Việc lặp lại tự chạy — người vẫn quyết ở chỗ cần quyết.
Mỗi quy trình dưới đây do một agent nghiệp vụ đảm nhận, đọc dữ liệu ngay trong instance riêng của doanh nghiệp bạn và dừng lại đúng ở điểm cần người duyệt. Đây là mẫu để hình dung; phạm vi thật được chốt cùng đội triển khai.
Phân loại lead và chuyển đúng người bán
Lead mới được gộp vào hồ sơ khách hàng sẵn có, chấm điểm trên dữ liệu thật và giao cho người phụ trách kèm tóm tắt.
Agent đảm nhậnAmi Sales- Bắt đầu khi
- Có lead mới được ghi nhận trong CRM
- Đầu ra
- Lead có tóm tắt, mức ưu tiên và người phụ trách
- Dữ liệu từ phân hệ
- Bán hàng & CRMMarketing
- Ranh giới
- Không tự báo giá, giảm giá hay cam kết điều khoản — những việc đó thuộc người bán.
Các bước
- Gộp vào hồ sơ sẵn cóLead trùng số điện thoại hoặc email được gộp với khách hàng đã có, kèm lịch sử giao dịch và chiến dịch đã chạm tới họ.
- Chấm điểmĐối chiếu ngành, quy mô và mức sẵn sàng với tiêu chí doanh nghiệp đã duyệt để xếp mức ưu tiên.
- Tóm tắt và gợi ý bước tiếpNhu cầu, bối cảnh và câu hỏi còn bỏ ngỏ được gói trong vài dòng, cùng đề xuất nên liên hệ thế nào.
- Giao đúng ngườiLead đi theo quy tắc phân công sẵn có; thương vụ vượt ngưỡng bạn đặt được báo cho trưởng nhóm.
Ngoài giờ làm việc, một lead để lại yêu cầu: cần hệ thống quản lý cho chuỗi ba cửa hàng, sắp mở thêm một điểm.
Sáng hôm sau, lead nằm đầu danh sách của người phụ trách với tóm tắt ba dòng, mức ưu tiên cao và gợi ý liên hệ sớm — không ai phải hỏi lại từ đầu.
Kịch bản minh hoạ để hình dung, không phải số liệu của khách hàng.
Tiếp nhận và xử lý yêu cầu sau bán
Yêu cầu của khách được phân loại, đối chiếu với đơn hàng và tri thức nội bộ, rồi trả về một câu trả lời có dẫn nguồn hoặc một ca đã tóm tắt.
Agent đảm nhậnAmi Care- Bắt đầu khi
- Khách hàng gửi yêu cầu hoặc câu hỏi sau khi mua
- Đầu ra
- Câu trả lời đề xuất có dẫn nguồn, hoặc ca đã tóm tắt cho người xử lý
- Dữ liệu từ phân hệ
- Bán hàng & CRMQuản lý tài liệu – EDM
- Ranh giới
- Không tự hứa bồi thường hay đổi trả ngoài chính sách; khách đang bức xúc luôn được chuyển cho người.
Các bước
- Phân loại yêu cầuHỏi trạng thái, khiếu nại hay hướng dẫn sử dụng — mỗi loại đi một đường đã khai báo.
- Tra trên dữ liệu sẵn cóLịch sử khách hàng, đơn hàng và tài liệu hướng dẫn đã duyệt được đọc trong đúng quyền của người trực.
- Đề xuất câu trả lờiCâu trả lời dẫn về đúng tài liệu nguồn; trong phần được uỷ quyền thì gửi đi, ngoài phần đó thì chờ người trực duyệt.
- Chuyển ca kèm ngữ cảnhCa phức tạp, giọng tiêu cực hoặc sắp trễ cam kết dịch vụ được chuyển cho người, kèm toàn bộ lịch sử.
Sau giờ trực, khách hỏi vì sao đơn đặt từ đầu tuần vẫn chưa được giao.
Trạng thái đơn được trả lời ngay từ dữ liệu giao hàng; khách tỏ ra bực nên ca được gắn ưu tiên, chờ nhân viên chăm sóc xử lý đầu giờ sáng.
Kịch bản minh hoạ để hình dung, không phải số liệu của khách hàng.
Chứng từ đầu vào: đọc, khớp ba chiều, đề xuất bút toán
Hoá đơn nhà cung cấp được đọc, đối chiếu với đơn mua và phiếu nhập kho, rồi trở thành bút toán đề xuất chờ kế toán duyệt.
Agent đảm nhậnAmi Documents- Bắt đầu khi
- Có hoá đơn hoặc chứng từ nhà cung cấp mới
- Đầu ra
- Bút toán đề xuất; dòng lệch được gắn cờ chờ duyệt
- Dữ liệu từ phân hệ
- Tài chính – Kế toánMua hàngKho & Tồn kho
- Ranh giới
- Không tự hạch toán dòng lệch và không đoán chữ trên chứng từ mờ.
Các bước
- Đọc chứng từNhận dạng chữ trên bản scan hoặc PDF, lấy nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng và đơn giá theo danh mục của bạn.
- Khớp ba chiềuĐối chiếu hoá đơn với đơn mua trong phân hệ Mua hàng và phiếu nhập trong phân hệ Kho.
- Đề xuất bút toánDòng khớp trở thành bút toán đề xuất, kèm liên kết tới cả ba chứng từ gốc.
- Gắn cờ ngoại lệChênh lệch số lượng, giá hoặc chứng từ không đọc chắc được đưa vào hàng chờ kế toán duyệt.
Hoá đơn nhà cung cấp ghi 50 thùng hàng; phiếu nhập kho chỉ ghi nhận 48 thùng.
Bút toán đề xuất cho 48 thùng khớp đơn mua; chênh lệch 2 thùng được gắn cờ kèm ba chứng từ liên quan, chờ kế toán quyết định.
Kịch bản minh hoạ để hình dung, không phải số liệu của khách hàng.
Nhắc công nợ theo lịch
Tuổi nợ được cập nhật từ thanh toán đã ghi nhận, lời nhắc soạn theo mẫu đã duyệt và khoản cần can thiệp được nêu cho kế toán trưởng.
Agent đảm nhậnAmi Receivables- Bắt đầu khi
- Lịch hằng ngày, hoặc khi trạng thái thanh toán thay đổi
- Đầu ra
- Lịch sử nhắc nợ trong hồ sơ khách hàng và danh sách khoản cần theo dõi
- Dữ liệu từ phân hệ
- Tài chính – Kế toánBán hàng & CRM
- Ranh giới
- Không tự giãn nợ, xoá nợ hay thương lượng với khách.
Các bước
- Cập nhật tuổi nợMỗi khoản phải thu được tính lại hạn và nhóm tuổi nợ từ những thanh toán đã ghi nhận.
- Xếp hạng rủi roLịch sử thanh toán của từng khách cho biết khoản nào nên nhắc sớm và khoản nào cần người gọi.
- Soạn lời nhắcLời nhắc theo mẫu và tần suất đã duyệt; mọi lần nhắc được lưu vào hồ sơ khách hàng.
- Nêu khoản cần can thiệpĐề nghị giãn nợ, khoản bất thường hoặc khách trả chậm lặp lại được chuyển cho kế toán trưởng.
Một hoá đơn đến hạn hôm nay chưa ghi nhận thanh toán; khách này từng trả chậm hai kỳ.
Lời nhắc đầu tiên được soạn theo mẫu và lưu vào hồ sơ; vì lịch sử trả chậm, khoản nợ vào danh sách theo dõi của kế toán trưởng.
Kịch bản minh hoạ để hình dung, không phải số liệu của khách hàng.
Bản tin điều hành đầu ngày
Số liệu đã nằm sẵn trên cùng một lớp dữ liệu, nên bản tin không cần ai đi gom từ bảng tính — agent soạn và gửi trước giờ họp.
Agent đảm nhậnAmi Analytics- Bắt đầu khi
- Lịch mỗi sáng, trước giờ họp giao ban
- Đầu ra
- Bản tin một trang: số chính, biến động và cờ cảnh báo, mỗi số ghi rõ nguồn
- Dữ liệu từ phân hệ
- BI & Phân tíchBán hàng & CRMKho & Tồn khoTài chính – Kế toán
- Ranh giới
- Không kết luận thay lãnh đạo và không tự hành động trên cờ cảnh báo.
Các bước
- Đọc số đã chốtDoanh số, tồn kho và công nợ của ngày hôm trước được đọc thẳng từ các phân hệ, trong đúng quyền của người nhận.
- So sánh và phát hiệnĐối chiếu với tuần trước và cùng kỳ; biến động vượt ngưỡng bạn đặt được gắn cờ.
- Soạn bản tinSố chính, biến động và lời giải thích vì sao con số thay đổi, gọn trong một trang.
- Gửi đúng ngườiMỗi người nhận thấy đúng phạm vi mình được xem — giám đốc chi nhánh không thấy số của chi nhánh khác.
Lịch cố định mỗi sáng trước cuộc họp giao ban của ban điều hành.
Bản tin một trang có số chính, so sánh bảy ngày và hai điểm bất thường, mỗi con số ghi rõ lấy từ phân hệ nào.
Kịch bản minh hoạ để hình dung, không phải số liệu của khách hàng.
Tóm tắt hồ sơ ứng viên và mời phỏng vấn
Hồ sơ ứng tuyển được tóm tắt theo đúng tiêu chí của mô tả công việc; người tuyển dụng chọn, agent soạn thư mời và thư phản hồi.
Agent đảm nhậnAmi Hiring- Bắt đầu khi
- Có hồ sơ mới trong một đợt tuyển dụng
- Đầu ra
- Bản tóm tắt theo tiêu chí, danh sách rút gọn do người chọn và thư mời chờ duyệt
- Dữ liệu từ phân hệ
- Nhân sự – HRM
- Ranh giới
- Không dùng tiêu chí nhạy cảm và không tự quyết định tuyển hay loại.
Các bước
- Gom hồ sơHồ sơ của một đợt tuyển về cùng một danh sách trong phân hệ Nhân sự, hồ sơ trùng được gộp.
- Tóm tắt theo tiêu chíMỗi hồ sơ được tóm tắt theo tiêu chí đã duyệt trong mô tả công việc — không chấm đậu hay rớt.
- Người chọn danh sách rút gọnNgười tuyển dụng đọc bản tóm tắt và quyết định ai được mời; agent không xếp hạng thay họ.
- Soạn thưThư mời phỏng vấn và thư phản hồi lịch sự cho ứng viên chưa phù hợp được soạn sẵn, chờ duyệt trước khi gửi.
Một đợt tuyển kế toán nhận 40 hồ sơ trong một tuần.
40 bản tóm tắt theo cùng năm tiêu chí; người tuyển dụng chọn sáu hồ sơ, thư mời đã soạn sẵn chờ duyệt và mọi ứng viên còn lại đều có thư phản hồi.
Kịch bản minh hoạ để hình dung, không phải số liệu của khách hàng.
Mang một quy trình thật của bạn tới buổi demo.
Chúng tôi dựng lại nó trên dữ liệu mẫu: agent nào đảm nhận, dừng ở đâu để người duyệt, và nhật ký ghi lại những gì.