تخطَّ إلى المحتوى الرئيسي
تسجيل الدخول
Apus Platform
استعرض Apus Office كاملاً
APUS OFFICE · الإدارة الرقمية

المراسلات ومسارات التوقيع والأختام — في المكان الذي يجري فيه العمل أصلاً.

الإدارة الرقمية هي المجموعة الثالثة في Apus Office، وهي ما لا تملكه حزمة مكتبية عامة. الوارد والصادر ومسارات التوقيع وحفظ الأختام وحفظ السجلات تعمل على الموظفين أنفسهم والهيكل التنظيمي نفسه والصلاحيات نفسها التي تعمل عليها بقية Apus Platform.

لمن: مديرو المكتب · موظفو المحفوظات · الموارد البشرية والشؤون الإدارية · الشؤون القانونية · الإدارة العليا

أين يقع الفرق

المستندات والمحادثة موجودة في كل حزمة مكتبية. هذا الجزء غير موجود.

التحرير والجداول والمحادثة والاجتماعات أساسيات تؤديها أي مجموعة أدوات تقريباً. ما تتعثر عنده المؤسسة فعلاً يقع طبقة أدنى: الكتاب الوارد يحتاج رقم قيد ومهلة إنجاز وموظفاً مسؤولاً بالاسم؛ والقرار عليه أن يسلك ترتيب التوقيع الصحيح؛ والختم عليه أن يترك أثراً بمن أخرجه وعلى أي نسخة وُضع. هذه هي الطبقة التي تتركها الحزم المكتبية العامة فارغة، ولأجلها وُجدت هذه المجموعة.

تعمل على بيانات موظفين حقيقية

مسار التوقيع يتبع الهيكل التنظيمي في وحدة الموارد البشرية، لا قائمة بريد تُدار يدوياً. وحين ينتقل موظف إلى إدارة أخرى ينتقل المسار معه، فلا تعدّل كل إجراء على حدة.

الأثر يبقى بعد انتهاء المهمة

من قدّم ومن اعتمد ومتى وعلى أي نسخة — محفوظ مع المستند نفسه، فإذا عاد السؤال بعد سنتين كان الدليل موجوداً بالفعل بدل إعادة بنائه.

ليست بوابة منفصلة

لا يحفظ الموظفون عنواناً إضافياً وكلمة مرور إضافية. التوقيع يقع بجوار المحادثة والمهام ومساحة الملفات المفتوحة أمامهم طوال اليوم.

حياة مستند واحد

من لحظة وصول المستند إلى استقراره في موضعه الصحيح داخل الأرشيف.

  1. 01

    الاستلام والقيد

    يُمنح الكتاب الوارد رقم قيد وموضوعاً ومهلة إنجاز ونوعاً. وتنتقل النسخة الممسوحة مع السجل بدل أن تبقى في بريد شخص واحد.

  2. 02

    الإحالة والمعالجة

    يُحال إلى الوحدة أو الشخص المسؤول، بمهلة وتذكير. ويجري النقاش على السجل نفسه لا في محادثة جانبية.

  3. 03

    التوقيع والختم

    مسار توقيع متعدد المستويات بحسب الصلاحية، وتوقيع إلكتروني عبر جهة إصدار شهادات، ثم يُقيَّد استخدام الختم في السجل.

  4. 04

    الإصدار والحفظ

    يُمنح الكتاب الصادر رقماً ويُرسل إلى جهاته ويُحفظ وفق مدة حفظ فئته.

ترقيم القيد ومدد الحفظ ومستويات التوقيع تُضبط وفق لائحة كل جهة وتُعتمد أثناء التنفيذ. البرنامج يعين على تطبيق اللائحة ولا يحل محلها.

ماذا تضم هذه المجموعة

ثماني أدوات، ومساحة عمل واحدة.

المحفوظات والتوقيع

  • الوارد والصادرسجل بأرقام القيد والموضوعات والمُهل والموظف المسؤول والحالة. يمكن الوصول إليه بالرقم أو بالوحدة أو بالمحتوى.
  • مسارات التوقيعمتعددة المستويات وفق الهيكل التنظيمي؛ توقيع إلكتروني عبر جهة إصدار شهادات؛ والإنابة والتفويض يتركان أثراً.
  • الأختام وحفظ السجلاتسجل لاستخدام الأختام، وأرشيف يحفظ الأصول طوال مدة حفظ كل فئة.

النماذج والخدمات الداخلية

  • النماذج الإلكترونيةطلبات الإجازة والسلف والشراء على نماذج الجهة نفسها، تدخل مباشرة إلى مسار الاعتماد القائم بدل طباعتها وتوقيعها يدوياً.
  • الخدمات الداخليةالمركبات وقاعات الاجتماعات والوجبات في مكان واحد، بحدود ومعتمِد، وتُحمَّل التكلفة على الوحدة المستفيدة.

التواصل الداخلي والمعرفة

  • التواصل الداخليإعلانات تصل إلى الإدارة المعنية أو إلى الجهة كلها، مع تأكيد القراءة — وهو ما لا تمنحه مجموعة المحادثة. ومعها مساحة داخلية (شبكة داخلية) للنقاشات التي لا تخص إدارة بعينها.
  • الويكي الداخلياللوائح والإجراءات والأدلة في المكان الذي يبحث فيه الموظف الجديد فعلاً، ويمكن الربط إليها من النماذج والمسارات المعنية.
  • جدول أعمال الإدارة العلياأسبوع الإدارة العليا، منشور لمن يُسمح له بالاطلاع عليه تحديداً.
الأسئلة الشائعة

حدود مجموعة الإدارة الرقمية.

بماذا يختلف هذا عن Google Workspace أو Lark؟

في أول مجموعتين من Apus Office يكون الأمر متقارباً إلى حد بعيد — مستندات ومحادثة واجتماعات وتقويم. الفرق في هذه المجموعة: سجل مرقّم بمُهل إنجاز، ومسارات توقيع تتبع الهيكل التنظيمي، وحفظ للأختام وحفظ للسجلات وفق المدد النظامية. هذا ما تتركه الحزم المكتبية العالمية جانباً، لأنه مرتبط بطريقة عمل الإدارة هنا.

هل يتم التوقيع عبر جهات إصدار الشهادات المحلية؟

نعم. يتصل المسار بمزودي الشهادات المحليين؛ والقائمة المحددة على صفحة التكاملات. ويُعتمد النطاق والضبط في تصميم الحل.

هل هذا إدارة للوثائق (EDM)؟

هما أمران مختلفان يعملان معاً. هذه المجموعة تتولى الحياة الإدارية للمستند — القيد والإحالة والتوقيع والإصدار. أما وحدة EDM فتتولى مستودع وثائق المؤسسة: الإصدارات والتصنيف والربط بين الوثيقة والقيد التشغيلي الذي أنشأها.

هل يمكن أن تتحول مهمة هنا إلى مشروع؟

نعم، وهنا تقع الحدود مع PM/PPM: العمل الإداري يبقى هنا، وحين تحتاج المهمة إلى جدول زمني وموارد وتكلفة تُرفَّع إلى مهمة مشروع في PM/PPM دون إعادة إدخال.

هل يمكن شراء هذه المجموعة وحدها؟

على Apus Platform لا — فـ Apus Office مشمول في كل إصدار، فلا شيء يُشترى إضافةً إليه. أما الإصدار الذي يُباع منفصلاً للمنشآت الصغيرة والمتوسطة فيقع ضمن Apus Suite.

شاهد الإدارة الرقمية تعمل وفق لائحتكم أنتم.

أحضر قراراً حقيقياً واحداً ومسار توقيع حقيقياً واحداً — والعرض التوضيحي يعيد بناءهما بالضبط على بيانات تجريبية.

noindex