11 Th2 Kế toán bán hàng là gì? Chi tiết mô tả công việc và nghiệp vụ cần thiết

Kế toán bán hàng (KTBH) không phải là một khái niệm xa lạ đối với những người làm trong lĩnh vực kế toán. Tuy nhiên, với những người mới vào nghề, đây có thể là một thuật ngữ khá mới mẻ. Vậy, kế toán bán hàng thực sự là gì? Nhân viên kế toán bán hàng đảm nhận những nhiệm vụ cụ thể nào trong doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng (trong tiếng Anh gọi là Sales Accountant ) là vị trí chịu trách nhiệm ghi nhận và quản lý các giao dịch liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Công việc này bao gồm:

• Lập hóa đơn bán hàng.
• Theo dõi công nợ khách hàng.
• Kiểm tra và đối chiếu số liệu bán hàng.
• Ghi nhận doanh thu và chi phí liên quan.
• Lập báo cáo định kỳ về tình hình doanh thu, công nợ để hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.

2. Vai trò của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Hoạt động bán hàng đóng vai trò cốt lõi trong các doanh nghiệp thương mại, đòi hỏi sự giám sát và quản lý chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Nhân viên kế toán bán hàng giữ vai trò quan trọng với các nhiệm vụ chính sau:

• Ghi chép và tổng hợp thông tin: Thu thập, xử lý và cung cấp số liệu liên quan đến hoạt động bán hàng.
• Hỗ trợ quản lý: Giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh, phát hiện và khắc phục kịp thời các vấn đề phát sinh.
• Cung cấp dữ liệu chiến lược: Đưa ra các báo cáo phân tích giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

3. Nhiệm vụ chính của kế toán bán hàng

Nhân viên kế toán bán hàng thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau:

• Theo dõi tiến độ bán hàng: Giám sát chỉ tiêu bán hàng và tiến độ thực hiện, đối chiếu với kế hoạch để điều chỉnh kịp thời khi cần.
• Phân phối lợi nhuận: Phân bổ lợi nhuận từ doanh thu bán hàng cho các bộ phận và cá nhân liên quan, đảm bảo công bằng và minh bạch.
• Quản lý chi phí bán hàng: Ghi nhận và kiểm soát các chi phí phát sinh như vận chuyển, marketing, bảo hành, giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách.
• Quản lý tiền hàng và công nợ: Đảm bảo thu hồi công nợ đúng hạn, duy trì dòng tiền ổn định và giảm thiểu rủi ro tài chính.
• Lập báo cáo bán hàng: Tổng hợp và lập báo cáo chi tiết về doanh thu, chi phí và công nợ, cung cấp dữ liệu cho ban quản lý đánh giá hiệu quả kinh doanh.

4. Mô tả công việc của kế toán bán hàng

4.1. Công việc hàng ngày

• Tập hợp chứng từ liên quan như bảng báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho… để làm căn cứ ghi nhận vào phần mềm hoặc sổ sách kế toán.
• Kiểm tra chứng từ, số lượng hàng hóa thực tế xuất kho, giá bán sản phẩm và thông tin khác theo quy định để lập và gửi hóa đơn cho khách hàng.
• Phân loại chứng từ theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bao gồm cả các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có).
• Quản lý chính sách giá và chính sách bán hàng để đảm bảo tuân thủ quy định và ghi nhận doanh thu chính xác.
• Nhập bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng; tính toán chính xác tổng doanh thu và thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra trong ngày.
• Đối chiếu số liệu xuất, tồn kho với thủ kho vào cuối ngày.
• Quản lý chứng từ, sổ sách liên quan đến hoạt động bán hàng.
• Quản lý công nợ và đốc thúc thanh toán nếu doanh nghiệp không có kế toán công nợ riêng.
• Hỗ trợ liên kết số liệu với các bộ phận kế toán khác.

4.2. Công việc hàng tháng

• Tính toán giá vốn hàng bán của sản phẩm, dịch vụ đã cung cấp. Với doanh nghiệp thương mại, cần xác định giá mua thực tế của hàng hóa và phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa đã tiêu thụ.
• Tính toán tổng doanh thu, thuế GTGT theo từng nhóm hàng hoặc đơn vị trực thuộc (cửa hàng, đại lý, chi nhánh).
• Hỗ trợ lập và kiểm tra bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra.
• Lập báo cáo bán hàng, doanh thu, lãi gộp, công nợ phải thu, và tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng để gửi lên ban giám đốc.

4.3. Công việc cuối kỳ kế toán

• Tập hợp đầy đủ, chính xác và kịp thời các khoản chi phí bán hàng.
• Cung cấp thông tin kế toán phục vụ việc lập báo cáo tài chính.
• Báo cáo tình hình bán hàng và doanh số theo yêu cầu của lãnh đạo để đánh giá kết quả và lập kế hoạch kinh doanh năm tới.
• Tham mưu cho ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến bán hàng, doanh thu, công nợ.
• Phối hợp với kế toán kho để đối chiếu số lượng, giá trị nhập xuất tồn kho; phối hợp với kế toán thanh toán, thủ quỹ để chốt số liệu công nợ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

5. Giải pháp hỗ trợ công việc kế toán bán hàng

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng các phần mềm kế toán online như APUS Accounting để tối ưu hóa quy trình quản lý bán hàng và tài chính. Phần mềm này giúp:

• Tự động hóa các nghiệp vụ kế toán bán hàng.
• Quản lý chứng từ, sổ sách và báo cáo một cách chính xác, nhanh chóng.
• Theo dõi công nợ, doanh thu và chi phí hiệu quả.
• Hỗ trợ lập báo cáo tài chính và kế hoạch kinh doanh.

Với sự hỗ trợ của công nghệ, kế toán bán hàng có thể tập trung hơn vào việc phân tích dữ liệu và tham mưu chiến lược, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Kế toán bán hàng là một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, đóng vai trò then chốt trong việc quản lý doanh thu, chi phí và công nợ. Việc hiểu rõ và thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững. Sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm kế toán sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, mang lại hiệu quả cao hơn trong quản lý tài chính – kế toán.