kế luồng bằng kéo thả, phê duyệt theo hạn mức và uỷ quyền, mọi bước để lại bằng chứng.
Dành cho: Ban giám đốc · Kiểm soát nội bộ · Trưởng bộ phận · Đội triển khai · CNTT
VÌ SAO ĐÂY KHÔNG PHẢI MỘT PHÂN HỆ NỮA
Quy trình không sở hữu chứng từ nào — nó làm cho mọi chứng từ chạy được.
Đơn nghỉ phép thuộc về Nhân sự, đề nghị mua thuộc về Mua hàng, hợp đồng thuộc về Quản lý hợp đồng. Nếu tách quy trình thành một phân hệ riêng, bạn sẽ có hai nơi cùng nói về một tờ đơn — và đến lúc sai thì không ai biết bản nào đúng. Nên nó không phải phân hệ thứ mười bảy: nó là lớp nền mà cả mười sáu phân hệ cùng đứng lên.
phân hệ Mua hàngĐề nghị mua
- nháp
- chờ duyệt
- đã duyệt
- đặt hàng
lớp quy trình
Cổng chính sách — ai duyệt, hạn mức nào, mấy vòng, trong bao lâu
Đã duyệt thì việc bên phân hệ khác tự mở
Chuỗi trạng thái của một chứng từ do phân hệ sở hữu nó giữ. Lớp quy trình kẹp vào đúng chỗ chuyển trạng thái cần một quyết định — nên nó không sở hữu chứng từ nào, và cũng không có gì để tranh với phân hệ.
Đi theo sơ đồ tổ chức, không theo danh sách tên
Luồng phê duyệt đọc chức danh và đơn vị trong HRM. Nhân sự chuyển bộ phận thì luồng đi theo, bạn không phải sửa từng quy trình một.
Bằng chứng nằm cùng chứng từ
Ai trình, ai duyệt, lúc nào, trên bản nào, và vì sao được phép duyệt — lưu ngay tại chứng từ, nên khi kiểm toán hỏi thì không phải đi dựng lại.
VÒNG ĐỜI MỘT YÊU CẦU
Từ lúc ai đó bấm gửi, tới lúc có bằng chứng để đối chiếu.
Cùng một cỗ máy cho mọi loại chứng từ. Bên dưới là một đề nghị mua đi qua đủ bốn chặng — và chỗ nó đang dừng lại.
MỘT YÊU CẦU ĐANG CHẠYPR-1042v2đã đi nhánh · vượt hạn mứcđang chờ người duyệt
Đề nghị mua
Định tuyếnvượt hạn mứcđầu tư, cần gấpcòn lại
Ban giám đốcma trận hạn mứcđúng thứ tựSLA 48hcòn 6 giờ
song song
Tài chínhmột người là đủSLA 24h
Trưởng bộ phậntheo sơ đồ tổ chức
xong cả hai
Quản lý trực tiếptheo sơ đồ tổ chức
Bằng chứng
NHẬT KÝ
- 09:12Người đề nghịtrình yêu cầu
- 09:12Luồngđịnh tuyến theo hạn mức
- 11:04Kế toán trưởngyêu cầu bổ sung báo giá
- 01
Khởi tạo
Người dùng điền một biểu mẫu điện tử theo mẫu của doanh nghiệp, hoặc chính chứng từ nghiệp vụ tự khởi tạo yêu cầu khi chạm điều kiện.
- 02
Định tuyến
Luật đọc giá trị, loại chứng từ, đơn vị và hạn mức để chọn đúng người duyệt — song song khi cần nhiều ý kiến, nối tiếp khi cần đúng thứ tự.
- 03
Phê duyệt
Người duyệt xử lý ngay trong không gian làm việc hoặc trên di động, có thể yêu cầu bổ sung, uỷ quyền khi vắng mặt, và SLA sẽ leo thang nếu quá hạn.
- 04
Bằng chứng
Quyết định ghi thẳng vào chứng từ gốc kèm nhật ký đầy đủ, rồi bước tiếp theo của nghiệp vụ mở khoá — không ai phải chép tay sang hệ khác.
Sơ đồ là một ví dụ dựng sẵn để đọc được cỗ máy; các con số trong hình là minh hoạ. Hạn mức, cấp duyệt và thời gian leo thang là cấu hình theo quy chế của từng doanh nghiệp, chốt trong quá trình triển khai. Phần mềm giúp thực thi quy chế, không thay quy chế.
CÓ NHỮNG GÌ
Thiết kế bằng kéo thả, chạy trên dữ liệu thật.
Thiết kế & biểu mẫu
- Trình thiết kế luồng no-codeDựng luồng bằng kéo thả trên sơ đồ: bước, điều kiện, nhánh, vòng lặp — không cần viết mã.
- Biểu mẫu điện tửTrường dữ liệu, ràng buộc và tệp đính kèm theo mẫu của doanh nghiệp, gắn thẳng vào bước khởi tạo.
- Phiên bản & thử nghiệmSửa một luồng đang chạy trên bản nháp, chạy thử rồi mới ban hành; yêu cầu đang dở vẫn đi theo bản cũ.
Định tuyến & phê duyệt
- Điều kiện, hạn mức, uỷ quyềnRẽ nhánh theo giá trị, loại chứng từ hay đơn vị; vượt hạn mức thì tự thêm cấp duyệt; vắng mặt thì chuyển người thay.
- Duyệt song song và nối tiếpNhiều bộ phận cho ý kiến cùng lúc khi không phụ thuộc nhau, và đúng thứ tự khi cấp sau cần thấy quyết định của cấp trước.
- SLA & leo thangMỗi bước có hạn; quá hạn thì nhắc, rồi chuyển lên cấp trên theo đúng quy chế đã khai báo.
Bằng chứng & vận hành
- Nhật ký đầy đủMỗi thao tác ghi người, thời điểm, phiên bản chứng từ và lý do — đủ để trả lời một câu hỏi kiểm toán hai năm sau.
- Theo dõi và điểm nghẽnXem yêu cầu đang nằm ở đâu, chờ ai, bao lâu; bước nào tắc thường xuyên thì hiện ra thành số.
- Chạy trên chứng từ mọi phân hệCùng một cỗ máy phục vụ đơn nghỉ phép, đề nghị mua, hợp đồng, phiếu xuất kho hay bút toán điều chỉnh.
RANH GIỚI VỚI LỚP AGENT
Agent hành động TRONG luồng — nó không thay luồng.
Một câu hỏi hợp lý khi doanh nghiệp đã có agent: nếu AI làm được việc rồi thì còn cần quy trình để làm gì. Cần — và chính quy trình là thứ làm cho việc uỷ quyền cho agent trở nên an toàn.
Luồng quyết định ai được làm gì
Agent chạy trong đúng quyền của tài khoản đã gọi nó, và phạm vi uỷ quyền được khai báo trên chính luồng — không có đường tắt vòng qua quy trình.
Việc cần phê duyệt vẫn đi qua người
Agent điền sẵn và ghi được phần đã uỷ quyền; ngoài phạm vi đó nó dừng ở đề xuất có dẫn chứng, và bước duyệt vẫn là bước duyệt.
Nhật ký ghi cả agent
Vết ghi rõ agent nào đã làm, theo uỷ quyền của ai, ai duyệt — cùng một cuốn nhật ký với thao tác của người.
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Ranh giới của lớp quy trình.
Đây có phải một phân hệ nữa không?
Không, và đó là chủ ý. Một phân hệ sở hữu một loại bản ghi nghiệp vụ; lớp quy trình không sở hữu bản ghi nào — nó làm cho bản ghi của mười sáu phân hệ kia chạy được. Tách nó ra thành phân hệ riêng sẽ tạo hai nơi cùng nói về một tờ đơn.
Khác gì với trình ký ở nhóm Hành chính số?
Hành chính số là một MIỀN chứng từ: văn bản đi và đến, con dấu, văn thư lưu trữ. Lớp quy trình là cỗ máy mà miền đó — và mọi miền khác — chạy trên. Trình ký văn bản là một luồng cụ thể được dựng bằng chính cỗ máy này.
Người không biết lập trình có tự sửa luồng được không?
Trình thiết kế là kéo thả trên sơ đồ, nên người am hiểu nghiệp vụ dựng và sửa được luồng mà không cần viết mã. Ai được phép sửa luồng nào là một quyết định phân quyền, và quy chế đó chốt trong quá trình triển khai.
Nối được với hệ thống bên ngoài không?
Một bước trong luồng có thể gọi sang hệ khác qua API để lấy dữ liệu hoặc đẩy kết quả. Danh sách hệ thống kết nối và cách xác thực chốt theo phạm vi từng dự án — trang tích hợp liệt kê những loại hệ đang hỗ trợ.
Mang một quy trình đang tắc tới buổi demo.
Chọn một luồng phê duyệt thật của doanh nghiệp bạn — buổi demo dựng lại đúng nó trên dữ liệu mẫu, kèm hạn mức và cấp duyệt hiện hành.