Один свод правил, а не шестнадцать
Лимиты согласования, правила замещения и эскалация описываются один раз и действуют для любого типа документа, а не настраиваются заново внутри каждого модуля.
ВОЗМОЖНОСТЬ ПЛАТФОРМЫ · ПРОЦЕССЫ
Ваш регламент, исполняемый ровно так, как вы его записали.
Один процессный движок для всех модулей: маршруты собираются перетаскиванием, согласование идёт по лимитам и замещениям, и каждый шаг оставляет доказательство.
Для кого: Руководство · Внутренний контроль · Руководители подразделений · Команды внедрения · ИТ
ПОЧЕМУ ЭТО НЕ ЕЩЁ ОДИН МОДУЛЬ
Процесс не владеет ни одним документом — он приводит в движение все документы.
Заявление на отпуск принадлежит кадрам, заявка на закупку — снабжению, договор — управлению договорами. Вынесите процесс в отдельный модуль — и получите два места, говорящих об одной и той же форме; а когда они разойдутся, никто не скажет, какое верное. Поэтому это не семнадцатый модуль: это слой, на котором стоят все шестнадцать.
модуль «Закупки»Заявка на закупку
- черновик
- на согласовании
- согласована
- заказано
слой процессов
Шлюз политики — кто согласует, при каком лимите, сколько кругов, в какой срок
После согласования работа, ждущая в другом модуле, открывается сама
Цепочка статусов документа принадлежит модулю, который им владеет. Слой процессов подключается ровно к тому переходу, где нужно решение, — поэтому он не владеет ни одним документом и ему нечего делить с модулем.
Идёт по оргструктуре, а не по списку фамилий
Маршрут согласования читает должность и подразделение из кадрового модуля. Сотрудник переходит в другой отдел — маршрут идёт следом, и вы не правите каждый регламент по отдельности.
Доказательство лежит вместе с документом
Кто внёс, кто согласовал, когда, на какой версии и на каком основании — хранится на самом документе, поэтому вопрос аудитора не запускает восстановление.
ЖИЗНЬ ОДНОЙ ЗАЯВКИ
От момента, когда кто-то нажал «отправить», до доказательства, с которым можно сверяться.
Один механизм для любых документов. Ниже заявка на закупку проходит все четыре этапа и останавливается там, где ждёт решения.
ОДНА ЗАЯВКА В РАБОТЕPR-1042v2пошла по ветке · сверх лимитаожидает согласующего
Заявка на закупку
Маршрутизациясверх лимитаинвестиции, срочновсе остальные
Правлениематрица лимитовпо порядкуSLA 48hосталось 6 ч
параллельно
Финансыдостаточно одногоSLA 24h
Руководитель подразделенияпо оргструктуре
нужны оба
Непосредственный руководительпо оргструктуре
Доказательство
ЖУРНАЛ
- 09:12Инициаторподал заявку
- 09:12Процессмаршрутизация по лимиту
- 11:04Главный бухгалтерзапрошено второе предложение
- 01
Создание
Сотрудник заполняет электронную форму по шаблону организации, либо сам хозяйственный документ создаёт заявку, как только выполняется условие.
- 02
Маршрутизация
Правила читают сумму, тип документа, подразделение и лимит и выбирают нужного согласующего — параллельно, когда нужно несколько мнений, последовательно, когда важен порядок.
- 03
Согласование
Согласующий работает в рабочем пространстве или на телефоне, может запросить дополнение, может передать замещающему — а SLA поднимет вопрос выше, если шаг просрочен.
- 04
Доказательство
Решение записывается прямо в исходный документ вместе с полным журналом, и следующий шаг процесса открывается — никто ничего не переносит вручную в другую систему.
Схема — разобранный пример, чтобы механику можно было прочитать; цифры на ней иллюстративные. Лимиты, уровни согласования и сроки эскалации настраиваются по регламенту конкретной организации и фиксируются на внедрении. Программа помогает исполнять регламент, но не заменяет его.
ЧТО ВНУТРИ
Собирается перетаскиванием, работает на реальных данных.
Проектирование и формы
- Конструктор маршрутов без кодаСобрать маршрут перетаскиванием на схеме: шаги, условия, ветвления и циклы — без единой строки кода.
- Электронные формыПоля, проверки и вложения по шаблонам организации, привязанные прямо к шагу создания.
- Версии и пробные прогоныПравить действующий маршрут в черновике, прогнать и только потом опубликовать; заявки в работе продолжают идти по прежней версии.
Маршрутизация и согласование
- Условия, лимиты, замещениеВетвление по сумме, типу документа или подразделению; при превышении лимита уровень добавляется сам; на время отсутствия работает замещение.
- Параллельное и последовательное согласованиеНесколько подразделений высказываются одновременно, когда не зависят друг от друга, и по очереди, когда следующий уровень должен видеть решение предыдущего.
- SLA и эскалацияУ каждого шага есть срок; просроченные напоминаются, а затем поднимаются выше ровно так, как описано в регламенте.
Доказательства и эксплуатация
- Полный журналКаждое действие фиксирует человека, момент, версию документа и причину — достаточно, чтобы ответить на вопрос аудитора через два года.
- Отслеживание и узкие местаВидно, где стоит заявка, кого ждёт и как долго; шаги, где регулярно затор, проявляются цифрами.
- Работает на документах всех модулейОдин и тот же движок обслуживает заявление на отпуск, заявку на закупку, договор, расходную накладную или корректирующую проводку.
ГРАНИЦА СО СЛОЕМ АГЕНТОВ
Агент действует ВНУТРИ маршрута — он не заменяет маршрут.
Справедливый вопрос, когда у организации уже есть агенты: если ИИ делает работу, зачем тогда регламент? Именно он и делает делегирование агенту безопасным.
Маршрут решает, кому что позволено
Агент работает в правах вызвавшей его учётной записи, а объём делегирования описан на самом маршруте — обойти процесс коротким путём нельзя.
То, что требует согласования, по-прежнему идёт через человека
Агент заполняет заранее и записывает то, что ему делегировано; за пределами этого он останавливается на предложении со ссылками, а шаг согласования остаётся шагом согласования.
Журнал фиксирует и агента
След указывает, какой агент действовал, по чьему делегированию и кто согласовал — в том же журнале, что и действия человека.
ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ
Границы процессного слоя.
Это ещё один модуль?
Нет, и это осознанно. Модуль владеет одним видом хозяйственной записи; процессный слой не владеет ни одной — он приводит в движение записи остальных шестнадцати. Вынести его отдельно значило бы создать два места, описывающих одну форму.
Чем это отличается от маршрутов подписания в электронном делопроизводстве?
Электронное делопроизводство — это ОБЛАСТЬ документов: входящие и исходящие, печати, архивное хранение. Процессный слой — движок, на котором работает эта область и все остальные. Маршрут подписания документа — один конкретный маршрут, собранный этим движком.
Может ли маршрут править человек, не умеющий программировать?
Конструктор работает перетаскиванием на схеме, поэтому люди, знающие бизнес, собирают и меняют маршруты без кода. Кому какой маршрут разрешено править — вопрос прав доступа, и он фиксируется на внедрении.
Может ли шаг обратиться к внешней системе?
Шаг может вызвать другую систему через API, чтобы получить данные или передать результат. Какие системы подключены и как они аутентифицируются, определяется по каждому проекту — на странице интеграций перечислены поддерживаемые классы систем.
Принесите на демо процесс, который встал.
Выберите один настоящий маршрут согласования вашей организации — на демо мы соберём именно его на демонстрационных данных, с вашими нынешними лимитами и уровнями.