Работает на реальных кадровых данных
Маршрут подписания идёт по оргструктуре из модуля кадров, а не по списку адресов, который ведут вручную. Сотрудник переходит в другое подразделение — маршрут идёт следом, и вам не нужно править каждый регламент.
Смотреть весь Apus Office
APUS OFFICE · ЭЛЕКТРОННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Документы, маршруты подписания и печати — там, где и так идёт работа.
Электронное делопроизводство — третья группа Apus Office и та, которой нет у обычного офисного пакета. Входящие и исходящие документы, маршруты подписания, учёт печатей и хранение работают на тех же кадровых данных, той же оргструктуре и тех же правах, что и вся Apus Platform.
Для кого: Руководители канцелярии · Делопроизводители · Кадры и АХО · Юристы · Руководство
В ЧЁМ ОТЛИЧИЕ
Документы и чат есть в любом офисном пакете. Этой части — нет.
Редактор, таблицы, чат и встречи — базовый набор, его закрывает почти любой инструментарий. Организация спотыкается уровнем ниже: входящему нужен регистрационный номер, срок и названный исполнитель; решение должно пройти правильный порядок подписания; печать должна оставить след — кто её взял и на каком экземпляре поставил. Именно этот слой обычные офисные пакеты оставляют пустым, и ради него существует эта группа.
След живёт дольше самой задачи
Кто внёс, кто согласовал, когда и на какой версии — хранится вместе с самим документом. Спросят через два года — доказательство уже есть, а не собирается заново.
Не отдельный портал
Сотрудники не запоминают ещё один адрес и ещё один пароль. Подписание стоит рядом с чатом, задачами и диском, которые открыты весь день.
ЖИЗНЬ ОДНОГО ДОКУМЕНТА
От момента поступления до места в архиве.
- 01
Приём и регистрация
Входящему присваивается номер, краткое содержание, срок и вид документа. Скан идёт вместе с записью, а не лежит в почте одного человека.
- 02
Назначение и работа
Направляется ответственному подразделению или сотруднику — со сроком и напоминанием. Обсуждение идёт на самой записи, а не в отдельном чате.
- 03
Подписание и печать
Многоуровневый маршрут по правам, электронная подпись через удостоверяющий центр, затем использование печати заносится в журнал.
- 04
Издание и хранение
Исходящему присваивается номер, он направляется адресатам и помещается в архив по сроку хранения своей категории.
Нумерация, сроки хранения и уровни подписания настраиваются по регламенту конкретной организации и фиксируются на внедрении. Программа помогает исполнять регламент, но не заменяет его.
ЧТО ВХОДИТ В ГРУППУ
Восемь инструментов, одно рабочее пространство.
Делопроизводство и подписание
- Входящие и исходящиеЖурнал с номерами, краткими содержаниями, сроками, названным исполнителем и статусом. Находится по номеру, по подразделению и по содержанию.
- Маршруты подписанияМногоуровневые по оргструктуре; электронная подпись через удостоверяющий центр; замещение и делегирование оставляют след.
- Печати и архивное хранениеЖурнал использования печатей и архив, где подлинники хранятся по сроку своей категории.
Формы и внутренние сервисы
- Электронные формыОтпуск, аванс и заявки на закупку по собственным шаблонам организации — сразу в действующий маршрут согласования, вместо распечатки и подписи от руки.
- Внутренние сервисыТранспорт, переговорные и питание в одном месте, с лимитами и согласующим, а расходы ложатся на подразделение-заказчик.
Внутренние коммуникации и знания
- Внутренние коммуникацииОбъявления нужному отделу или всей компании — с подтверждением прочтения, чего чат-группа не даёт. Вместе с внутренним пространством (интранет) для тем, которые не принадлежат ни одному отделу.
- Внутренняя викиРегламенты, процедуры и инструкции там, где новый сотрудник действительно посмотрит, со ссылками из тех самых форм и маршрутов.
- Календарь руководстваНеделя руководства, опубликованная ровно для тех, кому разрешено её видеть.
ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ
Границы группы электронного делопроизводства.
Чем это отличается от Google Workspace или Lark?
По первым двум группам Apus Office всё примерно сопоставимо — документы, чат, встречи, календарь. Отличие в этой группе: журнал с номерами и сроками, маршруты подписания по оргструктуре, учёт печатей и хранение по нормативным срокам. Международные офисные пакеты этого не делают, потому что оно завязано на то, как здесь устроено делопроизводство.
Подписывается ли документ через местные удостоверяющие центры?
Да. Маршрут подключается к отечественным поставщикам сертификатов; конкретный перечень — на странице интеграций. Объём и настройка фиксируются при проектировании решения.
Это управление документами (EDM)?
Это разные вещи, и они работают вместе. Эта группа ведёт АДМИНИСТРАТИВНУЮ жизнь документа — зарегистрировать, назначить, подписать, издать. Модуль EDM ведёт корпоративное хранилище: версии, классификацию и связь документа с той хозяйственной записью, из которой он вырос.
Может ли задача отсюда стать проектом?
Да, и здесь проходит граница с PM/PPM: административная работа остаётся здесь, а как только задаче нужны сроки, ресурсы и стоимость, она поднимается до проектной задачи в PM/PPM без повторного ввода.
Можно ли купить эту группу отдельно?
На Apus Platform — нет: Apus Office входит в каждую редакцию, докупать нечего. Отдельно продаваемая редакция для малого и среднего бизнеса — в Apus Suite.
Посмотрите, как делопроизводство работает по вашему регламенту.
Принесите одно реальное решение и один реальный маршрут подписания — на демо мы соберём именно их на демонстрационных данных.