تعمل على بيانات موظفين حقيقية
مسار التوقيع يتبع الهيكل التنظيمي في وحدة الموارد البشرية، لا قائمة بريد تُدار يدوياً. وحين ينتقل موظف إلى إدارة أخرى ينتقل المسار معه، فلا تعدّل كل إجراء على حدة.
الإدارة الرقمية هي المجموعة الثالثة في Apus Office، وهي ما لا تملكه حزمة مكتبية عامة. الوارد والصادر ومسارات التوقيع وحفظ الأختام وحفظ السجلات تعمل على الموظفين أنفسهم والهيكل التنظيمي نفسه والصلاحيات نفسها التي تعمل عليها بقية Apus Platform.
لمن: مديرو المكتب · موظفو المحفوظات · الموارد البشرية والشؤون الإدارية · الشؤون القانونية · الإدارة العليا
التحرير والجداول والمحادثة والاجتماعات أساسيات تؤديها أي مجموعة أدوات تقريباً. ما تتعثر عنده المؤسسة فعلاً يقع طبقة أدنى: الكتاب الوارد يحتاج رقم قيد ومهلة إنجاز وموظفاً مسؤولاً بالاسم؛ والقرار عليه أن يسلك ترتيب التوقيع الصحيح؛ والختم عليه أن يترك أثراً بمن أخرجه وعلى أي نسخة وُضع. هذه هي الطبقة التي تتركها الحزم المكتبية العامة فارغة، ولأجلها وُجدت هذه المجموعة.
مسار التوقيع يتبع الهيكل التنظيمي في وحدة الموارد البشرية، لا قائمة بريد تُدار يدوياً. وحين ينتقل موظف إلى إدارة أخرى ينتقل المسار معه، فلا تعدّل كل إجراء على حدة.
من قدّم ومن اعتمد ومتى وعلى أي نسخة — محفوظ مع المستند نفسه، فإذا عاد السؤال بعد سنتين كان الدليل موجوداً بالفعل بدل إعادة بنائه.
لا يحفظ الموظفون عنواناً إضافياً وكلمة مرور إضافية. التوقيع يقع بجوار المحادثة والمهام ومساحة الملفات المفتوحة أمامهم طوال اليوم.
يُمنح الكتاب الوارد رقم قيد وموضوعاً ومهلة إنجاز ونوعاً. وتنتقل النسخة الممسوحة مع السجل بدل أن تبقى في بريد شخص واحد.
يُحال إلى الوحدة أو الشخص المسؤول، بمهلة وتذكير. ويجري النقاش على السجل نفسه لا في محادثة جانبية.
مسار توقيع متعدد المستويات بحسب الصلاحية، وتوقيع إلكتروني عبر جهة إصدار شهادات، ثم يُقيَّد استخدام الختم في السجل.
يُمنح الكتاب الصادر رقماً ويُرسل إلى جهاته ويُحفظ وفق مدة حفظ فئته.
ترقيم القيد ومدد الحفظ ومستويات التوقيع تُضبط وفق لائحة كل جهة وتُعتمد أثناء التنفيذ. البرنامج يعين على تطبيق اللائحة ولا يحل محلها.
في أول مجموعتين من Apus Office يكون الأمر متقارباً إلى حد بعيد — مستندات ومحادثة واجتماعات وتقويم. الفرق في هذه المجموعة: سجل مرقّم بمُهل إنجاز، ومسارات توقيع تتبع الهيكل التنظيمي، وحفظ للأختام وحفظ للسجلات وفق المدد النظامية. هذا ما تتركه الحزم المكتبية العالمية جانباً، لأنه مرتبط بطريقة عمل الإدارة هنا.
نعم. يتصل المسار بمزودي الشهادات المحليين؛ والقائمة المحددة على صفحة التكاملات. ويُعتمد النطاق والضبط في تصميم الحل.
هما أمران مختلفان يعملان معاً. هذه المجموعة تتولى الحياة الإدارية للمستند — القيد والإحالة والتوقيع والإصدار. أما وحدة EDM فتتولى مستودع وثائق المؤسسة: الإصدارات والتصنيف والربط بين الوثيقة والقيد التشغيلي الذي أنشأها.
نعم، وهنا تقع الحدود مع PM/PPM: العمل الإداري يبقى هنا، وحين تحتاج المهمة إلى جدول زمني وموارد وتكلفة تُرفَّع إلى مهمة مشروع في PM/PPM دون إعادة إدخال.
على Apus Platform لا — فـ Apus Office مشمول في كل إصدار، فلا شيء يُشترى إضافةً إليه. أما الإصدار الذي يُباع منفصلاً للمنشآت الصغيرة والمتوسطة فيقع ضمن Apus Suite.
أحضر قراراً حقيقياً واحداً ومسار توقيع حقيقياً واحداً — والعرض التوضيحي يعيد بناءهما بالضبط على بيانات تجريبية.