الإقفال الموحّد عبر 14 مقرًّا تعليميًا: من 12 يومًا إلى 5 — واسترداد الاستثمار خلال 9 أشهر.
مجموعة تعليمية تضم أكثر من 3,000 موظف جمعت المالية والموارد البشرية والموافقات والمستندات لـ 14 مقرًّا تعليميًا على منصة واحدة — أرقام الإدارة تُحدَّث يوميًا بدل انتظار نهاية الشهر.
أرقام قدّمها العملاء أنفسهم ووافقوا على نشرها، وقِيس كل رقم ضمن النطاق والفترة المذكورين بجانبه. وتختلف النتائج باختلاف حجم المؤسسة وقطاعها ومدى انتظام بياناتها قبل البدء.
Edufit مجموعة تعليمية متعددة المراحل تضم 14 مقرًّا تعليميًا في 3 محافظات وأكثر من 3,000 معلم وموظف. تفتتح المجموعة مقرات جديدة كل عام — وكل مقر جديد كان يعني دفتر حسابات إضافيًا يحتاج إلى التوحيد.
عند انطلاق المشروع كان كل مقر يستخدم برنامج محاسبة خاصًا به (3 أنظمة مختلفة) إلى جانب مئات ملفات الجداول؛ وكانت الأرقام الموحّدة تُجمَع يدويًا عبر البريد الإلكتروني في نهاية الشهر، والموافقات تسير على الورق وتطبيقات المحادثة. لم تكن الإدارة ترى الصورة الكاملة إلا وقد انتصف الشهر التالي.
نقلت المجموعة مقراتها الـ14 إلى نموذج SaaS خلال ~5 أشهر: دليل حسابات موحّد (قيود داخلية تلقائية)، وأكثر من 40 مسار موافقة انتقل إلى المكتب الإلكتروني، ومطابقة الرسوم الدراسية موصولة مباشرة ببوابة التحصيل، ولوحة BI موحّدة بين يدي الإدارة.
قبل وبعد — مع الإطار الزمني وطريقة القياس.
| المؤشر | قبل | بعد | الإطار الزمني وطريقة القياس |
|---|---|---|---|
| إقفال الشهر الموحّد | 12 يومًا | 5 أيام | بعد 6 أشهر من التشغيل · قياس على دورات إقفال متتالية |
| متوسط زمن الموافقات | 3.5 يوم/طلب | 2.1 يوم/طلب | أكثر من 40 مسار عمل على المكتب الإلكتروني · سجلات النظام |
| فروقات الرسوم الدراسية المعالجة يدويًا | نحو 180 معاملة/شهر | أقل من 20 معاملة/شهر | مطابقة تلقائية مع بوابة تحصيل الرسوم |
| تقارير الإدارة متعددة المقرات | نهاية الشهر (T+12) | يوميًا (T+1) | لوحة BI موحّدة على مستوى المجموعة |
أرقام قدّمها العملاء أنفسهم ووافقوا على نشرها، وقِيس كل رقم ضمن النطاق والفترة المذكورين بجانبه. وتختلف النتائج باختلاف حجم المؤسسة وقطاعها ومدى انتظام بياناتها قبل البدء.
من الاستكشاف إلى الإطلاق الفعلي.
بيانات عامين من 3 أنظمة محاسبة كان لا بد من إعادة ربطها بندًا بندًا إلى دليل الحسابات الموحّد — عمل أكبر مما قُدِّر. غيّر الفريق الخطة: إطلاق فعلي على دفعات بدل الإطلاق دفعة واحدة (أكبر 4 مقرات أولًا ثم 10 على دفعتين)، فبقي الجدول الكلي ~5 أشهر كما هو، وكانت كل دفعة لاحقة أسرع من سابقتها.
“كانت اجتماعات مجلس الإدارة تنتظر أسبوعًا حتى تجمع المحاسبة الأرقام. اليوم تظهر أرقام المقرات الأربعة عشر كلها على شاشة واحدة تُحدَّث يوميًا — نتخذ القرار داخل الاجتماع، لا بعده.”
