العمل المتكرر ينجز نفسه — ويبقى القرار للإنسان حيث يلزم القرار.
يتولى كل مسار عمل أدناه وكيل أعمال واحد. يقرأ البيانات داخل النسخة المخصصة لمؤسستك، ويتوقف تمامًا عند النقطة التي تتطلب اعتماد شخص. هذه نماذج مرجعية لتصوّر العمل؛ أما النطاق الفعلي فيُتفق عليه مع فريق التنفيذ.
تأهيل العملاء المحتملين وتوجيههم إلى مندوب المبيعات المناسب
يُدمج العميل المحتمل الجديد في سجل العميل القائم، ويُقيَّم بناءً على بيانات حقيقية، ثم يُسلَّم إلى مسؤول مع ملخص موجز.
يتولاهAmi Sales- يبدأ عندما
- تسجيل عميل محتمل جديد في CRM
- المُخرَج
- عميل محتمل مع ملخص وأولوية ومسؤول
- البيانات من الوحدات
- المبيعات وCRMالتسويق
- الحدود
- لا يقدّم عروض أسعار ولا خصومات ولا يلتزم بأي شروط — فذلك من شأن مندوب المبيعات.
الخطوات
- الدمج في السجل القائمالعميل المحتمل الذي يطابق رقم هاتف أو بريدًا إلكترونيًا يُضم إلى العميل الموجود مسبقًا، مع سجل صفقاته والحملات التي وصلت إليه.
- التقييميُطابَق القطاع والحجم والجاهزية مع المعايير التي اعتمدتها مؤسستك لتحديد الأولوية.
- ملخص واقتراح الخطوة التاليةتُجمع الحاجة والسياق والأسئلة المفتوحة في بضعة أسطر، مع اقتراح لطريقة التواصل.
- إسناده إلى الشخص المناسبيتبع العميل المحتمل قواعد الإسناد القائمة لديك؛ وتُنبَّه قيادة الفريق إلى الصفقات التي تتجاوز الحد الذي حددته.
خارج ساعات العمل، يكتب عميل محتمل: يحتاج إلى نظام إدارة لسلسلة من ثلاثة متاجر، ويستعد لافتتاح متجر رابع.
في صباح اليوم التالي يتصدّر العميل المحتمل قائمة المسؤول، مع ملخص من ثلاثة أسطر وأولوية عالية وتنبيه للاتصال مبكرًا — دون أن يضطر أحد إلى بدء المحادثة من الصفر.
سيناريو توضيحي، وليس بيانات عملاء.
استقبال طلبات ما بعد البيع ومعالجتها
تُصنَّف طلبات العملاء وتُطابَق مع الطلبيات والمعرفة الداخلية، ثم تعود إجابةً موثّقة المصدر أو حالةً ملخّصة.
يتولاهAmi Care- يبدأ عندما
- يرسل عميل طلبًا أو سؤالًا بعد الشراء
- المُخرَج
- إجابة مقترحة مع مصدرها، أو حالة ملخّصة لموظف
- البيانات من الوحدات
- المبيعات وCRMإدارة المستندات – EDM
- الحدود
- لا يعد بتعويض أو إرجاع خارج السياسة المعتمدة؛ والعميل المستاء يُحال دائمًا إلى شخص.
الخطوات
- تصنيف الطلباستفسار عن حالة، أو شكوى، أو سؤال عن طريقة الاستخدام — لكل نوع مسار حددته أنت.
- البحث في البيانات القائمةيُقرأ سجل العميل وطلبياته والأدلة المعتمدة ضمن صلاحيات الوكيل المناوب نفسه.
- اقتراح إجابةتستشهد الإجابة بالمستند المصدر؛ وضمن النطاق المفوَّض تُرسَل، وخارجه تنتظر الموظف المناوب.
- الإحالة مع السياقالحالات المعقدة، أو النبرة السلبية، أو التزام خدمة يوشك أن يُخلَف، تُحال إلى شخص مع السجل الكامل.
خارج ساعات العمل، يسأل عميل لماذا لم تصل طلبية قدّمها في مطلع الأسبوع.
يُجاب عن حالة الطلبية مباشرة من بيانات التوصيل؛ ولأن العميل يبدو منزعجًا، تُعلَّم الحالة بأولوية لفريق الدعم في أول الصباح.
سيناريو توضيحي، وليس بيانات عملاء.
فواتير الموردين: القراءة، والمطابقة الثلاثية، واقتراح القيد
تُقرأ فواتير الموردين وتُطابَق مع أمر الشراء وإيصال استلام البضاعة، لتصبح قيدًا محاسبيًا مقترحًا بانتظار اعتماد المحاسبة.
يتولاهAmi Documents- يبدأ عندما
- وصول فاتورة أو مستند جديد من مورد
- المُخرَج
- قيد مقترح؛ مع تعليم البنود غير المتطابقة للمراجعة
- البيانات من الوحدات
- المالية والمحاسبةالمشترياتالمخزون والمستودعات
- الحدود
- لا يرحّل أبدًا بندًا غير متطابق، ولا يخمّن محتوى مستند غير مقروء.
الخطوات
- قراءة المستنديُتعرَّف على النص في المستند الممسوح ضوئيًا أو PDF، ويُستخرج المورد والأصناف والكميات وأسعار الوحدات مقابل دليل أصنافك.
- المطابقة الثلاثيةتُطابَق الفاتورة مع أمر الشراء في وحدة المشتريات وإيصال الاستلام في وحدة المخزون.
- اقتراح القيدتصبح البنود المتطابقة قيدًا مقترحًا، مرتبطًا بالمستندات المصدر الثلاثة جميعها.
- تعليم الاستثناءاتفروق الكمية أو السعر، وكل ما لم يُقرأ بثقة، تذهب إلى قائمة المراجعة لدى المحاسبة.
تذكر فاتورة المورد 50 كرتونة؛ بينما يسجّل إيصال الاستلام 48 فقط.
قيد مقترح للكراتين الـ48 المطابقة لأمر الشراء؛ ويُعلَّم فرق الكرتونتين مع المستندات الثلاثة ذات الصلة لتقرّر المحاسبة.
سيناريو توضيحي، وليس بيانات عملاء.
متابعة مجدولة للذمم المدينة
يُحدَّث تعمير الذمم من المدفوعات المسجّلة، وتُصاغ التذكيرات من قوالب معتمدة، وتُرفع البنود التي تحتاج إلى تدخل إلى رئيس الحسابات.
يتولاهAmi Receivables- يبدأ عندما
- جدول يومي، أو تغيّر في حالة السداد
- المُخرَج
- سجل تذكيرات في ملف العميل وقائمة متابعة للبنود
- البيانات من الوحدات
- المالية والمحاسبةالمبيعات وCRM
- الحدود
- لا يمدّد أي دين ولا يشطبه ولا يتفاوض عليه.
الخطوات
- تحديث التعميريُعاد احتساب تاريخ الاستحقاق وفئة التعمير لكل ذمة بناءً على المدفوعات المسجّلة مسبقًا.
- ترتيب المخاطريُظهر سجل السداد لكل عميل أي البنود يُذكَّر بها مبكرًا، وأيها يحتاج إلى اتصال هاتفي من شخص.
- صياغة التذكيرتتبع التذكيرات القالب والإيقاع المعتمدين؛ ويُحفظ كل تذكير في ملف العميل.
- رفع ما يحتاج إلى شخصطلبات المهلة، والبنود غير المعتادة، والمتأخرون المتكررون في السداد، تُرفع إلى رئيس الحسابات.
فاتورة تستحق اليوم دون تسجيل أي سداد؛ وقد تأخر هذا العميل في السداد مرتين من قبل.
يُصاغ تذكير أول من القالب ويُحفظ في الملف؛ وبسبب سجل التأخر، ينضم البند إلى قائمة متابعة رئيس الحسابات.
سيناريو توضيحي، وليس بيانات عملاء.
التقرير الصباحي للإدارة
الأرقام موجودة أصلًا على طبقة بيانات واحدة، فلا يحتاج أحد إلى جمعها من جداول البيانات — يُعدّ الوكيل التقرير ويرسله قبل الاجتماع.
يتولاهAmi Analytics- يبدأ عندما
- كل صباح، قبل اجتماع الإدارة
- المُخرَج
- تقرير من صفحة واحدة: الأرقام الرئيسية والتغيّرات والتنبيهات، لكل رقم مصدره
- البيانات من الوحدات
- BI والتحليلاتالمبيعات وCRMالمخزون والمستودعاتالمالية والمحاسبة
- الحدود
- لا يستخلص استنتاجات نيابةً عن الإدارة، ولا يتصرف من تلقاء نفسه بناءً على أي تنبيه.
الخطوات
- قراءة الأرقام المُقفلةتُقرأ مبيعات الأمس والمخزون والذمم المدينة مباشرة من الوحدات، ضمن صلاحيات كل مستلم.
- المقارنة والرصدتُقارَن الأرقام بالأسبوع الماضي وبالفترة نفسها من العام الماضي؛ وتُعلَّم التغيّرات التي تتجاوز الحد الذي حددته.
- صياغة التقريرالأرقام الرئيسية، وما الذي تحرّك، ولماذا تغيّر الرقم، في صفحة واحدة.
- الإرسال إلى الأشخاص المعنيينلا يرى كل مستلم إلا نطاقه — فمدير الفرع لا يرى أبدًا أرقام فرع آخر.
جدول ثابت كل صباح قبل الاجتماع القصير للقيادة.
تقرير من صفحة واحدة بالأرقام الرئيسية، ومقارنة لسبعة أيام، وحالتَي شذوذ، مع بيان الوحدة التي جاء منها كل رقم.
سيناريو توضيحي، وليس بيانات عملاء.
تلخيص طلبات التوظيف والدعوة إلى المقابلة
تُلخَّص الطلبات وفق المعايير الواردة في الوصف الوظيفي؛ ويختار مسؤول التوظيف، بينما يصوغ الوكيل الدعوات والردود.
يتولاهAmi Hiring- يبدأ عندما
- وصول طلب جديد ضمن جولة توظيف
- المُخرَج
- ملخصات قائمة على المعايير، وقائمة مختصرة يختارها شخص، ومسودات دعوات
- البيانات من الوحدات
- الموارد البشرية – HRM
- الحدود
- لا يستخدم أبدًا معايير حساسة، ولا يقرّر التوظيف أو الرفض.
الخطوات
- جمع الطلباتتصل طلبات جولة التوظيف الواحدة إلى قائمة واحدة في وحدة الموارد البشرية، مع دمج المكرر منها.
- التلخيص وفق المعاييريُلخَّص كل طلب وفق المعايير المعتمدة في الوصف الوظيفي — دون درجة نجاح أو رسوب.
- شخص يختار القائمة المختصرةيقرأ مسؤول التوظيف الملخصات ويقرّر من يُدعى؛ ولا يرتّب الوكيل المرشحين نيابةً عنه.
- صياغة الرسائلتُصاغ دعوات المقابلة والردود اللبقة على المرشحين الذين لم يُختاروا للمرحلة التالية، وتنتظر الاعتماد قبل الإرسال.
تتلقى جولة توظيف لوظيفة محاسب 40 طلبًا خلال أسبوع واحد.
40 ملخصًا وفق المعايير الخمسة نفسها؛ يختار مسؤول التوظيف ستة، وتُصاغ الدعوات بانتظار الاعتماد، ولكل مرشح آخر ردّ جاهز.
سيناريو توضيحي، وليس بيانات عملاء.
أحضِر أحد مسارات عملك الحقيقية إلى العرض التوضيحي.
نعيد بناءه على بيانات تجريبية: أي وكيل يتولاه، وأين يتوقف طلبًا للاعتماد، وما الذي يسجّله سجل التدقيق.